Besprechungsraum im Büro einrichten: Ratgeber

In Besprechungsräumen kann es manchmal ganz schön heiß hergehen: Neue Strategien werden entwickelt, Arbeitspläne besprochen, Einstellungsgespräche geführt usw. Vor allem in Büros mit vielen Mitarbeitern ist der Besprechungsraum als Treffpunkt von zentraler Bedeutung.

Von hier ausgehend werden Arbeitsschritte koordiniert und Ideen gesammelt. Oftmals können Sitzungen und Mitarbeitergespräche mehrere Stunden dauern. Da ist es wichtig, dass der Besprechungsraum auch ein entsprechendes Arbeitsklima bietet. Mit der richtigen Einrichtung wird er zum Zentrum des Büros und zu einer Schmiede von kreativen, guten Ideen.

 

Ratgeber Reihe – Effizientes Arbeiten und Büroeinrichtung

Teil 1: Besprechungsraum im Büro einrichten
Teil 2: Home Office einrichten
Teil 3: Arbeitsplatz für Mitarbeiter einrichten

Wie die Ritter von der Tafelrunde

Interior of empty conference room

Wichtig: Hochwertige Besprechungsräume und Ausstattung

Das Herzstück eines jeden Besprechungszimmers ist der Besprechungstisch. An ihm setzen sich die Mitarbeiter aus den verschiedensten Abteilungen zusammen und versuchen gemeinsam eine Lösung für eine bestimmte gestellte Aufgabe zu finden. Wenn im Büro nur wenig Raum zur Verfügung steht, empfiehlt sich ein platzsparender, eckiger Tisch.

Vorteile von einem rundem Konferenztisch

Die Teilnehmer sitzen sich direkt gegenüber und es kann eine intensive Face to Face Interaktion stattfinden. Ein eckiger Konferenztisch hat allerdings auch immer den Nachteil, dass zwei Personen an den Tischenden sitzen und damit – wenn auch unbewusst – eine Sonderposition einnehmen.

Während viele Chefs diesen Sitzplatz von vorneherein für sich beanspruchen, ist er bei den Mitarbeitern meist weniger beliebt. Beim Sprechen ist deutlich zu spüren, dass alle Augen auf einen gerichtet sind – das ist nicht jedermanns Sache.
Runde Konferenztische wirken vergleichsweise offener. Niemand kann durch die Sitzordnung ausgegrenzt werden und alle haben dieselbe Einsicht, falls Ansichtsexemplare, Pläne usw. auf den Tisch gelegt werden. Ein Herumreichen ist damit nicht nötig, die dadurch entstehende Unruhe wird vermieden und jeder hat zugleich denselben Informationsstand.

Der Nachteil von runden Tischen ist allerdings, dass sie entsprechend mehr Platz benötigen und das Gespräch mit dem direkten Gegenüber eine höhere Lautstärke benötigt. Gleichzeitig ist dies aber auch ein Vorteil, weil sich dadurch alle Beteiligten am gleichen Gespräch beteiligen können.
Am Besprechungstisch sollen zwar die Köpfe zusammengesteckt werden, allerdings muss genug persönliche Distanz bleiben, damit sich die Mitarbeiter nicht eingeengt fühlen. Jeder sollte genug Platz haben, um die Arme auf dem Tisch abzulegen und sich Notizen machen zu können.
Für Büros, in denen nur wenig Platz zur Verfügung steht, oder bei denen die Anzahl der Mitarbeiter, die an den Gesprächen beteiligt sind, stark variiert, weil z. B. einmal die gesamte Belegschaft, ein anderes Mal aber nur ein spezieller Arbeitskreis gefragt ist, empfehlen sich Konferenztische mit zusätzlich einfügbaren Tischplatten, wodurch die Arbeitsfläche beliebig vergrößert werden kann.

Sich für ein gemeinsames Brainstorming zusammensetzen

Neben dem Tisch gehört in jeden Besprechungsraum eine ausreichende Anzahl von Konferenzstühlen. Die beliebteste Variante sind dabei freischwingende Modelle. Um in einer tollen Umgebung gute Ziele zu erreichen, gibt es unter http://www.kreativesdenken.com/artikel/brainstorming-tipps.html einen Überblick über gute Brainstorming-Modelle und Anregungen.

Sie sind optisch sehr ansprechend, können bei Bedarf gestapelt und damit platzsparend verstaut werden, und sie passen sich gut jedem Einrichtungsstil an. Allerdings gibt es auch bei freischwingenden Modellen Unterschiede. Nachdem man nicht selten mehrere Stunden darauf sitzt, sollten Sie auf Folgendes achten:

  • Die Lehne soll beim Zurücklehnen zwar leicht federn, bei normaler Belastung aber aufrecht sein.
  • Eine ergonomisch geformte Lehne und gepolsterte Flächen machen das Sitzen wesentlich angenehmer und beugen Rückenschmerzen vor.
  • Achten Sie darauf, dass das für die Stühle verwendete Material atmungsaktiv und leicht zu reinigen ist. Materialien in Lederoptik haben sich dabei sehr bewährt.
  • Viele Menschen empfinden es als wesentlich angenehmer, wenn die Stühle Armlehnen besitzen. Vor allem in kleinen Besprechungsräumen mit entsprechend kleinen Tischen nehmen solche Modelle oft zu viel Platz weg. Wenn es sich von den Räumlichkeiten her aber ausgeht, sollten Sie Bürostühle mit Armlehnen bevorzugen. Sie stellen eine gewisse räumliche Barriere dar, durch die sich manche Mitarbeiter wohler fühlen.
  • Freischwingende Modelle sind nur selten höhenverstellbar. Hier gilt es deshalb ein gutes Mittelmaß zu finden, damit alle Mitarbeiter das Sitzen als angenehm empfinden. Der Stuhl hat die optimale Höhe, wenn man mit in 90° abgewinkelten Knien darauf sitzt und die Füße dann auf einer Ebene am Boden stehen.

Während das Design bei den Freischwingern meist recht einheitlich ist, gibt es bei den Modellen mit vier Standbeinen die verschiedensten Varianten. Sollten Sie sich für einen solchen Stuhl entscheiden, dürfen Sie sich nicht vom Aussehen blenden lassen.

Bei vielen Konferenzstühlen handelt es sich um ausgefallene Designerstühle, die zwar optisch viel hermachen, sich im dauerhaften Einsatz dann aber als unpraktisch und vor allem unbequem erweisen. Bei der Auswahl der Bestuhlung für Ihren Besprechungsraum sollten Sie sich deshalb besser auf altbewährte Varianten verlassen.

Da geht mir ein Licht auf!

office

Wichtig: Hochwertige Beleuchtung

Ein wichtiger Aspekt in jedem Besprechungsraum ist auch die Beleuchtung, vor allem deshalb, weil wegen der vergleichsweise geringen Nutzung oft jene Räumlichkeiten mit dem wenigsten natürlichen Tageslichteinfall dafür verwendet werden.

Unter http://www.jungunternehmermagazin.at/bueroeinrichtung-fuer-gruender-schnell-zum-ersten-eigenen-buero/ finden sich Tipps für die optimale Einrichtung in ihrem Büroraum und zum richtigen Start.

Nachdem der Konferenztisch das Zentrum eines Besprechungsraumes ist, sollte sich auch dort bzw. darüber die größte Lichtquelle befinden. Zu empfehlen sind Tageslichtlampen mit Streufunktion, sodass jeder Platz am Tisch ausreichend ausgeleuchtet wird.

Wichtig: Genügend Luft im Besprechungsraum

Neben dem Licht muss auch für ausreichend Sauerstoffzufuhr gesorgt werden. Auch wenn die Besprechungsräume nicht täglich genutzt werden, sollten Sie dennoch mindestens einmal am Tag gelüftet werden. Vor, nach und während einer Besprechung sogar stündlich.

Viele Menschen in einem Raum verbrauchen entsprechend viel Sauerstoff, vor allem dann, wenn sie ihre grauen Zellen anstrengen sollen. Und die vielen elektrischen Geräte, die in einem Besprechungsraum meist vorhanden sind, verschlechtern zusätzlich die Luft. Neben dem regelmäßigen Stoßlüften können auch einige Topfpflanzen zu einem angenehmen Raumklima beitragen. Außerdem lockern sie den Raum auch optisch auf.

Wenig Ablenkung für klare Gedanken

Bei Besprechungsräumen steht die Funktionalität eindeutig im Vordergrund. Beim Einrichten sollten Sie sich deshalb auf das Wesentliche beschränken, um Ablenkungen zu vermeiden. Neben einem Tisch und einer ausreichenden Bestuhlung sollte auch ein Kasten für das Unterbringen von Arbeitsmaterialien, Geräten und Präsentationsutensilien vorhanden sein. Alle weiteren Einrichtungsgegenstände sind Geschmackssache. Eine klare Linie mit klassischen, funktionalen Büromöbeln ist in Besprechungsräumen aber sicher der effizienteste Einrichtungsstil. Die Konzentration richtet sich auf den Besprechungstisch und das, was dort thematisiert und ausgearbeitet werden soll.

Darauf sollten Sie achten – Besprechungsraum einrichten

Ein Besprechungsraum bzw. Konferenzraum wird zwar nicht ständig genutzt, sollte aber trotzdem ansprechend eingerichtet sein. Dazu gehören:

  • ein großer Tisch, der ausreichend Platz zum Arbeiten bietet, ohne dass die Mitarbeiter zu weit voneinander entfernt sitzen, sodass sie nicht die Köpfe zusammenstecken können
  • bequeme, ergonomisch geformte Stühle, die auch stundenlange Sitzungen erträglich machen
  • ausreichend Licht, um die Aufmerksamkeit und Produktivität zu steigern
  • genügend Stauraum, um Büromaterial unterzubringen
  • ein technisches Equipment, das auf dem aktuellen Stand ist und viele verschiedene Präsentationsmöglichkeiten ermöglicht, mit einem abschließbaren Kasten, in dem es bei Nichtgebrauch verstaut werden kann
  • genug Platz rund um den Tisch, damit sich die Mitarbeiter auch einmal zurücklehnen und die Beine ausstrecken können
  • eine ausreichende Belüftung sowie eine Möglichkeit, den Raum auf eine angenehme Temperatur herunter zu kühlen, d.h. eine Klimaanlage oder zumindest ein Ventilator, wobei dieser lediglich die Luft zum Zirkulieren bringt und sie nicht wirklich kühlt. Aber manchmal gibt es von der Vermieterseite her keine andere Möglichkeit

Usw.
Auch wenn die Besprechungsräume meist zu den am wenigsten genutzten Räumen gehören, erfüllen sie dennoch meist mehrere Funktionen. Sie werden z. B. oft auch als provisorische Büroräume, als Tagungsräume, als Empfangsraum für Kunden oder Bewerber usw. vom Unternehmen eingesetzt.
Deshalb sollten Sie genau wie im restlichen Büro auf hochwertig verarbeitete Materialien setzen und besonders in Hinblick auf die Konferenzsessel und den Tisch auf Funktionalität achten.

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