Business Kreditkarten für Firmen: Ratgeber

Firmenkreditkarten orientieren sich in ihrer Grundidee an den Bedürfnissen von Vielreisenden. Sie werden an die Mitarbeiter von Unternehmen vergeben, um geschäftsbezogene Zahlungen tätigen zu können.

Sie sind praktisch und finden z.B. Einsatz im Bereich des Reisekosten-Managements. Oft werden sie darum im Doppel angeboten, wodurch der Karteninhaber die privaten Ausgaben klar von den geschäftlichen trennen kann. Diese Strategie wirkt förderlich auf die Verwaltung eines Unternehmens.

Firmenkreditkarten: Der Mittelstand hinkt nach und verschenkt Geld

Faktisch verwenden die meisten großen Unternehmen in Österreich und Deutschland Firmenkreditkarten. Der Mittelstand hinkt, laut Ansicht der Experten, etwas nach und verschenkt dadurch Geld. Im Bereich der Klein- und Mittelbetriebe wird oft noch mit Vorschüssen gearbeitet. Diese sind an einen hohen Arbeitsaufwand gebunden und verursachen zudem noch Zinsverluste.

Firmenkreditkarten optimieren die Verwaltungsprozesse eines Unternehmens

Mit der Einführung von Firmenkreditkarten lassen sich die Zahlungsprozesse optimieren. Sie erhalten eine einheitliche Form, wodurch deutlich weniger Rechnungen ausgestellt werden müssen. Dies wirkt sich wiederum positiv auf die buchhalterischen Prozesse aus. Ein weiterer Vorteil findet sich in der Vermeidung von Bargeld- und Devisenvorschüssen.

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Vorteil: Einfache Abwicklung dank Firmen-Kreditkarten

Dadurch wird der Zahlungsverkehr insgesamt sicherer. Ebenfalls bietet das bargeldlose Zahlen mehr Möglichkeiten der Analyse und Auswertung. Die meisten Kreditkartenunternehmen liefern umfangreiche Zahlen, Daten und Statistiken, die so genannten Reports.

Konkrete Umstrukturierungen sind notwendig und sollten geplant werden

Firmenkreditkarten sind entweder auf das Unternehmen ausgestellt, wenn es sich um eine Reisestellenkarte handelt, oder laufen direkt auf die Mitarbeiter. Führt ein Unternehmen die Nutzung von Firmenkreditkarten ein, sollten die neuen, dafür notwendigen Prozesse geklärt sein.

Mit Firmenkreditkarten entstehen neue Bereiche in der Verwaltung. Zum einen braucht es die Verwaltung der Karteninhaber. Scheidet ein Mitarbeiter aus dem Unternehmen aus, muss dessen Karte gekündigt werden.

Wiederum müssen neue Mitarbeiter mit Karten versorgt werden. Wichtig ist ein Ansprechpartner, an den sich die Mitarbeiter bei Problemen (wie z.B. Kartenverlust) wenden können. Auch andere Problem wie z.B. Kartenmissbrauch sollten von einer dafür eingerichteten Stelle bzw. einem Ansprechpartner bearbeitet werden. In diesem Bereich sollte ein Unternehmen den Fokus besonders auf die Bereiche Kommunikation und Information legen.

Verschiedene Möglichkeiten: Firmenkreditkarten den Bedürfnissen anpassen

Bei Firmenkreditkarten lassen sich zwei grobe Konzepte unterscheiden. Die Wahl sollte sich aus den Bedürfnissen eines Unternehmens ergeben. Genügt eine Karte, mit der alle Buchungen zentral verwaltet und getätigt werden? Ist es sinnvoll, die Mitarbeiter mit eigenen Karten auszustatten?

Manchmal ist eine Kombination von beiden Formen ein guter Weg für ein Unternehmen. Die Bedürfnisse sind verschieden. Wer Firmenkreditkarten einführen will, muss die Bedürfnisse des Unternehmens kennen und auch klar definieren. (Quelle: http://www.kreditkarte.net/business-kreditkarten/ )

Möglichkeit: die Reisestellenkarte (Company Account, Business Travel Account)

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Einfaches Reisen dank Abrechnung per Reisestellenkarte

Die Reisestellenkarte ist keine Kreditkarte im klassischen Sinne. Ihre Nutzung liegt hauptsächlich in der Bezahlung von Reisekosten, wie Flug, Bahn, Mietwagen oder Hotel. Auf die Reisestellenkarte werden alle größeren Leistungen zentral gebucht. Meistens ist diese im Reisebüro hinterlegt. Rechnungsempfänger ist hier nicht der Nutzer der Karte, sondern das Unternehmen, für das er tätig ist.

Für den Arbeitnehmer hat dies den Vorteil, dass nicht über sein persönliches Konto abgerechnet wird. So wird der Verfügungsrahmen des Arbeitnehmers durch das Verwenden der Reisestellenkarte nicht belastet.

Auf der Seite des Unternehmens ist die Kostentransparenz, die sich durch die einheitliche Form der Prozesse ergibt, ein wertvoller Punkt. Weiter ermöglicht die Reisestellenkarte die Erfassung diverser Zusatzdaten – sie bietet die besten Reporting-Möglichkeiten.

Die Reisestellenkarte überzeugt durch hohe Datenqualität und vielfältige Möglichkeiten der Auswertung.
Allerdings soll angemerkt werden, dass sich mit dieser Art der Firmenkreditkarte manche Leistungen, wie z.B. Billigflüge, nicht beziehen lassen.

Möglichkeit: die Firmenkarte (Corporate Card, Walking Card)

Die Firmenkarte ist eine vollumfängliche Kreditkarte in der Hand des Mitarbeiters. Sie ist in allen Umfängen universell einsetzbar. Die Abrechnung erfolgt entweder über das Firmenkonto oder über das Konto des Mitarbeiters. Meistens wird die Forderung vom Konto des Mitarbeiters bezogen und vom Unternehmen rückerstattet. Um dessen Liquidität nicht zu gefährden, bieten die Kartengesellschaften verlängerte Zahlungsziele. Das optimale Zahlungsziel sollte nicht unter 28 Tagen liegen, durchschnittlich liegt es bei 14 Tagen.

Das heißt, dass die Forderung 14 Tage nach Erhalt der Rechnung beglichen werden muss. Während dieser Zeit fallen keine Sollzinsen an. Die Variante hat den Vorteil, dass Mitarbeiter die Reisekosten zügig abrechnen. Dies wiederum wirkt förderlich auf die buchhalterischen Prozesse eines Unternehmens. Mit zwei Karten lassen sich die geschäftlichen Ausgaben des Mitarbeiters von den privaten Ausgaben trennen. Die Trennung von privaten und geschäftlichen Ausgaben ist, nach Ansicht von Experten, die Grundlage eines erfolgreichen Finanzmanagements.

Effizientes Datenmanagement – der Kern des Reise-Managements

Mit den Firmenkreditkarten entstehen in den Unternehmen nicht nur neue Prozesse. Ganz nebenbei entsteht eine Sammlung wichtiger Daten. Es empfiehlt sich, diese Daten nicht nur zu sammeln, sondern auch zu dokumentieren, zu interpretieren und zu analysieren.

Datenberichte helfen nicht nur den Überblick zu behalten. Sie dokumentieren das Reiseverhalten der Mitarbeiter und veranschaulichen, ob sich diese an die Richtlinien halten. Auch wird ersichtlich, welcher Arbeitnehmer wo, wann und für was Geld ausgegeben hat. Diese Informationen sind für die Prozessgestaltung eines Unternehmens von essenzieller Bedeutung.

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Empfehlung: Kosten sparen dank genauer Daten und Analyse

Anbieter von Firmenkreditkarten bieten Leistungsprogramme im Bereich des Datenmanagements. Die so genannten Reports beinhalten detaillierte statistische Auswertungen. Dabei werden nicht nur Informationen der Transaktionen bereitgestellt. Sie werden zusätzlich mit Daten, z.B. der Fluglinien, Hotels etc. angereichert.

Kreditkartenunternehmen bieten Firmenkunden Online-Tools, Management-Informationssysteme (MIS), mit denen sich Reports online abrufen lassen. So lässt sich das Reiseverhalten der Mitarbeiter noch besser beobachten und analysieren. Einsparungspotenziale sind leicht erkennbar und Optimierungsprozesse können mehr konstruktiv geplant werden.

Die Wahl des Kartenanbieters – worauf zu achten ist

Grundsätzlich muss eine Firmenkreditkarte von jenen Flug- und Hotelgesellschaften akzeptiert werden, die für die Firmenförderprogramme relevant sind. Weiter sollte sicherlich ein Kartenanbieter gewählt werden, der die besagten Reports liefert.

Manche Anbieter von Firmenkreditkarten bieten interessante Leistungsservices im Feld der Datenaufbereitung. Ansonsten sollte ein Unternehmen die eigenen Bedürfnisse kennen und ihnen entsprechend nach Angeboten suchen und diese miteinander vergleichen.

Extras und Sonderleistungen – Aspekte der Verkaufsstrategie

Sonderleistungen sind auch Strategien der Kartengesellschaften zur Generierung von Neukunden. Darunter finden sich so manche intelligente Angebote. So haben Kartenanbieter verschiedene Versicherungsleistungen oft schon standardmäßig integriert.

Interessant kann eine inkludierte Verkehrsmittel-Unfallversicherung oder eine Auslands-Privathaftpflichtversicherung sein. Manche Kartengesellschaften werben außerdem mit vergünstigten Mietwagenkonditionen oder anderen Extras wie dem Zugang zu VIP-Lounges oder Services bei Hotelreservierungen. Rabattprogramme gelten ebenfalls als beliebte Zusatzleistung. (Quelle: http://www.mytoday.at/kreditkarten-mit-tankrabatt-welche-angebote-gibt-es/ )

Das Angebot an Extras und Zusatzleitungen sollten beim Vergleich der Angebote beachtet werden. Allerdings zählen Zusatzleistungen und Extras nicht zu den Kernkriterien bei der Wahl des Anbieters. Um Effizienz zu produzieren, müssen die Bedürfnisse und Ansprüche des Unternehmens klar definiert sein. Dadurch lassen sich entsprechende Angebote generieren und der am besten passende Anbieter kann gefunden werden. Ein genauer Vergleich und eine gute Recherche sind zu empfehlen und unumgänglich, wenn ein Unternehmen Perfektion und Effizienz anstrebt.

Die Top-Anbieter von Firmenkreditkarten in Deutschland – kurz zusammengefasst

Mittlerweile ist das Geschäft mit den Firmenkreditkarten zu einem richtigen Markt geworden. Als marktführend in Deutschland gilt Airplus. Doch die Konkurrenz ist groß. American Express und die Royal Bank of Scotland (RBS) befinden sich auf dem Vormarsch. Immer mehr etabliert sich auch die Corporate World, welche sich auf die Bedürfnisse der Klein- und Mittelunternehmen spezialisiert hat. Visa oder MasterCard wirken durch ihre Lizenznehmer, den einzelnen Banken und Sparkassen.

Beide, Visa und MasterCard, haben ein sehr breites Produktspektrum. So bieten sie z.B. Firmenkreditkarten, deren Leistungen speziell für das Reise-Management von Klein- und Mittelbetrieben entwickelt wurden. Die Firmenkreditkarten werden von den lizenznehmenden Banken vergeben. Oft verpassen diese den Leistungen noch einen individuellen Touch und versehen sie mit Extras. In einem solchen Kontext finden sich diverse Verhandlungsmöglichkeiten.

Firmenkreditkarten in Österreich – das Angebot

In Österreich wird die Firmenkreditkarte von MasterCard und Visa von der Hypo Bank Vorarlberg angeboten. Auch werden von der Bank individuell zugeschnittene Extras für Unternehmen geboten. Die Angebote werden quasi individuell angereichert.

PayLife: der österreichische Marktführer

Verschiedene Firmenkreditkarten, in unterschiedlichen Ausführungen, bietet der österreichische Marktführer PayLife. Quelle: www.paylife.at

Miles & More MasterCard

Das beliebteste Produkt des Unternehmens ist nach wie vor die Miles & More MasterCard. Zum einen bietet dieses Produkt einen hohen Verfügungsrahmen und zum anderen punktet es mit Zusatzleistungen, wie einer umfangreichen Reiseversicherung. PayLife bietet verschiedene Firmenkreditkarten, die speziell für die Bedürfnisse von Unternehmen konzipiert wurden.

Classic Business Card

Die Classic Business Card von PayLife bietet dem Kunden einen Einkaufsschutz, allerdings beinhaltet das Produkt keinen Versicherungsschutz. Mehr bekommt man bei der PayLife Business Gold Kreditkarte: Eine dreifach-Reiseversicherung und eine Berufsgepäckversicherung gehören hier pauschal dazu.

Business & More MasterCard

Der Leistungskatalog der Business & More MasterCard umfasst sämtliche Inhalte der anderen Karten. Eine Erweiterung der Leistungen findet sich im Bereich Versicherungen: Abgesagte Flüge oder der Fall, dass ein Stellvertreter geschickt werden muss, gehören zu diesem Paket.

American Express Gold Card Business

Besteht das Unternehmen seit mehr als zwölf Monaten und hat seinen Hauptwohnsitz in Österreich, dann kann es sich für die American Express Gold Card Business entscheiden. Das Zahlungsziel kann bei diesem Produkt bis auf drei Monate verlängert werden. Das Produkt punktet mit einem unlimitierten Verfügungsrahmen.

Anfallende Kosten der Nutzung – Jahresgebühr, Auslandseinsatzgebühr und Bargeldbehebung

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Wichtig: Vorab die Kosten für Firmen-Kreditkarten evaluieren

Bei einem Vergleich der Angebote sollte man beachten, welche Kosten für die Nutzung der Karte anfallen. Die anfallenden Jahresgebühren ergeben sich aus dem Volumen, das über die Firmenkreditkarten abgewickelt wird. Im Schnitt kostet die Standardvariante zwischen 0 und 60 Euro pro Jahr. Bei einigen Anbietern von Firmenkreditkarten reduziert sich die Jahresgebühr, wenn das Transaktionsvolumen wächst.

Es empfiehlt sich, über diesen Punkt mit dem Anbieter zu verhandeln. Wird die Karte im Ausland als Mittel zur bargeldlosen Zahlung verwendet, wird die Auslandseinsatzgebühr fällig. Wird die Transaktion in Euro getätigt, wird diese Gebühr nicht erhoben.

Bei Transaktionen in andere Währungen, beläuft sich die Summe auf circa 1 – 2 Prozent des getätigten Umsatzes. Behebt der Karteninhaber Bargeld am Bankautomaten, sind Gebühren normal. Im Schnitt werden zwischen 1,5 und 5 Prozent der abgehobenen Summe gefordert.

Das Projekt: die Einführung von Firmenkreditkarten

Wer sich in seinem Unternehmen für eine Einführung von Firmenkreditkarten entschieden hat, sollte sie als Projekt betrachten. Die Erarbeitung von einem detaillierten Projektplan ist essenziell.
Experten bewerten die Einführung von Firmenkreditkarten als eines der wohl anspruchsvollsten Projekte des Reise-Managements.

Sie verweisen auf die Emotionen, die Karteninhaber auf ein Stück Plastik projizieren, das, als Symbol betrachtet, doch mehr zu sein scheint als ein reines Zahlungsmittel. Selbstverständlich arbeitet auch die Kreditkartengesellschaft mit einer Vermittlung von Image, das der Karteninhaber weitgehend akzeptieren sollte. Nicht unüblich ist, dass Unternehmen auf Widerwillen seitens der Angestellten stoßen.

Experten raten zur Anwendung klarer Strategien

Wichtig: Vorab die Einführung genau planen

Experten empfehlen, bei der Einführung von Firmenkreditkarten im Unternehmen die Grundregeln des Change-Managements zu beachten: Man mache sich die Interessen der Arbeitnehmer und mögliche Widerstandspotenziale bewusst, indem man sich in andere Positionen hineindenke.

An Informationen sollte nicht gespart werden – hierzu eignen sich Rundschreiben und Betriebsversammlungen. Besonders die Gründe und Vorteile der Umstellung sollten genau erläutert werden. Das Projekt und dessen Ablauf sollten klar vermittelt und die Betroffenen sollten schon in den Anfangsstadien in das Projekt mit einbezogen werden. Auch wenn keine Pflicht besteht, sollte die Unterstützung des Betriebsrats integriert werden. Das Einrichten einer Hotline für die Anfangszeit wäre sicherlich kein Fehler.

Was es zu beachten gilt

Wer vorhat, sein Unternehmen mit Firmenkreditkarten auszustatten, solle unbedingt einige Regeln beachten. Die wichtigsten Punkte werden hier beschrieben:

Das Weisungsrecht

Der Arbeitgeber deckt die Einführung von Firmenkreditkarten durch sein Weisungsrecht. Kreditkartenanbieter bestehen meistens auf die Auskunft bezüglich der Bonität der Arbeitnehmer. Allerdings sind Arbeitnehmer nicht dazu verpflichtet, dieser Forderung nachzugehen. Stellen sich die Arbeitnehmer quer, lassen sich Firmenkreditkarten praktisch nicht einführen. (Quelle: http://biztravel.fvw.de/firmenkreditkarten-die-besten-kartentricks/1/101028/14700 )

Der Betriebsrat

Für die Einführung von Firmenkreditkarten bedarf es keiner Mitbestimmung des Betriebsrats, wenn zwei Voraussetzungen gegeben sind: Zum einen darf der Arbeitnehmer die Firmenkreditkarte nur für berufliche Zahlungen nutzen und zum anderen handelt es sich bei den Karten um Zusatzkarten zu einem bestehenden Vertrag zwischen dem Arbeitgeber und dem Kartenunternehmen.

Datenschutz

Mit und durch die Firmenkreditkarten werden persönliche Daten der Arbeitnehmer erhoben und übermittelt. Aus datenrechtlichen Gründen bedarf es einer individuellen Einwilligung von jedem Arbeitnehmer. Man beachte: Eine entsprechende Betriebsvereinbarung kann als Alternative angewendet werden.

Haftungsfragen

Auf der Seite des Unternehmens muss entschieden werden, wer für die Begleichung der Kreditkartenbelastung haftet. Entweder haftet der Karteninhaber alleine oder zusammen mit dem Unternehmen als Gesamtschuldner. Hat ein Arbeitnehmer eine negative Bonität-Auskunft, liegt es beim Unternehmen zu entscheiden, ob er trotzdem eine Firmenkreditkarte bekommen soll. In einem solchen Fall trägt das Unternehmen das Risiko der gesamtschuldnerischen Haftung.

Basis für erfolgreiches Reise-Management

In Unternehmen, egal ob große oder kleine, markiert der Umgang mit Daten einen wichtigen Punkt. Daten fließen ständig und diese Flut sollte intelligent verwertet werden. Datenmanagement gewinnt immer mehr an Bedeutung. Firmenkreditkarten z.B. gelten in Unternehmen als Basis des Reise-Managements. Firmenkreditkarten generieren Daten, die sich strukturiert analysieren lassen. Daraus ergeben sich Optimierungsmöglichkeiten für das Unternehmen.

Fehlerhafte Prozesse werden ebenso wie Einsparungspotenziale durch die Datenanalyse ersichtlich. Kreditkartengesellschaften bieten auf diesem Gebiet Leistungsprogramme für Unternehmen und für diese empfiehlt es sich, ernsthaft über eine Nutzung derselben nachzudenken. Für die Anbieter von Firmenkreditkarten ist Reporting mittlerweile zu einem zentralen Aspekt geworden, der immer weiter ausgebaut und verfeinert wird.

Reports – was Leistungsprogramme dem Unternehmen liefern

Die Produkte aller Anbieter funktionieren im Prinzip gleich. Sie unterscheiden sich nur in der Art der technischen Lösungen und durch den Service. Beim Reporting werden aus den gesammelten Transaktionsdaten Informationen für das Management generiert.

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Wichtig: Genaue Planung ihrer Reisen

Im Bereich des Reise-Managements bieten Kreditkartengesellschaften Online-Tools, die dem Management jederzeit Einblick in die laufenden Transaktionen gestatten. Die Daten werden so dargestellt, dass es sich einfach beobachten lässt, welcher Mitarbeiter wann, wo und für was Geld ausgibt.

Wichtig: Im Ratgeber zu Firmen-Kreditkarten auf http://www.foerderportal.at/business-kreditkarten-fuer-firmen-ratgeber/ können Sie sich über weitere Vorteile und Risiken der Einführung von Kreditkarten in ihrem Unternehmen informieren.

Die Qualität der Reports spielt für den Firmenkunden eine wichtige Rolle. Die meisten Anbieter können Daten schon im Vorfeld anreichern und dies automatisch. Dabei werden z.B. Kostenstellen-Codes zu den Daten hinzugefügt oder die Einhaltung von Compliance-Richtlinien geprüft. Auch lassen sich Transaktionen auf verschiedene Kostenstellen splitten, was für die buchhalterische Weiterverarbeitung angenehm ist. Ebenfalls können Transaktionen nach z.B. Hierarchien ausgewertet werden, wovon das Controlling profitiert.

Eigene Netze – MasterCard

Die Leistungsprogramme bei MasterCard basieren auf dem MasterCard Global Data Respository (GDR) – dem konzerneigenen Datennetzwerk. Das Netz wird mit den Transaktionsdaten der Kunden aller teilnehmenden Banken und von externen Datenlieferanten gespeist. Externe Datenlieferanten sind z.B. Fluglinien oder Reisebüros.

Basierend auf dem GDR bietet MasterCard verschiedene Leistungsprogramme: das „Smart Data“ bietet den Unternehmen ein webbasiertes Transaktionsdaten-Management. Dieser Dienst wird aktuell und weltweit von mehr als 500.000 Firmenkunden genutzt. Für „Smart Data“ braucht es keinen Softwarekauf. Berechtigte loggen sich auf dem Unternehmenskonto des Webportals ein.

Dort werden alle relevanten Daten dargestellt. Die Auswahl der Relevanz von Daten sind vom User-Profil abhängig, was bedeutet, dass für den Karteninhaber andere Daten relevant sind als für das Reise-Management. Wer das Leistungsprogramm in Anspruch nimmt, profitiert nicht nur von einer einfachen Anwendung.

Ein Echtzeit-Datenzugriff gehört zu den Leistungen und es besteht die Möglichkeit des Datenexports und der Berichterstellung. Ebenfalls bietet der Dienst Kostenzuordnungsfunktionen und andere Tools, die verwaltungstechnisch relevant sein können.

Außerdem garantiert MasterCard dem Unternehmen die maximale Datensicherheit. Damit alle Transaktionsdaten in das Datenmanagement integriert werden können, unterstützt das Leistungsprogramm die weltweit gängigsten Reisekosten-Abrechnungssysteme. Daten können durch vordefinierte Schnittstellen und Datenformate schnell umgesetzt werden. MasterCard bietet dem Kunden eine tägliche Lieferung kundenspezifischer Fileformate.

Umweltfreundlich – AirPlus Reports und AirPlus Green Reports

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Einsatz für die Umwelt

Der Marktführer in Sachen Firmenkreditkarten in Deutschland ist die Lufthansa Tochter AirPlus. AirPlus verspricht den Kunden verschiedene Analysemöglichkeiten für die Ausgaben und Transaktionen des Unternehmens. Reports werden je nach Fragestellung aufbereitet und mit Grafiken und Datentabellen versehen.

Die Reisekostenanalysen stehen dem Kunden jederzeit online zur Verfügung. Standardreports werden in präsentationsfähiger Optik dargestellt. Auch steht dem Kunden bei AirPlus ein Reportassistent zur Seite.

Dieser hilft beim Finden der richtigen Analyse und liefert Interpretationshilfen. Die Reports werden 12 Monate lang archiviert und stehen dem Kunden zum Download bereit. Die Reports von AirPlus zeichnen sich durch ihre große Datentiefe aus. Auf Wunsch bietet AirPlus die Möglichkeit, die Reports mit unternehmensinternen Zusatzdaten anzureichern.

Mit den Green Reports bietet AirPlus einen speziellen Dienst für Kunden, die verpflichtet sind geschäftsreisenbedingte Emissionen zu reduzieren. Die Green Reports liefern detaillierte und transparente Emissionsbilanzen.

Wird es vom Kunden gewünscht, können Geschäftsreisen verschiedenen Projekten zugeordnet werden. AirPlus Green Reports versprechen wertvolle Informationen für den Nachhaltigkeitsbericht von Unternehmen. Für die Analysen verwendet AirPlus standardisierte und geprüfte Berechnungsmethoden, wodurch eine hohe Qualität und zuverlässige Basis garantiert wird.

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