Registrierkassenpflicht in Österreich

Bezüglich Barumsätzen ändert sich einiges für die österreichischen Betriebe im Jahr 2016. Die Politiker in Wien nehmen die kommende Steuerreform zum Anlass eine restriktive Maßnahme gegen Schwarzumsätze durchzuführen.

Nicht mehr und nicht weniger ist die kommende Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht. Doch diese Entscheidung und die Durchführung lässt sich nicht mehr aufhalten. Deshalb bleibt den Unternehmern nur eine Option und zwar sich mit den kommenden Pflichten und Ausnahmen im Detail zu beschäftigen. Genau das wollen wir auch in diesem Beitrag tun.

Die kommenden Pflichten genau erklärt!

Registrierkassen Gesetz: Pflichten beachten

Registrierkassen Gesetz: Pflichten beachten

Zunächst besagt die Belegerteilungspflicht, dass ab dem 1. Jänner 2016 für alle Barumsätze ein Beleg ausgestellt werden muss. Das gilt aber nicht nur für Geldscheine und Münzen. Andere Zahlungsmittel, wie Bankomat- und Kreditkarten oder Mobile Payment Systeme (zB Blue Code), zählen für den Gesetzgeber ebenfalls zu den Bar-Eingänge.

Sofern jedoch nur die Belegerteilungspflicht besteht, reichen händisch ausgestellte Belege aus. Für die Umsätze mit Karten oder Payment System gehört ein anspruchsvolleres System aber ohnehin zur technischen Grundvoraussetzung.

Außerdem führen schon sehr tief angesetzte Umsatzgrenzen zur Registrierkassenpflicht. Schon ab einem jährlichen Umsatz von 15.000 Euro und einem Barumsatz von 7.500 Euro pro Jahr fordert der Gesetzgeber ein elektronisches System zur Erfassung und Dokumentation von Bar-Einkünften. Dabei kann es sich um eine einzeln operierende Kasse handeln, um ein komplettes Datenbanksystem (ERP) oder um andere Geräte (Waagen etc.) mit implementierter Kassenfunktion handeln.

Die Belege, welche ohnehin auszustellen sind, müssen in diesen Fällen aus dem System kommen und dort erfasst werden. Jedoch verpflichtet auch die Belegerteilungspflicht händische ausgestellte Nachweise doppelt zu erfassen und eine Kopie über sieben Jahre hinweg aufzubewahren. Aus diesem Grund stellt sich eine Registrierkasse als meist komfortabler heraus, als das Überschreiten der geringen Umsatzgrenzen abzuwarten.

    Hinweis: Ein Beleg gilt nur als ausgestellt, wenn der Kunden diesen entgegen genommen hat und ihn bis außerhalb der Geschäftsräume mit sich führt. Diese Bestimmung soll die Kontrolle durch die Finanzorgane erleichtern, könnte in manchen Fällen aber schwer durchzusetzen sein. Die Aussage „Ich brauche keine Rechnung“ gehört damit wohl der Vergangenheit an.

Die ausgestellten Belege müssen folgenden Mindestinhalt besitzen (auch bei händischer Ausstellung – es sind jedoch bestimmte Kürzel erlaubt):

  • Bezeichnung des Unternehmens
  • Fortlaufende, einzigartige Rechnungsnummer
  • Datum
  • Bezeichnung der Ware bzw. Dienstleistung
  • Menge der Ware bzw. Dienstleistung
  • Betrag der Barzahlung
  • Ab 2017: Sicherheitszusätze (QR Code etc.)

Welche Ausnahmen gibt es bei der Belegerteilungspflicht?

Wie bereits erwähnt, gilt die Belegerteilungspflicht für alle Barumsätze. Die Ausweitung zur Kassenpflicht erfolgt schon nach der Erreichung sehr geringer Umsatzgrenzen. Nur sehr wenige Ausnahmen befreien von diesen Pflichten und gerade deshalb müssen wir diese Regelungen umso detaillierter besprechen.

  • Hinweis: Der Gesetzgeber sieht drei vollständige Ausnahmen vor, aber es existieren noch einige teilweise Ausnahmen, welche wir im Anschluss erwähnen.

Die Kalte-Hände-Regelung

Diese Ausnahme mit dem einprägsamen Namen existierte schon vor dem 1. Jänner 2016. Jedoch wurde der maximale Jahresumsatz, bei dem diese noch gilt, wesentlich verringert. Bis zur Steuerreform konnte diese Ausnahme nämlich 150.000 Euro pro Jahr geltend gemacht werden. Ab dem 1. Jänner 2016 gilt die Kalte-Hände-Regelung nur mehr bis 30.000 Euro jährlich.

Unter dieser Grenze dürfen alle Umsätze mittels einer Tageslosung, dem sogenannten Kassasturz, erfasst werden. Diese Erleichterung gilt jedoch nur, sofern die Einnahmen im Freien und ohne jegliche Verbindung zu umschlossenen Räumlichkeiten erzielt wurden. Der gesamte Geschäftsbetrieb muss auf öffentlichen Orten statt finden. Ein sehr anschauliches Beispiel für die Kalte-Hände-Regelung wären die Maroni-Verkäufer an den Wiener U-Bahn Stationen.

Geschäfte von abgabenrechtlich begünstigten Körperschaften

Die Bezeichnung dieser Ausnahme klingt im ersten Moment etwas verwirrend. Doch das typische Beispiel wirkt sofort erklärend. In erster Linie sind Feuerwehrfeste von dieser Erleichterung betroffen. Die dort erzielten Barumsätze müssen bei der Einhaltung gewisser Zusatzbestimmungen nicht durch einen Beleg bestätigt werden. Dies gilt aber nicht nur für die Feuerwehr, sondern ebenso für andere Vereine bzw. Organisationen, welche abgabenrechtlich begünstigt sind.

Der Geschäftsbetrieb, meist Veranstaltungen, darf jedoch nicht länger als 48 Stunden pro Jahr aufrecht bleiben. Es handelt sich dabei nicht um 48 durchgehende Stunden und im nächsten Monat erneute 48 Stunden, sondern diese Gesamtzeit darf über das ganze Jahr hinweg nicht überschritten werden.

Weiters muss die Organisation des Events und die Ausschank durch Vereinsmitglieder erfolgen. Es darf zwar ein externes Unterhaltungsprogramm (zB eine Band) gebucht werden, aber die Entlohnung dieser zusätzliche Kräfte darf 1.000 Euro pro Stunde nicht übersteigen. Wenn all diese Bedingungen zutreffen, handelt es sich um eine Ausnahme von der Belegerteilungspflicht und folglich von der Kassenpflicht.

Warenausgabe- und Dienstleistungsautomaten

Alle Automaten, deren Umsätze für eine Transaktion nicht 20 Euro überschreiten und die nach dem 31. 12. 2015 in Betrieb genommen werden, ist KEIN Kassensystem notwendig. Es muss nur alle 6 Wochen eine Überprüfung und Abrechnung erfolgen.

  • Automaten, die vor diesem Datum in Betrieb genommen wurden, dürfen noch bis zu 1.Jänner 2027 betrieben werden.
  • Prognose: Diese Gesetzesänderung bzw. diese Erleichterung könnte den Betreibern von Glücksspielautomaten besonders entgegen kommen, wenn ein Schlupfloch in dieser Regelung gefunden wird. Die kommenden Entwicklungen sind abzuwarten!

Nur Erfassung von Barumsätzen ohne Belegerteilungspflicht

Neben diesen Ausnahmen existieren noch eine ganze Reihe weiterer Geschäftsfälle, welche nicht unbedingt einen Belegerteilungspflicht nach sich ziehen.

  • Durchlaufende Posten
  • Trinkgelder und Spenden
  • Gutscheine
Tipp: Trinkgelder sind gesondert geregelt

Tipp: Trinkgelder sind gesondert geregelt

Als durchlaufende Posten werden alle Barumsätze bezeichnet, welche im Namen Dritter (fremder Name und fremde Rechnung) eingehen. Sehr populäre Beispiele wären das Kassieren von Ortstaxen oder anderen Gebühren und Lottoumsätze.

All diese Beträge zählen nicht zu der Barumsatzgrenze für die Registrierkassenpflicht (7.500 jährlich). Der Bareingang muss jedoch erfasst werden und wenn Belege ausgestellt werden, dann nach den üblichen Standards (siehe oben die Bestandteile eines ordentlichen Belegs).

Spenden gelten keinesfalls als Barumsätze, da keine Gegenleistungen für diese Bareingänge erbracht werden. Trotzdem muss der Eingang erfasst werden. Die Beträge zählen aber nicht zur Umsatzgrenze für die Kassenpflicht. Trinkgelder an Arbeitnehmer werden wie durchlaufende Posten behandelt.

Der Erwerb eines Gutscheins zählt zunächst nicht als Barumsatz. Diese Definition trifft aber zu, sobald der Gutschein eingelöst wird. Deshalb macht es Sinn schon den Verkauf als Bareingang mit 0 Prozent (kein umsatzsteuerpflichtiger Vorgang) zu erfassen.

Die Strafen bei Nicht-Einhaltung der neuen Pflichten!

Selbstverständlich machen neue Pflichten keinen Sinn, wenn deren Vernachlässigung keine Strafen nach sich ziehen. Die gewöhnliche Vernachlässigung der Registrierkassenpflicht zieht eine Geldstrafe von 5.000 Euro nach sich. Sofern die vorhandene Registrierkasse gar manipuliert wurde, kann die Finanzpolizei sogar 25.000 Euro verlangen.

Die gute Nachricht in dieser Hinsicht ist jedoch, dass in den ersten 6 Monaten des Jahres 2016 Straffreiheit eingeräumt wird. Bis zum 30. Juni zieht eine Verletzung der Registrierkassenpflicht keine Konsequenzen nach sich, wenn eine entsprechende bzw. plausible Erklärung geboten werden kann.

Häufige Fragen zur Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht

Was kostet eine Registrierkasse?
Es gibt Ausführungen in verschiedenen Preisklassen. Sehr günstige Modelle kosten rund 150 Euro und teure Varianten 800 Euro und mehr.

Wird es eine Zertifizierung für passende Registrierkassen geben?
Nein, es wird keine Zertifizierung eingeführt. Die Wahl bleibt dem Unternehmer überlassen. Wichtig ist jedoch die Dokumentationsfunktion.

Was kostet die notwendige Sicherheitsaufrüstung ab 2017?
Je nach vorhandener Registrierkasse schätzen Experten mit Kosten zwischen 400 und 1000 Euro.

Darf die Tischabrechnung noch durchgeführt werden?
Ja, für eindeutig zusammenhängende bzw. zeitnah aufeinander folgende Umsätze muss nur ein Beleg ausgestellt werden.

Gibt es steuerliche Begünstigungen für die Anschaffung einer Registrierkasse?
Ja, es kann eine Prämie beantragt werden. Diese beträgt maximal 200 Euro pro gesamtem Kassensystem und maximal 30 Euro pro Erfassungseinheit (pro einzelne Registrierkasse).

Ist eine Registrierkasse noch notwendig, wenn der Unternehmer im Jahr 2016 in Pension gehen möchte?
Nein, in diesem Fall muss keine neue Registrierkasse erworben werden.

Wie muss mit Umsätzen umgegangen werden, die außer Haus erzielt werden (zB Massage beim Kunden)?
Diese sogenannten „mobilen Gruppen“ müssen vor Ort einen Beleg mit Durchschrift ausstellen und diesen bei der Rückkehr in den eigenen Betrieb in der Registrierkasse erfassen.

Muss der Postbote eine Registrierkasse mitführen?
Nein, bei Zahlungen per Nachnahme besteht keine Kassenpflicht. Nur wenn das leistende Unternehmen selbst zustellt und sofort kassiert besteht Kassenpflicht (siehe auch Ei8nnahmen im Namen Dritter bzw. durchlaufende Posten).

Wann muss eine Registrierkasse angeschafft werden, wenn erst kürzlich die Grenzen überschritten wurden?
Die Antwort dieser letzten Frage kann etwas kompliziert ausfallen. Zunächst hängt es davon ab, ob monatlich oder nur einmal im Quartal eine Umsatzsteuervoranmeldung eingereicht wird. Bei monatlicher Einreichung muss vier Monate nach der Überschreitung eine Registrierkasse angeschafft werden. Im zweiten Fall ein Quartal nach der Überschreitung der Umsatzgrenzen (15.000 und 7.500 Euro).

Grundsätzlich handelt es sich bei der Registrierkassenpflicht um eine sinnvolle Maßnahme, welche an irgendeinem Punkt in der Zukunft unvermeidbar ist. Aber die großen Verlierer werden kleine Kneipen sein, welche durch ein potentielles, generelles Rauchverbot einer doppelte Belastung ausgesetzt wären. Das Rauchverbot sollte also noch ein wenig in die Zukunft verschoben werden, wenn Österreich kein Kneipensterben erleben soll.

    Tipp: Schon ein Laptop mit Drucker und entsprechender Software kann als Kasse gelten und sollte kaum zusätzliche Kosten für kleine Betriebe bedeuten.

Quellen und Tipps:
https://www.wko.at/Content.Node/Service/Steuern/Weitere-Steuern-und-Abgaben/Verfahren—Pflichten-im-oesterr–Steuerrecht/Registrierkassenpflicht—FAQ.html
http://www.jungunternehmermagazin.at/registrierkassenpflicht-2016-in-oesterreich-verordnung-und-ausnahmen/
https://www.bmf.gv.at/top-themen/Registrierkassen.html

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