Zeiterfassung – Systeme zur Arbeitszeiterfassung im Überblick

Die Arbeitszeiterfassung ist in vielen Unternehmen ein wichtiger Faktor. Um die passende Software zu finden, haben wir uns für Sie im Ratgeber nach passenden Zeiterfassungs-Systemen umgesehen und Freeware-Lösungen und profesionelle Bezahl-Systeme für genaue Arbeitszeiterfassung vorgestellt.
Wurde dies früher analog und manuell per Stechuhr vorgenommen, gibt es in der heutigen Zeit einfachere und günstigere Lösungen für den Computer. Hierbei gibt es jedoch einige Dinge zu beachten.

Zeiterfassung – Systeme, Software, Excel-Tipps und Lösungen

Zuerst wollen wir auf die gesetzlichen Belange in Österreich eingehen. Anschließend gehen wir auf das Thema Excel und Zeiterfassung ein. Daraufhin stellen wir Ihnen kostenlose und kostenpflichte Lösungen vor. Zum Abschluss hin fassen wir noch einmal kurz und knackig zusammen, welche Möglichkeiten für Sie am PC bestehen.

Wichtig: Genaue Vereinbarungen

Wichtig: Genaue Vereinbarungen

Gesetzliche Vorgaben zur Zeiterfassung

Blicken wir in das österreichische Gesetz, so werden wir lesen, dass Arbeitgeber dazu verpflichtet sind, den Beginn und das Ende der Arbeitszeit des jeweiligen Arbeitnehmers aufzuzeichnen.

Tipps zu Arbeitszeitaufzeichnungen: https://www.help.gv.at/Portal.Node/hlpd/public/content/211/Seite.2110003.html

Wichtig: Ruhezeiten und Arbeitszeiten erfassen

Dabei gibt es jedoch drei weitere Faktoren zu beachten. Neben der Tagesarbeitszeit müssen auch die Wochenarbeitszeit, die tägliche Ruhezeit und die wöchentliche Ruhezeit vermerkt werden.

    Sollte es der Fall sein, dass während den Ruhezeiten, der Ersatzruhe oder der Feiertagsruhe gearbeitet wird, so müssen Ort, Dauer und Art der Beschäftigung aufgezeichnet werden.

Verantwortung für Zeiterfassung beim Arbeitnehmer

Wichtig ist außerdem, dass Beginn und Ende der Ruhepausen vermerkt werden. Für den Arbeitgeber ist zu beachten, dass die Verantwortung stets bei ihm liegt. Häufig müssen Arbeitnehmer die Aufzeichnung selbst vornehmen. Dabei ist darauf zu achten, dass die Arbeitnehmer angeleitet, die Aufzeichnungen ausgehändigt und kontrolliert werden.

Greift der Arbeitgeber auf Zeiterfassungssysteme zurück, was heutzutage ab einer gewissen Unternehmensgröße absolut üblich ist, so muss auf Verlangen eine Abschrift der Aufzeichnungen und auch Einsicht gewährt werden.

Wichtig: Pausenzeiten

Wichtig: Pausenzeiten

Auch zu den Pausenaufzeichnungen gibt es einige wichtige Belange. Arbeitgeber können mit Absprach des Betriebsrates eine Betriebsvereinbarung über Ruhepausen treffen. Hier werden Beginn und Ende festgelegt. Alternativ kann es auch dem Arbeitnehmer überlassen werden, wann er innerhalb eines festgelegten Zeitraums Ruhepausen beansprucht. Gegenüber der Arbeitsinspektion hat der Arbeitgeber stets Auskunftspflicht. Das heißt, dass jederzeit Einsicht gewährt werden muss und Kopien übermittelt werden können.

Tipps zur Einstellung von Mitarbeitern: http://www.jungunternehmermagazin.at/mitarbeiter-einstellen-das-muessen-jungunternehmer-wissen/

Sonderbestimmungen zur Zeiterfassung im Außendienst

Zum Abschluss der gesetzlichen Vorgaben kommen wir noch auf Sonderbestimmungen zu sprechen. Dies betrifft beispielsweise Mitarbeiter im Außendienst. Hier müssen nur Aufzeichnungen über die Dauer der Tagesarbeitszeit aufgeführt werden, da Arbeitszeit und Arbeitsort frei bestimmt werden können.

Für Lenker gelten ähnliche Bedingungen, wobei auch Fahrtenbücher, Schaublätter, Ausdrucke oder heruntergeladene Daten eines Kontrollgeräts als Zeiterfassung Geltung besitzen. Allerdings gibt es noch einige weitere Sonderregelungen, etwa für Bäcker oder Angestellte im Krankenhaus, sodass dies den Rahmen sprengen würde. Abschließend muss noch Erwähnung finden, dass die Aufzeichnungen zumindest sechs Monate aufzubewahren sind. Für Lenker beträgt die Frist sogar 24 Monate.

Worauf müssen Sie bei Arbeitszeiterfassung mit Excel achten?

Wir wollen nun zwei Aspekte aufgreifen. Zum einen die eigenhändige Erstellung von einer entsprechenden Excel-Tabelle und zum anderen die Möglichkeit Vorlagen zu beziehen. Wenn Sie selbst eine Arbeitszeittabelle erstellen wollen, müssen Sie mit einem relativ hohen Aufwand rechnen. Folgende Spalten brauchen Sie in einem jeden Fall:

  • Tag
  • Datum
  • Beginn
  • Ende
  • Stunde
  • Zeit
  • Betrag
  • Summe

Wie funktioniert Arbeitszeiterfassung mit Excel?

Anhand dieser Spalten können Sie vier verschiedene Faktoren berechnen. Zum einen die reinen Arbeitsstunden. Dafür muss die Spalte Ende von der Spalte Beginn subtrahiert werden, wobei das Ergebnis in der Spalte Stunden vermerkt wird.

Anschließend können Sie die Arbeitszeit berechnen, indem Sie die Stunden mit 24 multiplizieren und das Ergebnis in die Spalte Arbeitszeit eintragen lassen. Auch der Arbeitslohn lässt sich berechnen. Hierfür werden die Spalten Zeit und Stundenlohn miteinander multipliziert. Im Endeffekt lässt sich dann die Summe bzw. der Gesamtlohn berechnen, etwa für eine Woche oder einen Monat. Komplizierter wird die Angelegenheit dann, wenn Sie Nachtschicht und Spätschicht berechnen müssen.

Tipp: Excel Zeiterfassung Vorlagen verwenden

Hierfür werden fundierte Kenntnisse im Excel benötigt. Wer sich nicht tagelang in das Programm einarbeiten möchte, der sollte auf Vorlagen zurückgreifen. Die Eingabe über die Suchfunktion im Internet bietet mannigfaltige Lösungen. Plattformen wie CHIP verfügen über ein Rating und eine kurze Übersicht zum jeweiligen Produkt, sodass Sie schnell feststellen können, ob die Vorlage etwas taugt und Ihren Ansprüchen genügt.

Vorlagen und Tipps: http://www.heise.de/download/zeiterfassung-excel-1185151.html

Welche kostenlose Software für Zeiterfassung gibt es?

Wir orientieren uns in diesem Fall an der Listung von heise.de. Die Plattform gibt einen Überblick darüber, welche Freeware-Lösungen aktuell über hohe Beliebtheit verfügen. Excel-Lösungen sind dieser Kategorie nicht angehörig, weil das Office-Produkt von Microsoft mit Geld zu bezahlen ist, auch wenn Tabellen-Vorlagen größtenteils kostenlos sind.

Downloads kostenloser Lösungen: http://thema.chip.de/freeware-zeiterfassung.html

  • Den ersten Platz nimmt dabei das Open Source Konkurrenzprodukt Open Office mit der Arbeitszeitdokumentation ein. Diese Tabellenkalkulationsvorlage dient zum Erfassen und Dokumentieren sämtlicher Arbeitszeiten. Dabei wird die Sollarbeitszeit abgeglichen und Überstunden werden verzeichnet. Auch Urlaub, Fortbildung und Krankheit können festgehalten werden.
  • Auf Platz zwei folgt Activity Report 2014, welches in vielen Foren empfohlen wird. Hier können die tägliche Arbeitszeit, aber auch Stunden, die an einem einzelnen Projekt verbracht worden sind, aufgezeichnet werden. Neben Urlaubs- und Krankentagen können auch Fahrzeiten berücksichtigt werden. Wer die Software downloaden will, muss sich allerdings auf der Herstellerseite registrieren.
  • Auf Platz drei folgt Timemagix. Hier können Projekte und Arbeiten schnell und einfach am PC erfasst werden. Allerdings handelt es sich hierbei um eine abgespeckte Version. Es gibt auch eine Pro-Version dieses Produktes. Die Nutzermeinungen für diese Softwarelösung sind nicht allzu gut, was wohl daran liegen könnte, dass der Umfang im Gegensatz zur Pro-Version nicht ausreichend ist.
  • Auf Platz vier ist SpikeTime angesiedelt. Hierbei handelt es sich um eine Online-Zeiterfassungs-Lösung, die auch am Smartphone genutzt werden kann. Laut Angaben ist sie vor allem für Freiberufler und Projektteams geeignet. Neben einer Stechuhr gibt es auch eine Stoppuhr-Funktion, welche als sehr bedienerfreundlich gilt. Des Weiteren gibt es einen Kalender, Verwaltungsfunktionen für Projekte und Kunden sowie Statistiken und Exportfunktionen.
  • Auf Platz fünf ist ebenfalls ein Webdienst vorzufinden, nämlich schichtplaner-online. Hierbei handelt es sich jedoch um eine eher spezialisierte Lösung. Kleine und mittelständische Unternehmen können einfach und unkompliziert den Schichtplan verwalten. Somit bleiben die Mitarbeiter stets auf dem Laufenden, sollte sich etwas am Schichtplan ändern. Die Pläne lassen sich sogar in den Google Calender importieren.

Zeiterfassungsssysteme – Lösungen im Überblick

    Die Anzahl der Anbieter ist enorm groß. Auch gibt es nicht die prototypischen Großunternehmen. Vielmehr handelt es sich um viele kleine Unternehmen, die oftmals spezialisierte Lösungen bieten. Wir wollen Ihnen nun drei kostenpflichte Versionen kurz und knapp vorstellen.

Zeiterfassungs-Systeme der DISO AG

Den Anfang macht die DISO AG mit dem Produkt JIRA. Hier wird schnell offensichtlich, was der Unterschied zu Freeware-Lösungen ist. Die Arbeitszeit wird sekundengenau erfasst. Eine iPhone-App steht selbstverständlich auch zur Verfügung. Durch verschiedene Schnittstellen lässt sich die Arbeitszeit individuell zuordnen. Von Vorteil ist hierbei die gute Benutzerfreundlichkeit. Auch Kunden, die keine versierten Computerkenntnisse haben, dürften sich damit schnell zurechtfinden.

TopKontor Arbeitszeiterfassung und Controlling

Ein weiteres beliebtes Produkt ist TopKontor von blue:solution. Neben der Betriebsdatenerfassung, wozu auch die Arbeitszeiterfassung zählt, lassen sich Daten für das Controlling auswerten sowie Lohn, Gehalt oder Gleitzeit ermitteln. Somit sparen Sie in unheimlich vielen Bereichen Zeit. Die Software soll unter anderem Freiberufler ansprechen. Ansonsten sind mittelständische Unternehmen der größte Kundenstamm.

Reiner SCT Zeiterfassung

Abschließend wollen wir noch das Produkt timecard von REINER SCT vorstellen. Hierbei handelt es sich um sehr große und professionelle Lösungen, sodass zu den Kunden auch Großunternehmen zählen. Hierbei wird nicht einzig auf eine Software zurückgegriffen.

Die klassische Stechuhr lässt sich mit der Softwarepalette verbinden, um einen reibungslosen Ablauf garantieren zu können. Deshalb wundert es nicht, dass das Unternehmen auch führend in der Chipkartenherstellung ist und die Software-Lösung timecard nur einen kleinen Bereich der Produktpalette ausmacht.

Welche Optionen zur Arbeitszeiterfassung gibt es am PC?

Wir haben Ihnen in diesem Artikel nun viele verschiedene Möglichkeiten vorgestellt, wie Sie tätig werden können. Haben Sie in Ihrem Unternehmen bereits das Office-Paket installiert, ist es eine Überlegung wert, Vorlagen für Excel zu beziehen oder Zeit zu investieren und eine eigene Kalkulation aufzustellen.

Wann brauche ich ein profesionelles Zeiterfassungssystem?

Wollen Sie jedoch eine dezidierte Softwarelösung, dann können Sie auf vielerlei Freeware-Lösungen zurückgreifen, die selbst für mittelständische Unternehmen ausreichend sind.

    Ab einer gewissen Unternehmensgröße, zumeist ab 100 Mitarbeitern, sollten Sie jedoch auf kostenpflichte und umfassende Softwarelösungen zurückgreifen, alleine schon des besseren Services wegen. Mit solchen Lösungen lassen sich auch klassische Stechuhren in das moderne Softwaresystem integrieren.

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