Belege aufbewahren in Österreich – Aufbewahrungspflichten Arbeitnehmerveranlagung & Unternehmen

Die Aufbewahrungspflicht in Österreich – Was ist das?

azu gab, wie lange konkret wichtige Dokumente aufbewahrt werden muss, hat der österreichische Gesetzgeber eine Aufbewahrungsfrist von sieben Jahren festgelegt.

So müssen beispielsweise Eingangsrechnungen, die auf Januar 2018 datiert sind bis zum 31. Dezember 2025 aufbewahrt werden. Erst ab dem 01. Januar 2026 darf das Dokument vernichtet werden.

Die Aufbewahrung muss dabei sorgfältig erfolgen, so dass auf Anfrage einer Behörde ein gut leserliches Expemplar des Dokuments vorgezeigt werden kann.

Die Aufbewahrungspflicht in Österreich dient primär dazu, bei möglichen Steuerprüfungen oder bei Rechtsstreitigkeiten Unklarheiten schnell und kostengünstig zu klären.

In welcher Form können Aufzeichnungen aufbewahrt werden?

Wichtige Belege werden in den meisten Fällen in Papierform und im Original aufbewahrt. Eine weitere Möglichkeit, die Belege sorgfältig zu verwahren, bieten elektronische Aufbewahrungs- und Archivierungsprogramme. Hierzu zählen beispielsweise der Mikrofilm oder die optische Speicherplatte. Auch können wichtige Dokumente eingescannt und dann auf WORM Datenträger gespeichert werden.

Bei der Aufbewahrung wichtiger Dokumente mittels elektronischer Datenträger ist zu beachten, dass die Schriftstücke vollständig, geordnet, inhaltsgleich und orginalgetreu abgespeichert werden müssen.

Das einfache Scannen eines Dokuments mit der anschließenden Speicherung der Datei auf einem USB-Stick erfüllt die gesetzlichen Anforderung nicht. Für die Speicherung muss vielmehr ein sicherer WORM Speicher verwendet werden, der Änderung an dem Dokument nicht zulässt.

Besonders Privatpersonen und kleinere Unternehmen, die keine EDV Fachleute beschäftigen sollten im Zweifelsfall auch die klassische Aufbewahrung zurückgreifen und auf die elektronische Speicherung verzichten.

Nicht selten haben mangelende EDV Kenntnisse zur Folge, dass wichtige Dokumente unwiderruflich gelöscht werden. Dies kann mit schimmstenfalls mit langwierigen und weitreichenden Konsequenzen verbunden sein.

Die Regelungen sind stets branchenabhängig

Grundsätzlich gilt für alle Personen und Unternehmen in Österreich die gesetzliche Aufbewahrungspflicht von sieben Jahren. Dennoch gibt es viele Branchen, in denen strengere oder laschere Aufbewahrungsfristen eingeführt wurden. Zu den Branchen, in denen es Abweichungen zu der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gibt und für die branchen- und anwendungsspezifische Aufbewahrungsfristen gelten, zählen:

• Verwaltungsapparate
• Krankenhäuser
• Nahrungsmittelproduktion
• Pharmazieunternehmen
• Energieunternehmen
• Bauunternehmen
• qualitätssichernde Unternehmen
• Telekommunikationsfirmen
• Umweltschutz

Buchungsnachweise

Buchungsnachweise können ganz unterschiedliche Arten von Dokumenten sein.

Zu den gängigsten Buchungsbelegen zählen Rechnungen, Quittungen, Bankauszüge, Lieferscheine, Buchungsanweisungen, Portokassenbücher, Prozessakten, Auftragsdokumentationen und Betriebskostenrechnungen. Buchungsbelege, die der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von sieben Jahren unterliegen, sind stets alle Unterlagen, die es zu einzelnen Geschäftsvorfällen gibt.

Bank- und Kassenbelege

Zu den Buchungsbelegen, die nicht aufbewahrt werden müssen gehören Kassenzettel, Bons und Registrierkassenstreifen. Bei allen anderen Bank- und Kassenbelegen gilt die gesetzliche Aufbewahrungspflicht von sieben Jahren.

Ferner ist darauf zu achten, dass die Bank- und Kassenbelege Informationen zum Namen des Geschäfts, der Tagesendsumme und dem Datum enthalten. Handels- und Geschäftsbriefe Auch Handels- und Geschäftsbriefe unterliegen der gesetzliche Aufbewahrungsfrist von sieben Jahren. Nur Unterlagen, die in einer Offene-Posten-Buchhaltung bearbeitet werden, müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Dies gilt auch für Eingangsrechnungen und Duplikate von Ausgangsrechnungen, da diese als Handelsbriefe gelten.

Tipp: Als Basis für ihre Steuer-Unterlagen sowie für viele Unternehmer ist es sinnvoll, eine Einnahmen Ausgaben Rechnung durchzuführen, um den Überblick zu bewahren.

Personalunterlagen

Die Aufbewahrungspflicht für Personalunterlagen hat primär steuerrechtliche Hintergründe.

Gerade Lohnkonten und weitere Unterlagen, welche für die Lohnbuchhaltung wichtig sind und aus denen sich Vorgaben für die Besteuerung ergeben, werden oftmals vom Finanzamt kontrolliert. Aus diesem Grund müssen auch Personalunterlagen gemäß der österreichischen Aufbewahrungspflicht sieben Jahre lang sorgfältig und vollständig verwahrt werden.

Sonstige Geschäftsunterlagen

Als typische Geschäftsunterlagen gelten Dokumente und weitere Papiere, die einen Einblick in die Einnahmen und Ausgaben eines Unternehmens gewähren. Mit Hilfe dieser Unterlagen können typische und atypische Geschäftsvorfälle ermittelt werden.

Auch eine Vielzahl weiterer Geschäftsunterlagen, zu denen Protokolle, Verträge, Frachtpapiere, Zollnachweise, Kreditinformationen, Lieferscheine, Auftragspapiere, Quittungen, Versicherungspapiere, Kassenzettel, Stunden- und Akkordzettel, Schadensdokumentationen und Gehaltslisten gehören, unterliegen der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von sieben Jahren.

Das Umsatzsteuergesetz

Für Grundstücke gelten gemäß des österreichischen Umsatzsteuergesetzes Ausnahmen bei der Aufbewahrungspflicht. So müssen Aufzeichnungen und sonstige Verschriftlichungen, die das Grundstück betreffen, 22 Jahre lang aufbewahrt werden.

Im Umsatzsteuergesetz ist ferner geregelt, dass Unterlagen, die Leistungen aus den Bereichen Telekommunikation, Rundfunk und Fernsehen, die an Privatleute in einem EU-Staat erbracht wurden und für welche der neue Mini-One-Shop genutzt wurde, zehn Jahre lang aufbewahrt werden müssen.

Nichtbeachtung der Aufbewahrungspflicht

Sollten Bücher und weitere Aufzeichnungen nicht gemäß den gesetzlichen Vorgaben aufbewahrt werden, so kann sich eine Schätzungsbefugnis gemäß § 184 BAO ergeben. Auch können sowohl Privatleute als auch Unternehmen bei einer Nichtbeachtung der Aufbewahrungspflicht in Österreich, unabhängig davon, ob vorsätzlich gehandelt wurde oder nicht, mit Geldbußen geahndet werden.

Damit es nicht zu Problemen kommt, ist ratsam, sich ausführlich über die Aufbewahrungsfristen zu informieren und wichtige Rechnungen, Buchungsnachweise und Geschäftsunterlagen geordnet archiviert aufzubewahren. Nur so kann ein Durcheinander der Schriftstücke effektiv vermieden werden.

Ansprechpartner bei Fragen

Bei Fragen rund um die Aufbewahrungspflicht in Österreich kann die örtlich zuständige Wirtschaftskammer kontaktiert werden. Zudem finden sich im Internet zahlreiche Ratgebertexte und Erfahrungsberichte bezüglich dieses Themas.

Vernichtungsmöglichkeiten nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht

Nach dem Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht in Österreich dürfen Unterlagen in der Regel vernichtet werden. Bei kleinen Dokumentenmengen kann hierfür ein handelsüblicher Schredder verwendet werden, bei großen Mengen kann es Sinn machen, eine Aktenvernichtungsfirma zu beauftragen.

Die Vernichtung ist jedoch auch nach dem Ende der Aufbewahrungsfrist nicht gestattet, wenn die Unterlagen für noch aktuelle Vorfälle, Verfahren oder Prüfungen benötigt werden. So müssen die Dokumente weiterhin aufbewahrt werden, wenn eine Außenprüfung in die Wege geleitet wurde, wenn anhängige bußgeldrechtliche oder steuerrechtliche Ermittlungen laufen oder wenn eine temporäre Steuerfestsetzung beschlossen wurde.

Im Falle eines schwebenden Verfahrens, eines erwartbaren Rechtsbehelfsverfahrens und der Begründung von Anträgen einer Firma müssen Unterlagen ebenfalls auch nach dem Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht aufbewahrt werden.

Info: In unserem Ratgeber zum Thema Lohnsteuerausgleich – Arbeitnehmerveranlagung in Österreich informieren wir zu Dauer und Infos, wie man Geld vom Finanzamt zurück bekommen kann.