Bürokauffrau – Bürokaufmann Ausbildung in Österreich – Kosten, Dauer, Voraussetzungen – Aufgaben & Berufsbild

Eine Bürokauffrau ist jemand, der üblicherweise in einem Büro arbeitet und die typischen Verwaltungsaufgaben übernimmt – wie beispielsweise Telefonanrufe, die Buchhaltung, die Ablage von Dokumenten, die Postsendungen, die Zustellung von E-Mails, die Datenverarbeitung, die Durchführung von Bestellungen, die Sortierung von Post und noch vieles mehr.  

Bestimmte berufliche Fähigkeiten sind wichtig, wie beispielsweise Kommunikationsfähigkeit, gute Computerkenntnisse, die Kompetenz im Kundenservice-Bereich und die Detailgenauigkeit.

Was macht ein Bürokaufmann bzw. eine Bürokauffrau?

Büroangestellte benötigen eine Vielzahl von allgemeinen Bürofähigkeiten – die Fähigkeit zu archivieren, Fotokopien anzufertigen, ausgehende Post zu versenden, Bankgeschäfte abzuschließen, eingehende Post zu sortieren und zu verteilen, für Lieferungen zu unterschreiben und E-Mails zu senden.

Darüber hinaus müssen sie genaue Papier- und elektronische Aufzeichnungen führen und detaillierte Telefonnachrichten entgegennehmen können. In einigen Büros nehmen Büroangestellte in Meetings Protokolle auf und schreiben Notizen ab, behalten den Überblick über Büroartikel und füllen sie bei Bedarf wieder auf.

In einigen Betrieben können Büroangestellte auch weiterführende Aufgaben übernehmen, wie z.B. das Protokollieren von Gehaltsabrechnungen, das Ausstellen von Lohnzetteln oder die Inventarisierung. Wird ein Büroangestellter gebeten, andere Mitarbeiter zu beaufsichtigen, sind in der Regel erste Führungserfahrungen erforderlich.

Die spezifischen Aufgaben, die den Bürokaufleuten übertragen werden, können je nach Art des Büros, in dem sie arbeiten, variieren.

Ein Büroangestellter an einer Universität kann Bewerbungsunterlagen bearbeiten oder Fragen von Studieninteressierten beantworten, während ein Büroangestellter an einem Krankenhaus medizinische Unterlagen ablegen und Patientenakten abrufen wird.

Gründe, wieso man Bürokauffrau werden sollte

• 1. Die Bewerber sind gefragt.
  Die Arbeitgeber haben bereits Schwierigkeiten, genügend qualifizierte Verwaltungsfachkräfte zu finden und die Nachfrage wird voraussichtlich noch weiter steigen.
• 2. Sie können so ziemlich überall arbeiten.
  Egal, wo Sie wohnen oder wohnen wollen – die Arbeitgeber werden in der Regel nach qualifizierten Verwaltungsassistenten suchen. Es ist die Art von Arbeit, die sich über alle Branchen und alle Regionen erstreckt. Überall dort, wo es Büros einer bestimmten Größe gibt, sind talentierte Verwaltungsfachkräfte gefragt. Somit wird das Berufsbild der Bürokauffrau bzw. des Bürokaufmannes nie aussterben.
• 3. Sie können Ihren Fuß in die Tür jeder Branche setzen.
  So wie es Verwaltungsarbeit in praktisch jeder Region gibt, so ist sie auch branchenübergreifend. Wenn Sie in der Werbe- oder Reisebranche arbeiten möchten, können Sie beim Erstellen Ihres Lebenslaufs mit einer Einstiegsposition als Verwaltungsassistent beginnen. Wenn Sie einmal einen Fuß in der Tür haben, können Sie die Branche aus nächster Nähe beobachten, mit dem Aufbau Ihres beruflichen Netzwerks beginnen und herausfinden, ob Sie wirklich eine Karriere in diesem Bereich anstreben.
• 4. Hohe Arbeitszufriedenheit.
  Es gibt viele Gründe, warum Bürokauffrauen ihre Arbeit als zufriedenstellend empfinden – von der Vielfalt der Aufgaben, die sie erfüllen, bis hin zur Zufriedenheit, die daraus resultiert, dass sie Kollegen helfen, ihre eigene Arbeit besser zu erledigen.
• 5. Es gibt viele Aufstiegsmöglichkeiten.
  Viele Leute denken an Verwaltungsarbeit als eine Möglichkeit Geld zu verdienen, während sie versuchen, herauszufinden, was sie wirklich tun wollen. Aber die Wahrheit ist, dass die heutigen Bürokauffrauen zunehmend die Arbeit des sogenannten mittleren Managements übernehmen.

Wenn Sie sich entscheiden, innerhalb des administrativen Berufsstandes aufzusteigen, haben Sie die folgenden Möglichkeiten:

• Assistent der Geschäftsleitung – Die Zusammenarbeit mit den meisten Führungskräften kann eine rasante und lohnende Karriere sein.
• Office Manager – Wenn Sie ein guter Koordinator mit starken Fähigkeiten im Bereich Office Support Management sind, könnte dies der richtige Job für Sie sein.
• Medizinischer Kodierungsmanager – Das Gesundheitswesen schafft mehr Arbeitsplätze als jede andere Branche und wenn Sie Erfahrung in der Kodierung haben, können Sie hier Ihre Fähigkeiten einsetzen.

Die Ausbildung zur Bürokauffrau

• Möglichkeit 1: Der erste Schritt zum allgemeinen Bürokaufmann ist der Abschluss des Gymnasiums, da in der Regel ein Abitur oder ein gleichwertiges Zeugnis erforderlich ist. Einige Gymnasien bieten Kurse in Betriebswirtschaftslehre an und angehende Bürokaufleute sollten die Vorzüge dieser Kurse nutzen, wenn sie angeboten werden. Besonders hilfreich sind Kurse in Informatik, Textverarbeitung und allgemeiner Büropraxis.
• Möglichkeit 2: Obwohl nicht zwingend erforderlich, können sich angehende Bürokaufleute auf diese Tätigkeit vorbereiten, indem sie die Zertifizierungsprogramme für Bürokaufleute absolvieren. Solche Programme sind an vielen Volkshochschulen und Berufsschulen zu finden und dauern in der Regel ein Quartal. Die Kurse können Module wie Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Geschäftskommunikation umfassen. Potenzielle Bürokaufleute sollten auch Erfahrungen im Kundenservice sammeln. Viele Büroangestellte arbeiten täglich mit Menschen zusammen. Das Erlernen von Microsoft Word und Excel kann ebenfalls von Vorteil sein, da Büroangestellte häufig Word und Excel verwenden. Personen, die mit diesen Programmen nicht vertraut sind, können von der Teilnahme an Computerkursen profitieren.
• Möglichkeit 3: Unabhängig davon, ob eine Bürokauffrau oder ein Bürokaufmann über einen Hochschulabschluss oder einen Abiturabschluss verfügt, ist die Ausbildung am Arbeitsplatz (auch „Training on the Job“) der häufigste Weg, um eine Bürokauffrau zu werden. Die meisten Praktika dauern in der Regel einige Monate. Teilweise ist eine spezielle Ausbildung gar nicht von Nöten.
• Möglichkeit 4: Bürokaufleute können den beruflichen Aufstieg zum Empfangschef, Sekretär oder Verwaltungsassistenten in Betracht ziehen, nachdem sie die notwendigen Fähigkeiten und Berufserfahrungen erworben haben. Einige Bürokaufleute können in Führungspositionen aufsteigen, nachdem sie starke kommunikative, analytische und zwischenmenschliche Fähigkeiten bewiesen haben. Der Erwerb eines Hochschulabschlusses kann bei der Beförderung helfen. Der Aufstieg in die Berufsposition erfordert in der Regel einen Hochschulabschluss.