Doppelte Buchführung – Pflicht – Ab wann ist Sie einzusetzen? – Doppik, Finanzbuchhaltung, Buchführung, Buchhaltung

Die Doppik (doppelte Buchführung) ist das System in der kaufmännischen Buchführung. Dabei wird ein Geschäftsvorfall immer in zweifacher Weise erfasst.

In der Buchführung wird grundsätzlich zwischen einfacher und doppelter Buchführung unterschieden. Bei der doppelten Buchführung werden Unternehmen dazu verpflichtet, eine Kontierung der Geschäftsvorfälle auf mindestens zwei Konten – dem Konto und einem Gegenkonto – durchzuführen.

INFO: Die Details in diesem Artikel zum Thema Doppelte Buchführung beziehen sich auf Deutschland. Für genaue Details zur doppelten Buchführung in Österreich wenden Sie sich an einen Steuerberater, WKO oder einen Bilanzbuchhalter.

Doppelte Buchführung in Österreich – Ratgeber

Was genau ist eigentlich Buchhaltung und warum ist sie notwendig?

Die Buchführung ist – vereinfacht ausgedrückt – nichts anderes als eine Liste, in welcher sämtliche Geldein- und –ausgänge eines Unternehmens erfasst werden. Unternehmer haben die Pflicht, Buchhaltung zu führen.

Wie detailliert jedoch die Buchhaltung erfolgen muss, ist zunächst vom Unternehmen selbst und außerdem von verschiedenen Gesetzen abhängig. So gibt der Gesetzgeber je nach Rechtsform und Höhe von Umsatz und Gewinn vor, welchen Buchhaltungspflichten ein Unternehmen unterliegt.

Doch warum ist die Buchführung so wichtig?

Das ist eigentlich recht einfach. Zunächst sollte es natürlich im Interesse jedes Unternehmers liegen, sich einen Überblick über alle Einnahmen und Ausgaben zu verschaffen. Denn nur so lässt sich feststellen, ob ein Unternehmen überhaupt Gewinn erzielt, ob der Unternehmer ausreichend für die Deckung des Lebensunterhalts verdient und ob neue Mitarbeiter eingestellt oder Anschaffungen getätigt werden können.

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Wichtig: Ein genauer Überblick über die offenen Posten in der Buchhaltung!
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Hinzu kommt natürlich die Verpflichtung des Gesetzgebers im Rahmen der Steuer- und Handelsgesetzgebung.

Zunächst eine Abgrenzung: Was ist eine einfache Buchhaltung?

Bei der einfachen Buchhaltung erfolgt lediglich die Auflistung aller Einnahmen und Ausgaben nach Datum sortiert.

Eine Unterteilung erfolgt dabei in unterschiedliche Arten wie umsatzsteuerpflichtige und umsatzsteuerfreie Einnahmen (Umsatzsteuer muss getrennt geführt werden), Materialkosten, Personalkosten oder auch Abschreibungen. Je nach Unternehmen gibt es natürlich noch zahlreiche weitere Einnahmen und Ausgaben.

Sofern das Finanzamt eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) fordert, müssen die Einnahmen- und auch Kostenarten in dieser genau aufgeführt werden.

Die EÜR ist in der Regel für Einzelunternehmen und Freiberufler vorgesehen.

Was ist die doppelte Buchhaltung?

Im Rahmen der doppelten Buchführung werden Einnahmen und Ausgaben jeweils doppelt erfasst. Zunächst wird die Bewegung auf dem jeweiligen Konto (z. B. Bankkonto) erfasst, in der Folge dann die Art der Einnahme oder Ausgabe (z. B. Wareinkauf, Telefonkosten, Warenverkauf).

Mit diesen Buchungen lässt sich die eigene Buchhaltung sehr gut kontrollieren, denn der Kontostand muss natürlich auch mit dem in der Buchhaltung verbuchten Kontostand zusammenpassen. Die doppelte Buchführung stellt außerdem sicher, dass die Einnahmen und Ausgaben auch für die EÜR und die Bilanz bereits richtig unterteilt und zugeordnet sind.

Welche Unternehmen sind zur doppelten Buchführung verpflichtet?

Unternehmen sind – wie bereits erwähnt – nicht frei, wenn es um die Wahl der Buchhaltungsform geht. So werden vom Gesetzgeber klare Vorgaben gemacht. Sobald ein Unternehmen zur Erstellung einer Bilanz verpflichtet ist, muss es auch die doppelte Buchhaltung durchführen. Üblicherweise sind folgende Unternehmen zur doppelten Buchführung verpflichtet und müssen auch eine E-Bilanz abgeben:

  • Unternehmen mit den Rechtsformen GmbH, GmbH & Co. KG, AG, OHG, KG
  • Unternehmen, welche im Handelsregister eingetragen sind
  • Unternehmen mit einem Umsatz von mehr als 600.000 Euro pro Jahr
  • Unternehmen mit einem Gewinn von mehr als 60.000 Euro pro Jahr

Geregelt ist die doppelte Buchführung in Deutschland im Handelsgesetzbuch (HGB) sowie in den „Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB)“. In § 242 III HBG sind sämtliche Regelungen zur Bilanzierungsverpflichtung eines Unternehmens nachzulesen.

Welche Funktion und Aufgaben hat die doppelte Buchführung?

In der doppelten Buchhaltung wird jeder Geschäftsvorfall auf dem entsprechenden Konto und seinem Gegenkonto verbucht. Zum Ende des Geschäftsjahres werden die einzelnen Kontenarten dann entweder

  • als Bestandskoten über die Bilanz oder
  • als Erfolgskonten in der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)

abgeschlossen. Das GuV-Konto wiederum ist ein so genanntes Eigenkapitalkonto, dessen Abschluss auf der Passivseite in der Bilanz erfolgt.

Diese Aufgaben erfüllt die doppelte Buchhaltung

Durch die doppelte Buchhaltung werden die folgenden drei Aufgabenschwerpunkte abgedeckt:

 

  • 1. Führung von Konten und Buchung von Geschäftsvorfällen
    Die Kontenführung sowie Buchung einzelner Vorgänge bildet für den Jahresabschluss sowie die Aufstellung von GuV und Bilanz die Basis. Jeder Geschäftsvorfall wird entsprechend dem Buchungsprinzip „Soll an Haben“ in zwei Konten verbucht. 
  • 2. Vergleich des Vermögens anhand der Eröffnungs- und Schlussbilanz
    Die Aufstellung der Bilanz ist primäres Ziel der doppelten Buchführung. Die Bilanz wiederum ist Teil des Jahresabschlusses, welcher jedes Geschäftsjahr durchzuführen ist. Die Schlussbilanz des vergangenen Geschäftsjahres gilt dabei gleichzeitig als Eröffnungsbilanz des neuen Geschäftsjahres. 
  • 3. Ermittlung des Unternehmenserfolgs mittels Gewinn- und Verlustrechnung
    In der Gewinn- und Verlustrechnung wird der Gewinn oder eben Verlust eines Unternehmens festgestellt. Sie stellt die Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens dar, denn sie stellt Erträge und Aufwendungen in einem Geschäftsjahr gegenüber.

Welche Vorteile gehen mit der doppelten Buchführung einher?

Der entscheidende Vorteil der doppelten Buchhaltung liegt in umfassenderen Aussagen zu Gewinn oder Verlust. Veränderungen über längere Zeiträume können zudem wesentlich besser nachvollzogen werden, so dass auch zukunftsorientierte Entscheidungen (z. B. Einstellung neuer Mitarbeiter) besser getroffen werden können.

Möchte ein Unternehmen einen Kredit beantragen, dann spielt die doppelte Buchführung eine entscheidende Rolle.

Wird eine doppelte Buchführung durchgeführt, ist für Banken die Einschätzung der Kreditwürdigkeit deutlich einfacher. Dadurch steigt auch die Wahrscheinlichkeit für einen positiven Kreditentscheid bei entsprechender Bonität.

Die Vorteile in der Zusammenfassung:

  • Möglichkeit komplexer Auswertungen
  • unternehmerische Entscheidungen für die Zukunft lassen sich besser treffen
  • Beurteilung der Kreditwürdigkeit wird einfacher

Welche Nachteile sind mit der doppelten Buchhaltung verbunden?

Verglichen mit der EÜR erfolgt eine Zuweisung der einzelnen Geschäftsfälle zu bestimmten Konten. Es erfolgt eine doppelte Buchung – zunächst der Zugang auf dem einen und dann der Abgang auf dem anderen Konto. Die Buchungsvorgänge werden dadurch komplexer und sind mit mehr Aufwand verbunden, wichtig sind auch gewisse steuerliche Vorkenntnisse.

Hinzu kommt, dass die Buchungen entweder quartalsweise oder auch monatlich an das Finanzamt übermittelt werden müssen und auf Basis dieser Daten dann die Umsatzsteuer berechnet und vom Finanzamt eingezogen wird.

Zwar ist dies durchaus auch bei der EÜR der Fall, allerdings wird aufgrund der doppelten Buchführung die Umsatzsteuer auch dann eingezogen, wenn die Rechnung trotz Einbuchung noch nicht vom Kunden beglichen wurde. Somit müssen Unternehmer aufgrund der doppelten Buchführung mit der Umsatzsteuer regelmäßig in Vorleistung gehen.

Nachteile in der Zusammenfassung:

  • Buchungslogik ist deutlich komplexer und aufwendiger
  • buchhalterische und steuerliche Vorkenntnisse sind unumgänglich
  • Umsatzsteuer wird auch dann eingezogen, wenn Rechnungen noch nicht beglichen wurden

Fazit zur doppelten Buchführung

Zunächst mag die doppelte Buchführung eher schwierig und umständlich in der Durchführung wirken. Wer sich jedoch ein wenig einarbeitet und auch eine passende Buchhaltungssoftware nutzt, wird sich schnell damit zurechtfinden.

Im Übrigen gelten bestimmte gesetzliche Bestimmungen wie GoB, Umsatzsteuerrichtlinien, Abschreibungsrichtlinien sowie Regelungen zu Bewirtungs- oder auch Fahrtkosten immer und somit unabhängig von einfacher oder doppelter Buchführung.

Quellen:

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