E-Rechnung an den Bund – wie funktioniert das?

Die elektronische Rechnungserbringung spielt in Österreich zunehmend eine wichtige Rolle.

Bereits seit dem 1. Jänner 2014 ist es möglich, dass in Österreich an alle Bundesdienststellen Rechnungen was den Warenverkehr und den Dienstleistungsverkehr angeht ausschließlich elektronisch akzeptieren.

Das bedeutet automatisch, dass ein Lieferant, der an den Bund liefert die Rechnung in elektronischer Form überbringen muss. Somit ist es zwingend erforderlich, dass eine e-Rechnung aufgestellt wird.

Stockfoto-ID: 201192715 Copyright: AndreyPopov/Bigstockphoto.com

Wichtig: Vorab zur E-Rechnung informieren!
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Dies gilt zum Beispiel dann, wenn eine Rechnung an ein Gericht oder z.B. an die Polizei erstellt werden soll. Für Unternehmer und Selbstständige ist es somit in Österreich in jedem Fall von hoher Relevanz, dass sie genau wissen, wie eine E-Rechnung ausgestellt wird und wie diese funktioniert.

Wie funktioniert die E-Rechnung und wie wird sie übermittelt?

Grundsätzlich ist es erforderlich, dass die E-Rechnung in Österreich im korrekten Format erstellt wird und entsprechend passend ausgestellt und verschickt wird. Dabei werden z.B. die sonst üblichen PDF Formate nicht akzeptiert. Es sollte also darauf geachtet werden, dass alles korrekt und über die richtigen Stellen transferiert wird.

In Österreich ist das so genannte ebInterface sehr verbreitet, wenn es darum geht, dass Rechnungen erstellt werden und an die entsprechenden Stellen versandt werden.

Der Aufwand der Umsetzung einer Rechnung ist bei ebInterface sehr gering, so dass viele Firmen auf diese Variante setzen. Es wird dabei ein XML Dokument als Rechnung erstellt. Dieses Dokument kann über MS Word mit Hilfe eines entsprechenden Plugins erstellt werden.

In der Praxis steht Firmen oder Personen, die eine E-Rechnung an den Bund versenden wollen eine entsprechende Anwendung unter E-Rechnung.gv.at zur Verfügung. Über das Unternehmensserviceportal, kurz USP kann diese aufgerufen werden. Es ist also zunächst erforderlich, sich im USP einzuloggen und dann entsprechend die E-Rechnung zu erstellen. Eine Anleitung dazu gibt es direkt im Online Portal. Dabei werden die Vorteile der E-Rechnung sogar in einem kurzen Film erläutert.

Zugang zum USP: Damit eine E-Rechnung an den Bund erstellt werden kann, ist es erforderlich, dass eine Registrierung beim USP vollzogen wird. Besonders bequem ist es, sich für den USP zu registrieren, wenn eine Handysignatur oder aber auch eine Bürgerkarte zur Verfügung steht.

Diese Variante sorgt dafür, dass der Zugang besonders schnell freigegeben werden kann. Einzelunternehmerinnen und Einzelunternehmer können über die FinanzOnline Zugangskennung ebenfalls sehr schnell und unkompliziert Zugang zum USP erlangen. Informationen zum USP Zugang gibt es auf einer entsprechenden Unterseite im Internet sowie als auch in einem kurzen Video, das genau erklärt, wie der Zugang funktioniert.

Wie kann die XML-Rechnung nach der USP Anmeldung erbracht werden?

Wer sich im USP eingeloggt hat und im Vorfeld eine entsprechende XML Rechnung an den Bund erstellt hat, kann diese im entsprechenden Portal jetzt über den Link E-RECHNUNG.GV.AT einreichen. Rechts in der Box Meine Services hat der Rechnungssteller verschiedene Optionen, wie die Rechnung eingereicht werden kann:

  • Hochladen der Rechnung
  • Nutzung der Online Rechnung via Formular
  • Webservice zur Überbringung

Die Rechnung, die mit dem WordPress Plugin erstellt wurde, kann ohne Probleme als XML Rechnung hochgeladen werden. Ferner ist es möglich, dass im Online Formular die Inhalte der Rechnung selbst eingegeben werden können, so dass alles online erfasst wurde.

Mit Hilfe des Webservices besteht die Möglichkeit, dass eine selbst erstellte XML Rechnung maschinell übermittelt wird.
Wer wissen möchte, wie die Überbringung der Rechnung konkret funktioniert, bzw. entsprechend Hilfe braucht, findet auch hier passend ein kostenfreies Video, welches er als Hilfe zur Erklärung ansehen kann.

Welche Vorteile bietet die E-Rechnung?

Die E-Rechnung bietet den großen Vorteil, dass es eine papierlose Rechnung ist. Das bedeutet zunächst, dass der Verbrauch an Papier deutlich gesenkt werden kann, was natürlich positiv für die Umwelt ist. Ferner ist es möglich, dass durch die E-Rechnung sehr viel mehr automatisiert verarbeitet werden kann.

  • Weniger Papierverbrauch
  • Standardisiertes Verfahren
  • Schnellere Bearbeitungszeit

Durch die automatisierte Abgabe und Verarbeitung der Rechnung besteht die Möglichkeit, dass diese ohne Probleme übermittelt werden kann und in jedem Fall sehr viel besser verarbeitet werden kann. Es lohnt sich, über das Internet die entsprechende Rechnung abzugeben, da diese hier besonders leicht transferiert werden kann.

Die digitale Rechnung, bzw. die E-Rechnung an den Bund ist für alle Kunden attraktiv und erleichtert auf die Dauer den Aufwand. Anzumerken ist dabei natürlich auch, dass die E-Rechnung in jedem Fall durch den Bund deutlich schneller gelesen und verarbeitet werden kann.

Es bieten sich also für beide Seiten und auch für die Umwelt sehr positive Aspekte bei der Verwendung der E-Rechnung an den Bund, so dass in Zukunft natürlich vermehrt darauf gesetzt wird.

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