ERP Software und Systeme – Vorteile, Anbieter, Lastenheft, Human Ressources Planung

ERP Software – welche Vorteile bringt sie einer Firma?

Die Abkürzung ERP steht für Enterprise Resource Planning und bedeutet in deutscher Sprache so viel wie Ressourcenplanung für geschäftliche Zwecke. Mit der Abkürzung ERP Software oder ERP Systeme werden Tools bezeichnet, mit denen Geschäftsprozesse geplant und gesteuert werden können.

Dabei handelt es sich nicht nur um Prozesse, die innerhalb einer Firma ablaufen, sondern zum Teil je nach System auch um die vollständige Planung der betrieblichen Ressourcen, der Mitarbeiter sowie der Mittel zur Produktion und natürlich auch des Kapitals.

Mit Hilfe einer solchen Software lassen sich zahlreiche Prozesse in einer Firma planen und auch analysieren. Die großen Vorteile der Softwarelösungen bestehen unter anderem darin, dass auch Potentiale aufgedeckt werden können.

Je nach Branche und Art des Unternehmens können durch den Einsatz der ERP Systeme verschiedene Prozesse gesteuert und abgebildet werden. Eine Optimierung kann nachgelagert erfolgen, sofern entsprechende Informationen gewonnen und ausgewertet worden sind.

Warum werden ERP Systeme in Firmen integriert?

So genannte ERP Systeme werden in den Firmen integriert, um zahlreiche Bereiche des Betriebes besser zu verstehen und zu organisieren. Durch die Nutzung der Systeme zur Planung zahlreicher Prozesse ist es möglich, dass Abläufe verbessert werden können. Auch die Automatisierung kann hier eine essentielle Rolle spielen.

  • Planung der Prozesse innerhalb einer Firma
  • Verbesserung der Kostenstruktur
  • Optimierung der Abläufe und Organisation
  • Verkürzung der Dauer von Arbeitsprozessen

Letztendlich werden die ERP Systeme integriert, um wettbewerbsfähiger zu sein. Das bedeutet, dass man die Arbeitsabläufe deutlich erleichtern kann. Wer dies erkannt hat, kann durch den effektiven Einsatz der ERP Systeme Kosten und Aufwände sowie Zeit einsparen und davon profitieren.

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Wichtig: Die Implementation genau planen!
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In welchen Abteilungen einer Firma können ERP Systeme genutzt werden?

ERP Systeme können in den meisten Firmen in verschiedenen Abteilungen eingesetzt werden. Es ist sogar möglich, dass sie abteilungsübergreifend eingesetzt werden können.

Dies ist jedoch vor allen von der individuellen Konstellation in der Firma abhängig. Ein abteilungsübergreifender Einsatz ist vor allem in Firmen denkbar, in denen mehrere Abteilungen zusammenarbeiten – so zum Beispiel in der Produktion von Fahrzeugen, oder aber auch in der Forschung und im Vertrieb von Produkten.

Grundsätzlich muss beim Einsatz der Software natürlich auch berücksichtigt werden, dass je umfangreicher der Einsatz ist, desto aufwendiger wird es, die Software ideal einzusetzen und entsprechend mit ihr zu arbeiten.

Das bedeutet, dass man bei einer Änderung im Unternehmen auch sehr viele Prozesse in der Software neu aufbauen und umstellen muss.

In den meisten Fällen werden ERP Systeme vor allem in den Finanzabteilungen der Unternehmen eingesetzt. Das bedeutet, dass man mit einem System zum Beispiel in der Lage ist, die Budgetverteilung sowie Eingänge und Ausgänge von Budget planen und verfolgen kann.

Auch die komplette Buchhaltung kann über die Software wahrgenommen werden. Es ist denkbar, dass man auf Basis der Daten, die in der Software abgebildet werden in jedem Fall zahlreiche Analysen vollziehen kann.

Ebenfalls ist es möglich, dass das Reporting auf Basis zahlreicher Daten im Finanz ERP durchgeführt werden kann.

Somit können zum Beispiel wertvolle Informationen für die Bilanzierung des Unternehmens gewonnen werden. ERP Systeme müssen hierzu laufend mit neuen Daten gefüttert werden, die dann auch chronologisch gespeichert und ausgewertet werden können. Dadurch kann zum Beispiel schnell ein umfangreicher Bericht über die Prozesse und über die Vorgänge finanzieller Natur in einem Unternehmen gewonnen werden.

Human Ressources mit ERP Software sinnvoll planen – Personal Planung

Die Personalabteilung nutzt in vielen Firmen so genannte ERP Systeme. Das liegt daran, dass mit Hilfe der Systeme die Personalplanung gezielt vollzogen werden kann. Im ERP System kann der genaue Bedarf an Personal aufgenommen und verwaltet werden.

Die verfügbaren Ressourcen können z.B. auf einzelne Projekte geplant werden und in jedem Fall entsprechend eingesetzt werden.

In der Praxis ist es möglich, dass mit Hilfe eines ERP Systems in jedem Fall ein umfangreicher Überblick über das in einer Firma vorhandene Personal erstellt werden kann. Auch die Entwicklung des Personals sowie als auch die Abrechnung des Gehaltes lassen sich mit einer ERP Software ordentlich planen und durchführen. Wer Auswertungen zum Thema Personal und Human Ressources machen möchte oder z.B. das Personalcontrolling vollziehen möchte, kann dies mit Hilfe einer ERP Software ohne Probleme erledigen.

Logistiker setzen auf umfangreiche ERP Software zur Warenplanung

In der Logistik spielen Daten und Wissen eine zentrale Rolle. Wer in diesem Bereich arbeitet wird wissen, dass es hier von essentieller Bedeutung ist, ein umfangreiches Wissen über Produkte zu haben, die man im Lager hat und wie der Wareneingang und der Warenausgang aussieht.

  • Überblick über aktuelle Warenwirtschaft im Unternehmen
  • Bestand und Bedarf können schnell ermittelt werden
  • Dispositionen können festgelegt werden

Mit Hilfe der ERP Systeme steht ein aktueller Überblick in jedem Fall zur Verfügung. Das bedeutet konkret, dass man sehr schnell sehen kann, was gerade im Lager vorhanden ist, was auf das Lager zurollt und welche Waren das Lager wann wieder erfassen.

Sollten für eine Firma Materialien oder Stoffe geordert werden müssen, so ist dies auch in einem ERP System abbildbar. Grundsätzlich können zahlreiche Prozesse der Logistik innerhalb der ERP Software dargestellt werden, so dass man viele Informationen und Vorteile dadurch erlangt.

Digitale Verwaltungen von Waren spielen in den meisten Logistikbetrieben eine wichtige Rolle. Ziel ist es, schnell einen Überblick über die gesamte Warenwirtschaft zu erhalten und entsprechende Aktionen zu planen.

Welche Rolle spielt ERP Software in der Forschung und Entwicklung?

In der Forschung und in der Entwicklung spielt die ERP Software in vielen Unternehmen ebenfalls eine wichtige Rolle. Das liegt daran, dass mit Hilfe der Software zahlreiche Prozesse auch hier unterstützt werden können.

Genutzt wird die Software jedoch in vielen Fällen vor allem für das umfangreiche Management von Wissen. Das bedeutet, dass Wissen in Datenbanken und in Systemen abgelegt werden kann und man dann aus unterschiedlichen Unternehmensbereichen darauf zugreifen kann.

  • Abbildung des Wissens in der Forschung
  • Planung von Projekten inkl. Budgetkontrolle
  • Planung von Ressourcen für Projekte

Die Vernetzung der einzelnen Unternehmensbereiche kann durch entsprechende ERP Tools deutlich vorangetrieben werden. Das bedeutet, dass das Wissen von z.B. einer Forschungseinheit problemlos auch von anderen Einheiten genutzt werden kann.

In der Forschung ist es ebenfalls notwendig, dass Budgets geplant werden, was mit Hilfe der Software erledigt werden kann. Auch einzelne Forschungsprojekte lassen sich mit Hilfe der richtigen Software von A bis Z planen und organisieren.

Wie sorge ich dafür, dass eine ERP Software erfolgreich im Unternehmen etabliert wird?

Häufig ist es gar nicht so leicht, die bestehenden Strukturen und Prozesse aufzubrechen und eine neue ERP Software einzuführen. Gerade mittelständische Unternehmen haben es gar nicht so leicht, eine passende Software zu etablieren.

ERP Software – Einführung & Schulung der MitarbeiterInnen

In der Regel wird die Einführung einer neuen ERP Software in mehreren Schritten vollzogen und muss zunächst ordentlich geplant werden. Erst wenn die komplette Softwareeinführung geplant wurde und auch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der neuen Software geschult wurden, ist es möglich, dass diese erfolgreich ausgerollt wird.

Requirementsliste bzw. Lastenheft

Im Vorfeld wird meist durch das Unternehmen eine Liste von Requirements bzw. ein Lastenheft geschrieben. Dieses umfasst alle Anforderungen, die die neue Software erfüllen kann. Oftmals wird die ERP Software damit so konfiguriert, dass sie speziell für den Kunden geeignet ist und auch eingesetzt werden kann. Die entsprechende Software kann problemlos genutzt werden, um alle gewünschten Prozesse einzuhalten.

Bei der Einführung einer neuen ERP Software handelt es sich in der Regel um ein Projekt. Dieses wird meist durch den Hersteller der Software begleitet, bzw. durch einen Projektleiter unterstützt.

Dieser kümmert sich darum, dass alle Schritte bei der Implementierung richtig eingehalten werden.

Der Projektleiter hat die gesamte Zeitplanung für die Implementierung der ERP Software im Blick. Ferner ist er dafür zuständig, dass auch das Budget eingehalten wird und dass die Software natürlich so implementiert wird, dass sie auch einen Mehrwert für das Unternehmen darstellt. Anzumerken ist, dass die ERP Software meist mit einem Training angeboten wird. Das bedeutet, dass die User sowie als auch die Key User oder Power User ein besonderes Training erhalten, um mit der Software arbeiten zu können.

Welche Hersteller bieten kommerzielle ERP Software an?

Bei der Wahl der ERP Software ist zwischen der kommerziellen Software und der Open Source Software zu differenzierten. Kommerzielle Software Systeme sind in der Industrie besonders häufig eingesetzt.

Gerade die großen Softwareunternehmen, wie zum Beispiel SAP oder aber auch Oracle bieten attraktive ERP Tools ein, die weltweit eingesetzt werden. Darüber hinaus sind die Hersteller Sage, Infor sowie Microsoft unter den Top Herstellern und Lieferanten von ERP Systemen weltweit bekannt und haben zum Teil einen großen Marktanteil.

In Österreich sind es vor allem die Systeme des Unternehmens SAP aus Deutschland, welches besonders häufig genutzt werden. Je nach Branche liegt der Marktanteil von SAP bei 50% was im Vergleich zu vielen anderen Systemen und Herstellern wirklich sehr groß ist.

Dementsprechend viele Firmen gibt es, die sich auf die Implementierung von SAP spezialisiert haben und die in der Lage sind, entsprechende Trainings und Schulungen in SAP zu geben.

SAP Kurse werden in den meisten Firmen wahrgenommen. Gerade im Bereich Controlling wird sehr viel Wert daraufgelegt, dass ordentliche SAP Kurse besucht werden, die in jedem Fall sehr viele Vorteile bieten. Dabei sollte beachtet werden, welche SAP Kurse gefragt sind und welches Wissen genutzt werden kann. Die Kosten für einen SAP Kurs variieren in der Regel auch in Abhängigkeit mit den Teilnehmern.

ERP Software Open Source

Neben dem bekannten Anbieter SAP gibt es auch weitere Lösungen im Bereich der  Enterprise Resource Planning, übersetzt Geschäftsressourcenplanung.

Einige Beispiele für Open Source ERP Software sind Dolibarr ERP, ERPNext, iDempiere, MixERP, Odoo, Openbravo, VIENNA Advantage Community Edition, xTuple PostBooks, OpenZ – Warenwirtschaft, ERP, CRM & mehr, metasfresh ERP. Bei der Recherche nach kostenlosen ERP Software Anbietern und Open Source Lösungen findet man sicher noch weitere.

Tipp: Achte darauf dass der angebotene Funktionsumfang der jeweiligen Software für deinen Einsatzzweck passt. Die Implementierung einer Software ist immer mit Zeit und Geld verbunden und sollte ordentlich durchgeführt werden, da sonst eine Software nicht den gewünschten Zweck (Prozesse verbessern, Potentiale aufzeigen) erfüllen kann.

ERP für kleine Unternehmen

Je nach Unternehmensgröße gibt es je nach Anbieter unterschiedliche Lösungen. Hierbei gilt es bereits beim ERP Software Vergleich der Anbieter und Lösungen darauf zu achten, ob es eigene ERP Software für kleine Unternehmen im Angebot gibt und ob diese günstiger angeboten werden.

Welche Funktionen muss meine ERP Software mitbringen?

Je nach gewünschtem Einsatz, Branche und Unternehmen unterscheiden sich auch die Anforderungen an die optimale Software für das Enterprise Resource Planning.

Mögliche Funktionen im Überblick:

  • Bedarfsermittlung
  • Betriebsdatenerfassung (BDE)
  • Business Intelligence
  • BPM Business Process Management
  • CAD
  • Controlling
  • Customer Relationship Management (CRM)
  • Dokumentenmanagement (DMS/ECM)
  • Finanz- und Rechnungswesen
  • Lohn- und Gehaltsabrechnung
  • Materialwirtschaft
  • MES (Manufacturing Execution System)
  • Personalwirtschaft
  • PPS (Produktionsplanung und -steuerung)
  • Produktdatenmanagement
  • Product Lifecycle Management (PLM)
  • Projektmanagement
  • Service Management
  • Supply Chain Management
  • Stücklisten
  • Warenwirtschaft (Beschaffung, Lagerhaltung, Disposition)

Je nach individuellen Anforderungen können meist passende Module zusätzlich implementiert werden. Je umfangreicher der Auftrag und je detaillierter die Anforderungen an die Software desto wichtiger ist eine genaue Beratung und Betreuung, Schulung und Implementierung in das eigene Unternehmen.

ERP Anbieter Ranking: Ein konkretes Ranking von ERP Software Anbietern ist zwar anhand von Kundenbewertungen und Erfahrungen mit einzelnen Anbietern möglich und wird von manchen Webseiten angeboten. Für die tatsächliche Entscheidung für eine Software sind jedoch mehrere Faktoren relevant: Die tatsächlichen Kosten für die Software und die Implementierung, die Qualität der Beratung und Schulungen/Seminare (und deren Kosten), die angebotenen Funktionen und ob die Lösung für Ihre Branche passend ist.

Auch die Anzahl an Mitarbeitern und welche Funktionen genau benötigt werden sind für die Wahl der perfekten ERP Software für ihren Einsatzzweck relevant. Holen Sie hierfür mehrere Angebote ein und lassen Sie sich beraten!

Welcher ERP-Anbieter ist der Beste?

Um eine Einschätzung zu treffen welcher ERP Anbieter der jeweils beste ist kann man sich die Kategorien Marktanteile (SAP bleibt Weltmarktführer), Funktionsumfang, Implementationszeit, Kosten für die Implementation (Anteil am Jahresumsatz), Kaufliste (Welchen Kauf/Einsatz planen Unternehmen) und Zufriedenheit mit der Wahl der jeweilgien ERP Anbieter. Wie beim Anbieter Ranking gilt hier dass der “Beste” Anbieter individuell gewählt werden muss und auch von dem eigenen Unternehmen abhängig ist.

Wieviel kostet eine ERP Software? – Kosten

Die Einführung einer ERP Software in das Unternehmen ist mit internen Kosten und externen Kosten verbunden. Neben der Userzahl ist natürlich auch die Wahl der Software für die Kosten ausschlaggebend.

Holen Sie hier im Optimalfall mehrere Angebote ein und überlegen Sie intern über Vorteile und Nachteile der jeweiligen Lösung. Informieren Sie bereits bei ihrer Anfrage den gewünschten Anbieter über den geplanten Kostenrahmen – Dadurch können Missverständnisse bereits am Anfang vermieden werden.

 

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