Geschäftsreise planen in Österreich – Geschäftsreisemanagement – Tools und Optionen

Geschäftsreisen gehören für viele Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer in Österreich zum beruflichen Alltag. Wichtige Kunden werden besucht und neue Kooperationen werden geschlossen. Treffen dazu finden innerhalb Österreichs sowie als auch in anderen Ländern statt.

Die dazu notwendigen Geschäftsreisen müssen im Vorfeld geplant werden. Viele Firmen haben dazu eigene Reiserichtlinien, so genannte Travel Polices, an die sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu halten haben.

  • Geschäftsreisen dienen der Stärkung von Kundenkontakten
  • Geschäftsreisen sorgen für neue Aufträge und Kooperationen

Reiserichtlinien und Travel Polices in Unternehmen

Die Richtlinien zu den geschäftlichen Reisen schreiben genau vor, wann wie zu reisen ist und natürlich auch, welche Fortbewegungsmittel wann genutzt werden müssen. So ist die Anreise mit dem Auto meist nur dann zulässig, wenn der Zielort der Dienstreise etwa 100 bis 200 km von der Firma entfernt liegt.

Für weitere Strecken werden meist Bahn und Flugzeug genutzt. Ebenso gibt es bestimmte Vorschriften, was die Nutzung von Hotels angeht.

Das bedeutet, dass zum Beispiel größere Firmen Kooperationen mit Partnerhotels haben, die wahrgenommen werden können. Es besteht die Möglichkeit, dass hier zu einer so genannten Blend Rate gebucht werden kann. Das bedeutet, dass die Firma in der Lage ist, genau zu definieren, welche Hotels gebucht werden und zu welchen Konditionen Hotels gebucht werden dürfen.

Wichtig: Eine genaue Vorbereitung, Planung von Geschäftsreisen und Abrechnung!

Welche Reisemittel werden in Österreich genutzt?

Wer in Österreich auf Dienstreise oder auf Geschäftsreise geht, der nutzt in vielen Fällen das Auto. Gerade bei Seminaren oder bei Firmenbesuchen ist das eigene Fahrzeug sehr beliebt, da man hier äußerst flexibel unterwegs ist und in jedem Fall sehr viele Vorteile wahrnehmen kann.

Anzumerken ist dabei, dass das Auto in den meisten Firmen als Reisemittel ohne Probleme akzeptiert wird. Auch bei längeren Dienstfahrten und Dienstreisen ist es möglich, dass man mit dem Auto unterwegs sein kann und entsprechende Fahrten vollzieht.

In den meisten Fällen zeichnet sich das Auto nicht nur durch die Flexibilität vor Ort aus, sondern auch dadurch, dass man in seiner gesamten Reisezeit und Reiseplanung sehr flexibel vorgehen kann. Das bedeutet, dass man z.B. spontan anreisen und abreisen kann. Wer einen Kongress besucht, kann dies problemlos direkt mit dem Auto tun.

  • Das Auto ist bei Geschäftsreisen wegen der hohen Flexibilität sehr beliebt
  • Die Bahn eignet sich für weiter entfernte Reiseziele und bietet unterwegs die Möglichkeit, zu arbeiten
  • Das Flugzeug ist für internationale Geschäftsreisen bestens zu empfehlen

Alternativ entscheiden sich in Österreich viele Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer dafür, mit der Bahn anzureisen. Das liegt daran, dass vor allem Unternehmen, die in großen Städten liegen, bestens mit den öffentlichen Verkehrsmitteln zu erreichen sind.

Auch bei Terminen, die etwas weiter entfernt stattfinden, ist es zu empfehlen, mit der Bahn anzureisen, da die Bahn entspannt genutzt werden kann und man während der Zeit in der Bahn seiner Arbeit nachgehen kann.

Wer mit der Bahn reist, ist deutlich entspannter unterwegs und hat sehr viel mehr zu erleben, als wenn man mit dem eigenen Auto unterwegs ist.

Das Flugzeug wird gerade dann bei Geschäftsreisen gerne genutzt, wenn man viel im Ausland unterwegs ist oder wenn man wichtige Geschäftstermine an vielen verschiedenen Orten hat und diese wahrnehmen möchte. In Österreich reisen viele Angestellte von den Flughäfen in Wien oder in Graz und Salzburg in andere Länder via Flugzeug, um hier Geschäftstermine wahrnehmen zu können.

Verpflegung und Verpflegungspauschalen geltend machen

In Österreich gibt es wie auch in vielen anderen Ländern die Option, dass Pauschalen für die Verpflegung bei Dienstreisen und Geschäftsreisen geltend gemacht werden können. Das bedeutet konkret, dass man die Chance hat, sich Spesen erstatten zu lassen.

In vielen Fällen hängt dies davon ab, ob zum Beispiel das Frühstück im Hotelpreis inkludiert gewesen ist und ob man auch so über den Tag hinweg verpflegt worden ist.

Wenn dies der Fall ist, kann es sein, dass die Firma nur einen Teil der Verpflegungspauschale auszahlt. Sollte man weder durch den Arbeitgeber verpflegt worden sein, noch eine Verpflegungspauschale erhalten haben, besteht die Option, dass man die Aufwände für die Verpflegung gemäß den geltenden Vorschriften bei der Steuererklärung geltend macht.

  • Verpflegungspauschale wird in Abhängigkeit der Abwesenheitsdauer gezahlt
  • Verpflegungspauschale wird durch den Arbeitgeber gezahlt oder kann steuerlich geltend gemacht werden
  • Bei Reisen in das Ausland werden verschiedene Pauschalbeträge je nach Destination geltend gemacht

Es besteht die Möglichkeit, dass die Verpflegungspauschale unterschiedlich hoch ausfällt. Das bedeutet, dass je nach Abwesenheit von zu Hause verschiedenen Beträge gezahlt werden. Wer im Ausland unterwegs ist, erhält ebenfalls verschiedene Pauschalen ausgezahlt.

Einen Überblick zum Thema Diäten und Taggeld 2019 in Österreich gibt es in unserem Förderportal Ratgeber.

Das bedeutet, dass man bei einem Auslandsaufenthalt in Belgien z.B. andere Pauschalen geltend machen kann, als es bei einem Aufenthalt in Deutschland der Fall ist. Wer langfristig im Ausland unterwegs ist und mehrere Wochen auf Dienstreise ist, sollte darauf achten, dass er seine Verpflegungspauschale entsprechend geltend macht, da hier verschiedene Kosten auf ihn zukommen und natürlich auch verschiedene Kosten durch den Arbeitgeber erstattet werden.

Wie wird die Reisekostenabrechnung in den Firmen gehandhabt?

In den meisten Fällen wird in mittelgroßen Firmen sowie in großen Firmen eine Software eingesetzt, um die kompletten Reisekosten zu planen und zu steuern. Das bedeutet, dass digital alle Reisen erfasst werden und auch die entsprechenden Reisemittel geplant werden können.

Wer mit dem Auto unterwegs ist, kann zum Teil mit Hilfe einer App noch während der Dienstreise die entsprechenden Kosten geltend machen, was für viele Menschen von Vorteil ist.

Reisekosten werden in den meisten Firmen digital absolviert und gleichzeitig kann somit alles schnell und unkompliziert durch den Vorgesetzten freigegeben werden.

Eine Software wird meist für das gesamte Unternehmen inklusive aller Teilkonzerne ausgerollt. In dieser Software werden die Dienstreisen in der Regel geplant und auch nachher abgerechnet. Dazu bietet das Tool zahlreiche Funktionen und Möglichkeiten, wie die Dienstreisen abgewickelt werden können. Ebenfalls besteht häufig die Option, dass zum Beispiel Reisequittungen und Belege hochgeladen werden können, die für das Unternehmen aus steuerlichen Gründen relevant sind.

Wie werden Dienstreisen und Geschäftsreisen via Software abgerechnet?

Dienstreisen und auch Geschäftsreisen werden in den meisten Firmen mit Hilfe einer Software abgerechnet. Das bedeutet, dass sämtliche Reisedaten in einem Tool erfasst werden. Zum Teil werden die Daten sogar vor der Reise in das Tool eingetragen.

Viele Arbeitgeber achten darauf, dass die Dienstreisen nicht nur korrekt angemeldet werden, sondern auch korrekt verbucht werden.

Das bedeutet, dass eine Auswertung via Software bei immer mehr Firmen eingesetzt wird. Die Dienstreise wird im Vorfeld im System eingetragen, was den Vorteil hat, dass man natürlich auch den entsprechenden Versicherungsschutz genießen kann.

Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, dass man genau angeben kann, wann man die Firma verlässt und wann man zurück ist. Die Vorgesetzten werden über viele Softwarelösungen via Email darüber informiert, dass jemand ihrer Mitarbeiter auf Dienstreise, bzw. auf Geschäftsreise ist.

  • Digitale Erfassung der Dienstreise in entsprechendem Tool
  • Erfassung aller Ausgaben inkl. digitaler Ablage von Quittungen und Belegen
  • Auszahlung nach Berechnung der Kosten z.B. mittels Kilometergeldrechner
  • Freigabe der Abrechnung durch den Vorgesetzten

Nach Abschluss der Reise können zum Beispiel Bahnquittungen, Taxi Quittungen oder aber auch Rechnungen aus dem Hotel online in das Reiseabrechnungsportal hochgeladen werden. Diese Belege benötigt die Firma meist für die Abrechnung mit dem Finanzamt. Es ist möglich, dass jede Menge verschiedener Informationen in den Reiseportalen erfasst werden können.

Im Endeffekt können Summen und Beträge eingetragen werden und auch ein Kilometergeldrechner ist in der Regel enthalten. Somit kann genau festgelegt werden, wie hoch die Auszahlung der Reisekosten aussieht. Diese geschieht in den meisten Fällen vollkommen digital, bzw. der Vorgesetzte kümmert sich darum.

Welche Software kommt für die Dienstreisen Abrechnung in Frage?

Es gibt eine sehr große Auswahl an Softwarelösungen, die für die Abrechnung von Dienstreisen in Frage kommen.

Das bedeutet konkret, dass man sich im Vorfeld mit den unterschiedlichen Tools befassen sollte und genau ermitteln sollte, wie diese eingesetzt werden können und welches Tool über welche Vorteile verfügt. Anbei einige Beispiele für Rechnungssoftware, die speziell für Dienstreisen geeignet ist:

  • Lexware Reisekosten
  • Stotax Reisekosten
  • DATEV Reisekosten
  • HR Works Reisekosten
  • Trusted Reisekosten

Die Auswahl der Tools und Softwarelösungen in diesem Bereich ist mehr als umfangreich. Zahlreiche Lösungen können als Demo zunächst kostenlos genutzt werden, um sich einen Überblick darüber zu verschaffen, wie die entsprechenden Nutzungsvarianten aussehen können.

Bevor man sich für eine Software entscheidet ist es notwendig, im Vorfeld eine Liste von Requirements zu sammeln, die durch die Software in jedem Fall erfüllt werden müssen.

Nur, wenn diese Anforderungen alle erfüllt werden und die Software wirklich praktikabel ist, sollte man sich für ein bestimmtes Produkt entscheiden und dieses dann auch erwerben.

Welche Alternativen habe ich zur Abrechnung der Dienstreisen über die Firma?

Die Alternative zu einer Reisekostensoftware, die gekauft wird, ist meist eine Open Source Solution. Diese werden öffentlich und kostenlos zur Verfügung gestellt. Meist aus Gründen der Sicherheit entscheiden sich die Firmen jedoch dazu, nicht mit einer solchen Software zu arbeiten, sondern auf entsprechende Produkte von anderen Unternehmen zu setzen.

In den meisten Fällen richten sich die Kosten der Software danach, wie viele User mit der Software arbeiten und wie die Software genau eingesetzt werden soll. Das bedeutet konkret, dass je mehr User aktiv sind, desto höher sind die Kosten insgesamt.

Kosten für die Reisekosten Software

Viele Hersteller von Reisekostensoftware sorgen jedoch dafür, dass es pauschale Lizenzen für z.B. bis 100 oder bis zu 1.000 User gibt, so dass die Kosten nicht endlos hoch sind, wenn man sich für eine Software entschieden hat.

Mögliche Software Leistungen und Voraussetzungen: Simplified Travel, Customizable Reporting, Policy Monitoring, Travel Spend Reporting, VIP Concierge Services, Multi-Channel Platform.

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