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Kassabuch führen – Rechtliches, Tipps und Vorlagen – Software, Excel, Vorlage

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Das Kassenbuch – die Definition

Der Begriff Kassenbuch ist aus dem Rechnungswesen. Es erfasst alle Einnahmen und Ausgaben sowie Einlagen und Entnahmen in Barmitteln. Alle Geschäftsvorgänge, die mit Bargeld beglichen werden, stehen im Kassenbuch. Die Kassenbuchführung ist Teil der Buchführung eines Unternehmens.

Wer muss ein Kassenbuch führen?

Grundsätzlich entscheidet die Art des Unternehmens über die Pflicht der Führung eines Kassenbuchs.

So sind grundsätzlich folgende Unternehmen zur Führung eines Kassenbuches verpflichtet:

  • Unternehmen mit einem Handelsregistereintrag,
  • Unternehmen, die die Pflicht zur Bilanzierung und der doppelten Buchführung haben,
  • Unternehmen, die nach Art und Umfang einen kaufmännischen Geschäftsbetrieb erforderlich machen.

Freiberufler unterliegen nicht der Kassenbuchführungspflicht. Darunter fallen Rechtsanwälte, Ärzte, Steuerberater und Berufe aus dem künstlerischen, wissenschaftlichen, unterrichtenden oder erzieherischen Bereich, wie z.B. Journalisten, Übersetzer und Designer. Die Höhe der Umsätze und Gewinne ist in dieser Berufsgruppe völlig unabhängig.

Auch jene, die ein Kleingewerbe betreiben sind von einer Führung eines Kassenbuches befreit.

Dazu zählen all die gewerblichen Unternehmen, deren Betreiber sich nicht an die Bestimmungen des Handelsgesetzbuches (HGB) oder anderen kaufmännische Vorschriften zu halten brauchen, das heißt für die gewählte Rechtsform des Unternehmens, darf keine Bilanzierungspflicht gelten.

Die Höhe der Umsätze darf aber 600.000 EUR nicht überschreiten und der Gewinn darf auch maximal nur 60.000 EUR betragen.

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Warum muss ein Kassenbuch geführt werden?

In einigen Bereichen haben es die Unternehmen mit einer Vielzahl von Bargeldzahlungen zu tun. Zu nennen ist hier der Einzelhandel oder die Gastronomie. Damit keine Umsätze unterschlagen werden, hat der Gesetzgeber Vorsichtsmaßnahmen getroffen.

Dem Finanzamt (FA) interessieren die wahren Umsätze, damit nicht Steuerhinterziehungen vorgenommen werden können. Aber auch möglicher Schwarzarbeit, Sozialbetrug, untertariflicher Zahlung, Geldwäsche und anderen Straftat- oder Ordnungswidrigkeitstatbeständen können so auf die Schliche gekommen werden.

Die Rechtsgrundlage zum Führen eines Kassenbuches folgt aus § 146 Abgabenordnung (AO) und aus § 22 Umsatzsteuergesetz (UStG). Danach ist jeder Umsatz aufzuführen. Wer nach § 4 Abs. 3 Einkommenssteuergesetz (EStG) seinen Gewinn ermittelt, muss kein Kassenbuch führen, aber er muss Kassenberichte erstellen. Die Aufzeichnungen müssen dann nach § 22 UStG geführt werden, die auch für die Einkommenssteuer relevant sind.

Was ist ein Kassenbericht?

Ein Kassenbericht enthält die Gesamtsumme für jeden einzelnen Geschäftstag. Er trägt jeweils das Erstellungsdatum und wird handschriftlich erstellt. Er darf nicht zeitlich verspätet aufgearbeitet werden und mehrere Tage dürfen auch nicht zusammengefasst werden. Für das Finanzjahr bilden alle Kassenberichte die Kassenaufzeichnung.

Wie ist das Kassenbuch zu führen?

Folgende Informationen sind stets bei einem ordnungsgemäß geführten Kassenbuch verpflichtend und gilt für jede Buchung:

  • das Datum der Buchung,
  • eine eindeutige Belegnummer, z.B. die Rechnungsnummer,
  • ein erklärender Buchungstext,
  • die Kennzeichnung der Buchung als Einnahme oder Ausgabe,
  • der Nettobetrag der Einnahme oder Ausgabe zuzüglich der Währungsangabe,
  • der prozentuale Umsatzsteuersatz von 7 oder 19 %,
  • der Umsatzsteuerbetrag,
  • der Kassensaldo,
  • die Belege der Buchungen.

Die Führung des Kassenbuches in einer Kontoform ist am übersichtlichsten, da sich Ein- und Ausgaben gegenüberstehen.

So lässt sich im letzten Schritt der Saldo bilden, der anzeigt, wie viel Geld sich in der Kasse befindet. Dieser Saldo fließt bei bilanzierungspflichtigen Unternehmen in den Jahresabschluss ein. In der Bilanzierung kommt der Endbestand eines Kassenbuches unter dem Umlaufvermögen.

Der Beleg zum Kassenbuch

Jede Buchung erfordert auch einen dazugehörigen Beleg. Ein Grundsatz der ordnungsgemäßen Buchführung lautet: „Keine Buchung ohne Beleg“. Der Beleg ist Indiz für die Richtigkeit der Buchung und die Grundlage für eine Buchung. In Deutschland gilt eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren für Belege (§ 257 HGB).

Ein Beleg muss an Mindestangaben das Datum, eine Vorgangsbezeichnung und den Betrag enthalten.Die Belege unterscheiden sich nach ihrer Herkunft in interne und externe Belege.

Interne Belege, auch Eigenbelege, sind folgende:

  • Lohn- und Gehaltslisten,
  • Entnahmebelege in der Materialwirtschaft,
  • Kopien von Ausgangsrechnungen,
  • Kopien von Gutschriften,
  • Kopien von Quittungen und Schecks,
  • Stornobeleg und Umbuchungen.

Externe Belege sind Belege aus den Vorgängen des Unternehmens mit Dritten:

  • Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie eventuellen Gutschriften,
  • Quittungen und Bankbelege,
  • Wechsel und Schecks,
  • Steuerbescheide,
  • Verwarngelder, Bußgelder und Strafbescheide.

Unter Eigenbelege fallen auch Ersatzbelege für verloren gegangene Rechnungen oder Quittungen. Bei kleineren Ausgaben sind diese üblich und erlaubt (Nutzung von Münzfernsprecher, Kopierer, Porto, Parkuhren, Trinkgelder und ähnliches).

Für verloren gegangene Quittungen sollten Eigenbelege nur der Ausnahmefall sein. Ein korrekter Eigenbeleg muss folgende Angaben enthalten:

  • den Zahlungsempfänger mit vollständiger Anschrift,
  • die Art der Aufwendung,
  • das Datum der Aufwendung,
  • die Kosten (Gesamtpreis und evtl. Stück Einzelpreis),
  • einen Beleg für den Preis (Stück- oder Preislisten),
  • einen Grund für den Eigenbeleg (Verlust, Brand, Diebstahl, Unfall, Automatennutzung ohne Beleg),
  • und letztendlich das Datum mit einer eigenhändigen Unterschrift.

Für den Vorsteuerabzug bei Eigenbeleg gilt:
Kein Abzug möglich – nach § 15 UStG ist dafür eine ordentliche Rechnung nach § 14 UStG unabdingbar.

Fehler und deren Korrekturen im Kassenbuch

Schleichen sich beim Führen des Kassenbuches Fehler ein, dann sollten diese in keinem Fall unkenntlich gemacht werden, sondern diese sind zu korrigieren.
Dazu ist die fehlerhafte Buchung zu kennzeichnen und ein neuer Eintrag ist zu erstellen. Solch eine Änderung muss für eine außenstehende Person einfach nachvollziehbar und ersichtlich sein.

Bei der Kassenbuchführung tauchen oftmals typische Fehler auf, die bei einer ordnungsgemäßen Führung des Kassenbuches nicht geschehen dürfen. Dazu zählen:

  • Fehler bei den Ein- und Ausgängen, auch Einzahlungen und Privatentnahmen.
  • Keine freien Zeilen zwischen den einzelnen Buchungen, diese sieht das Finanzamt als Möglichkeit an, nachträglich Buchungen hinzuzufügen. Das Finanzamt ahndet dies als Ordnungswidrigkeit.
  • Änderungen im Kassenbuch sind nicht erlaubt, es müssen dann Korrekturen erfolgen.
  • Die Belege zum Kassenbuch müssen bei analoger Buchführung auch dort gesammelt werden. Bei digitaler Buchführung werden diese eingescannt und abgespeichert.
  • Kassenbuch und Kassenbestand sind eine Einheit. Der errechnete Saldo muss mit dem Bestand stets übereinstimmen.
  • Es müssen auch Nebenkassen oder Sonderkassen mit einfließen.
  • Wenn eine Einzelaufzeichnungspflicht besteht, dann ist ein Gesamtbetrag als Tageslosung nicht ausreichend. Die Kassenführung ist dann unzureichend. Das gilt auch, wenn eine Kassenbuchpflicht nicht besteht.
  • Die Pflicht zur Kassenbuchaufbewahrung besteht 10 Jahre. Deshalb sollten manuelle Kassenbücher nicht vorzeitig dem Reißwolf übergeben werden bzw. digitale Bücher nicht vorzeitig gelöscht werden.

Die gesetzlichen Anforderungen bei der Kassenbuchführung – Deutschland

  • 1. Vollständig und Chronologisch
    Alle Einträge müssen in der richtigen zeitlichen Abfolge stehen (§ 238 Abs. 2 HGB).
  • 2. Revisionssicherheit
    Kassenbücher dürfen sich hinterher nicht mehr verändern lassen, keine Einträge mit Bleistift und keine Leerzeilen.
  • 3. Aufbewahrungspflicht für 10 Jahre
    Die Aufbewahrungsfrist für Kassenbücher und Belege beträgt 10 Jahre (§ 257 Abs. 1 und 4 HGB).
  • 4. Zeitnahe Bearbeitung
    Die Bearbeitungsfrist für tägliche Bargeschäfte beträgt max. 1 Tag (§ 146 Abs. 1 AO).
  • 5. Verständlichkeit
    Ein sachverständiger Dritter muss in der Lage sein, sich in einer angemessenen Zeit einen Überblick verschaffen zu können (§ 145 AO).
  • 6. Führung des Kassenbuches in deutscher Sprache
    Das Kassenbuch ist in Deutschland für den deutschen Fiskus in deutscher Sprache zu erstellen (§ 146 Abs. 3 AO).
  • 7. Grundsatz – „Keine Buchung ohne Beleg“
    Es ist keine Buchung ohne Quittung, Rechnung oder sonstigen Nachweis vorzunehmen (§ 238 Abs. 2 HGB).
  • 8. Einzelaufzeichnungspflicht
    Alle Buchungen sind im Kassenbuch einzeln aufzuführen. Ausnahme: Unternehmen mit großem Bargeschäftsanteil können den Tagessaldo eintragen. Mithilfe des Kassenberichts erfolgt die Belegung der Ein- und Ausgaben.

Diese Anforderungen gelten für alle, die ein Kassenbuch führen. Dies gilt auch für die jenen, die das Kassenbuch freiwillig führen.

Die Sanktionen bei einer fehlerhaften Kassenbuchführung

Der Unternehmer ist gegenüber dem Staat zu einer ordnungsgemäßen Buchhaltung und -führung verpflichtet. Bei einer fehlerhaften Kassenbuchführung, fehlenden Angaben, nachträglichen Korrekturen werden Berichtigungen verlangt. Die gesetzlichen Vorgaben dürfen nicht missachtet werden. Es drohen sonst:

  • Freiheitsstrafen bei Steuerhinterziehung
    Es kann ein Anfangsverdacht der Steuerhinterziehung nach § 370 AO gegeben sein (bei bewusst falsch eingetragenen Tageslosungen, bei Führung von schwarzen Kassen, bei Beschäftigung von Schwarzarbeitern usw.).
  • Entzug von Steuervergünstigungen
  • Hinzuschätzungen gemäß § 162 AO
    Kann erfolgen bei nur rechnerischer Kassenführung oder wenn das Kassenbuch unvollständig, mit vielen Änderungen belegt ist oder Einzelaufzeichnungen fehlen.
  • gewerberechtliche Sanktionen
    Gewerbeuntersagung, Widerruf von Approbation, Widerruf von Betriebserlaubnissen
  • Bußgelder

Die Kassenbuchführung mit Vorlagen

Ein Kassenbuch darf nicht mit einer Excel- oder Word-Datei geführt werden. Dies widerspricht den Grundsätzen einer ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen.

Eine Kassenbuch Vorlage für Word oder Excel kann hingegen genutzt werden. Der Unterschied zur Verwendung einer Word- oder Excel-datei besteht darin, dass die Vorlage sich auf das Vorhandensein auf dem PC beschränkt. Das Ausfüllen und anschließende Drucken ist der Unterschied.
Für Unternehmen mit überschaubaren Bargeldbewegungen ist dies akzeptabel.

Das handschriftliche Kassenbuch

Einmal gibt es Kassenbücher in Schriftform unter Büroartikel in diversen Büroartikelgeschäften, die dann handschriftlich auszufüllen sind.
Dann können eigene Word- oder Excel-Kassenbuchvorlagen gestaltet und ausgedruckt werden. Diese dürfen aber keine Buchungen aufweisen und müssen die gesetzlichen Bedingungen für ein Kassenbuch erfüllen.

Auch hier ist zu sehen, dass nur bei einer geringen Anzahl von Bargeldbewegungen ein handschriftliches Kassenbuch akzeptabel ist.

Die elektronische Kassenbuchführung mit Online-Tools

Mit dieser Kassenbuchführung werden die Kassenbelege online erfasst und mit Hilfsprogrammen umgesetzt. Es wird hier viel Zeit erspart, da entsprechende Tools die Kassenbuchführung durchführen und überprüfen. Die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchhaltung werden hier eingehalten.

Kassenbuchhaltung mit einer Buchhaltungssoftware

Es gibt heut zu Tage ausgeklügelte Finanzsoftware, die als Buchhaltungssoftware effektiv und zeitsparend jedem Unternehmer viel Arbeit und Mühe abnimmt. Eine gute Buchhaltungssoftware ist selbsterklärend und führt den Unternehmer.

Tipp: In unserem Überblick zum Thema Buchhaltungssoftware in Österreich informieren wir zu Software, Angeboten und Tipps im Überblick.

Es wird viel Rechenarbeit erspart und der Unternehmer kann die Bestände seines Unternehmens stets im Blick halten, was auch diesbezüglich des Kassenbuchs gilt.

Letztendlich trägt der Unternehmer die Verantwortung für die ordentliche Buchführung in seinem Unternehmen. Er haftet bei Unstimmigkeiten in seinem Kassenbuch.

Quellen und weitere Informationen zum Kassenbuch führen in Österreich & Deutschland

Info: Für die jeweils genau geltenden Regelungen und gesetzlichen Vorgaben für ein Kassenbuch in Österreich, Deutschland oder anderen Ländern lassen Sie sich am besten bei einem Steuerberater informieren. Auch die WKO kann hierbei beratend zur Seite stehen.