Mahnwesen, Zahlungserinnerung, Mahnung schreiben

Das Thema Zahlungserinnerung und Mahnung an Kunden ist wichtig, um sicherzugehen dass Sie das Geld für ihre Dienstleistungen und Produkte erhalten.

Daher sollten Sie sich mit dem Thema Mahnwesen als UnternehmerIn genau beschäftigen. In diesem Artikel informieren Wir über Tipps und Ablauf rund um Inkasso, Zahlungserinnerung und Mahnung schreiben in Österreich – Mit Infos zu Vorlagen und Optionen.

Schritt 1: Verzug erkennen

In der ersten Phase müssen Sie natürlich zunächst feststellen, ob für Ihre Forderung Verzugsanforderungen bestehen. Bei Geschäftskunden startet der Verzug, sofern im Vertrag nichts anderes bestimmt ist, 30 Tage nach Leistungserbringung und nicht nach Rechnungsstellung! Wenn Ihre Kunden Verbraucher sind, beginnt die 30-Tage-Frist erst nach Ausstellung der Rechnung, sofern Sie nichts anderes vereinbart haben.

Stockfoto-ID: 284030788 Copyright: AndreyPopov, Bigstockphoto.com — Wichtig: Aktuelle Rechnungen prüfen & Mahnungen rechtzeitig schicken!
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Zahlungserinnerung

Obwohl es gesetzlich die gleiche Wirkung hat wie eine Mahnung – es versetzt die Schuldner in Verzug -, wird eine Zahlungserinnerung oft als leiser Hinweis verstanden und die Gläubiger beleidigen den säumigen Kunden nicht.

Sie kennen vielleicht Sätze wie „Natürlich ist es Ihrer Achtsamkeit entgangen, dass die XY-Rechnung fällig wurde. Wir bitten um einen Ausgleich bis zum {Stichtag}.

„Wie im Falle einer Mahnung legen Sie auch hier einen neuen Zahlungstermin für maximal 10-14 Tage fest, um den Kunden an eine Zahlung zu erinnern, aber Sie formulieren diese viel angenehmer oder sogar lustig.

Tipp: In unserem Ratgeber zum Thema Zahlungsziel und Zahlungsverzug in Österreich gibt es einen Überblick zum Thema.

Schritt 2: Erstellen Sie eine Mahnung

Wenn Ihr Kunde in Verzug ist, sollte der Gläubiger nicht besonders lange warten, um einen Brief mit offizieller Mahnbenachrichtigung zu schreiben. In den nächsten beiden Abschnitten werden wir diskutieren, wie dies konkret aussieht und an welche erforderlichen Komponenten erinnert werden sollte.

Nur im Voraus: Formulieren Sie ein Mahnungsschreiben entsprechend der bisherigen Beziehung zu dem Kunden. Es kann gut sein, dass Ihr Kunde wirklich einfach nicht rechtzeitig bezahlt hat, und es dafür keine böse Absicht gibt.

Um die Kundenbeziehungen nicht zu belasten, können Sie zuvor vertrauenswürdigen Kunden eine Zahlungserinnerung mit einem etwas freundlicheren Ton zusenden. Rechtlich besteht jedoch kein Unterschied zwischen Mahnung und Zahlungserinnerung.

Es ist nicht mehr als eine Mahnung erforderlich, aber in vielen Geschäftsbereichen ist es üblich, maximal dreimal zu mahnen.

Schritt 3: Telefonisch Mahnen

Anstelle einer schriftlichen Mahnung über die Zahlung können Sie natürlich auch den Telefonhörer heben und Ihre Kunden telefonisch erinnern. Dies hat einen wichtigen Vorteil: Wenn Sie Glück haben, werden Sie bald herausfinden, warum der Kunde nicht bezahlt hat.

Grundsätzlich kann dieser Anruf einen Kunden in Verzug bringen. Telefonanrufe in einem gerichtlichen Mahnverfahren sind jedoch schwer nachzuweisen. Daher wird immer eine schriftliche Zahlungserinnerung oder eine Mahnung empfohlen, wenn Sie Ihre Rechnung eintreiben möchten.

Wie ein Anruf an einen Kunden abläuft, ist sehr unterschiedlich. Der eine findet es sehr nett, dass er nicht gleich abgemahnt wird, ein anderer fühlt sich eher gefordert. Grundsätzlich wird es meist positiv wahrgenommen.

Telefonmahnung gegen klassische Mahnungen

Ungewöhnliche Forderungen bedrohen jedes Unternehmen, von Kleinstunternehmen bis hin zu globalen Unternehmen. Je nach Anzahl und Häufigkeit ungewöhnlicher Forderungen können sie das gesamte Unternehmen zerstören. Ein komplexes Mahnsystem ist daher die höchste Verantwortung eines jeden Unternehmers.

Schritt 4: Schreiben Sie weitere Mahnungen

Theoretisch reicht eine Mahnung aus. Natürlich sollten Sie auch darauf achten, um welche Art von Kunde es sich handelt. Sie müssen auch Ihre Liquidität überwachen. Jede Mahnung ist die Zeit und das Geld wert. Heute werden maximal 2 Mahnungen versendet, manchmal 3.

Wenn Sie die Zahlungserinnerung nicht als erste Mahnung sehen, formulieren Sie jetzt ein Mahnschreiben, das etwas schärfer klingt und ein neues Zahlungsdatum festlegt. Sie setzt sich jedoch nach der Erinnerung der Zahlung mit der zweiten Mahnung fort.

Zum Beispiel ein typischer Text: „Es tut uns leid, wir konnten den Zahlungseingang aus unserer Zahlungserinnerung vom {Datum} nicht erkennen. Wir möchten sie daher darum bitten, den überfälligen Rechnungsbetrag in der Höhe von {euro} bis spätestens {deadline} auf das von uns angegebene Konto zu überweisen. Andernfalls sind wir gezwungen, Ihnen standardmäßig Zinsen und Gebühren in Rechnung zu stellen. “

Die 3. Abmahnung ist die letzte Verwarnung, bevor Sie gerichtliche Schritte einleiten und beispielsweise ein Mahnverfahren beantragen oder sich an ein Inkassounternehmen wenden.

Dementsprechend sollte in Bezug auf den Wortlaut klar sein, dass es keine weiteren außergerichtlichen Mahnungen geben wird. Stellen Sie die spezifischen Konsequenzen vor, berechnen Sie die Zinsen für überfällige Schulden und Aufwendungen, um die ausstehenden Kosten zu decken, und legen Sie eine kurze Frist für die Zahlung von fünf bis sieben Tagen fest, um die Dringlichkeit zu unterstreichen.

Schritt 5a: Schalten Sie den Anwalt ein

Wir sind immer noch in einer außergerichtlichen Einigung. Wenn Sie kein Inkassounternehmen oder Anwalt anrufen möchten, fahren Sie mit Schritt 6 oder 7 fort.

Auch wenn Sie zu diesem Zeitpunkt einen Anwalt engagiert haben, heißt das nicht, dass dieser Fall nun unweigerlich vor Gericht gebracht wird. Ihr Kunde zahlt nach den oben beschriebenen Schritten immer noch nicht, dann hilft in vielen Fällen der Brief des Anwalts. Wenn der Schuldner in Verzug ist, können Sie dem Schuldner natürlich auch die Kosten eines Anwalts auferlegen.

Schritt 5b: Alternative – Ein Inkassobüro

Eine Alternative zu einem Anwalt ist ein Inkassobüro. Das Inkassobüro fühlt sich oft schlecht an. Suchen Sie daher nur seriöse Firmen.

Da sie versuchen werden, die Kreditwürdigkeit Ihres Kunden realistisch einzuschätzen, damit sie Ratenzahlungen usw. veranlassen können. Darüber hinaus kann Ihnen ein Inkassounternehmen bei der Kontrolle des Eingangs von Forderungen behilflich sein. Auch hier hat der Schuldner die Kosten des Inkassobüros zu tragen.

Schritt 6: Klage einreichen

Bisher wurden alle außergerichtlichen Anstrengungen unternommen, um den Schuldner zur Zahlung zu bringen. Wenn all dies nicht hilft, hilft normalerweise nur einer gerichtliche Mahnung und das gerichtliche Verfahren. Sie sollten ein Verfahren nur starten, wenn alle Möglichkeiten ausgeschöpft sind. Weil es langwierig und kostspielig sein kann – abhängig von der Höhe der Ansprüche.

Schritt 7: Gerichtliches Mahnverfahren

Wenn Ihre Forderung eindeutig ist und Sie davon ausgehen, dass der Client keine Einwände erhebt (z. B. aufgrund von Mängeln, Nichterhalt von Waren usw.), sollten Sie ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten.

Für Sie als Unternehmer ist das ganz einfach und ohne große Hilfe machbar. Es gibt vorgefertigte Formulare, die Sie online ausfüllen und an das für Sie zuständige Gericht senden können. Wenn der Schuldner keine Einwände erhebt, erhalten Sie einen „Titel“, mit dem Sie mit der Zwangsvollstreckung beginnen können. Alternativ übernimmt ein Anwalt oder ein Inkassobüro diese Aufgaben.

Schritt 8: Durchsetzung ausführen

Nachdem Sie einen Vollstreckungstitel erhalten haben, können Sie die offenen Forderungen mithilfe eines Gerichtsvollziehers abholen oder eine Kontopfändung ausführen. Natürlich müssen Sie die Bankdaten Ihres Kunden kennen.

Schritt 9: Rechtliche Schritte

Wenn Ihr Schuldner einen Einwand gegen die Forderungen erhebt, haben Sie oft keine andere Wahl, als eine Klage einzureichen. Zu diesem Zeitpunkt sollten Sie sich jedoch an einen Anwalt wenden.

Wenn auch nur, weil viele Formalitäten zu beachten sind. Sie sollten sich auf Ihre Arbeit konzentrieren und sich keine Sorgen machen. Übersteigt die Klage 5.000 Euro, wird der Sachverhalt vor dem Amtsgericht geprüft, bei dem die Strafverfolgungsbehörden Vorrang haben.

Schritt 10: Strafanzeige einreichen

In seltenen Fällen fahren Sie mit Schritt 10 fort. Häufig erzielen Sie spätestens in den Schritten 4 und 5 den größtmöglichen Erfolg. Wird der Schuldner verdächtigt, dass er gegen das Strafrecht verstoßen hat, wie z. B. Betrug oder Insolvenzverschleppung, können Sie eine Strafanzeige einreichen. Der Geschäftsführer ist auch mit seinem persönlichen Vermögen verantwortlich. Sie sollten jedoch niemals auf einen Anwalt verzichten. Sie können die rechtlichen Konsequenzen wahrscheinlich nicht abschätzen.

Fazit: Grundsätzlich ist eine Mahnung genug

Wie Sie gesehen haben, gibt es eine Reihe von Mahnungen. Grundsätzlich reichen Mahnungen aus, um die Schuldner zum Zahlen zu bringen.

Der letzte Brief eines Anwalts wirkt mit vielen wahre Wunder. Wenn all dies nicht hilft, können Sie eine Klage erheben, z. B. eine Mahnverfahren (wenn der Client die Forderung nicht abstreitet) oder eine Klage (wenn der Client Einwände gegen Ihre Klage erhebt).

Kommunizieren oder klagen?

Obwohl es jetzt wahrscheinlicher ist, dass Schuldner in Verzug geraten, und Mahnungen relativ einfach zu erhalten sind, sollten Sie sich darauf konzentrieren, ordnungsgemäß und freundlich mit Kunden zu kommunizieren. Mögliche Optionen, insbesondere für Kunden, deren Zahlungsgewohnheiten unbestritten sind, sind:

Schreiben Sie für jede Ausgangsrechnung einen positiv formulierten, aber unverwechselbare Zahlungserinnnerung, zum Beispiel:

Wenn Sie diese Rechnung nicht innerhalb der nächsten 30 Tage bezahlen, werden Sie gemäß § 286 BGB automatisch in Verzug gebracht und alle mit einem späteren Mahnverfahren verbundenen Kosten müssen von Ihnen getragen werden. Bitte kontaktieren Sie uns im Falle einer abschätzbaren Zeitverzögerung. “

Kurz bevor der Verzug eintritt, werden Sie telefonisch über den Ablauf der Zahlungsfrist informiert und stellen auch sicher, dass die Rechnung tatsächlich eingetroffen ist.

Nach dem Verzug senden Sie eine (einmalige) schriftliche Mahnung. Darin tragen Sie die Kontonummer, das Datum des Kontos und die Startzeit der Verzugs ein. Planen Sie großzügige Postlaufzeiten von drei Tagen mit ein. Bitte bestätigen Sie die Rechtsgrundlage für verspätete Zahlung und geben Sie das Datum an, an dem Sie ein Mahnverfahren einleiten.

Berechnen Sie abhängig von der Höhe des Schadens und der Dauer der vorherigen Geschäftsbeziehung die Größe des Puffers von mehreren Tagen bis zu zwei Wochen, damit Ihr Kunde genügend Zeit hat, um mit Ihnen eine gegenseitige Einigung zu erzielen.

Das Mahnwesen erfordert Fingerspitzengefühl. Grundsätzlich hat es Ihr Kunde einfach vergessen, die Rechnung pünktlich zu bezahlen – oder er kann einmal nicht wegen eines überfälligen Kunden bezahlen, und Sie sind beide Opfer eines Dominoeffekts. Ein kurzes Telefongespräch reicht normalerweise aus, um eine Schuldzusage am anderen Ende der Leitung zu bekommen.

Wichtig: Die genauen Regelungen für das Mahnwesen in Österreich und Deutschland können sich voneinander unterscheiden.

Genaue Details gibt es beim Rechtsanwalt sowie bei der Wirtschaftskammer Österreich. In unserer Linkliste finden Sie weitere Details und Tipps zum Thema Zahlungserinnerung, Mahnung Vorlage sowie Inkasso.

Mahnwesen – Rechtliches, Tipps zum Zahlungsziel und Vorlagen – Inkasso, Forderungsmanagement, Zahlungserinnerung