Offene Posten im Mahnwesen – Buchhaltung – Rechnungssoftware, Buchhaltungsprogramm

Der Arbeitsalltag in der Buchhaltung kann sehr angenehm sein, wenn alles seinen gewohnten Lauf nimmt.

Dazu gehört, dass alle Kunden planmäßig ihre Rechnungen bezahlen und somit alle Forderungen ausgeglichen werden. Unangenehm und teilweise recht aufwändig kann es hingegen werden, wenn Kunden ihren Zahlungsverpflichtungen nicht nachkommen und ein Unternehmen hinter dem Geld praktisch herlaufen muss.

Feststellen von offenen Posten – die Offenen-Posten-Liste

Die Arbeit in der Buchhaltung sollte strukturiert gestaltet werden. Dazu gehört, dass eine regelmäßige Kontrolle über die Geldeingänge und der noch offenen Positionen durchgeführt werden sollte. Das kann am besten über eine Aufstellung der offenen Posten in einer sogenannte Offenen-Posten-Liste (OP-Liste), welche sich in den meisten Fällen ganz einfach über das Buchhaltungsprogramm generieren lässt, geschehen.

Eine OP-Liste enthält alle Forderungen, die nach Ablauf des Fälligkeitsdatums von Rechnungen noch nicht ausgeziffert werden konnten, da entweder noch kein Geldeingang festgestellt werden konnte oder nicht die korrekte Rechnungssumme eingegangen ist. Die OP-Liste kann idealerweise so konfiguriert werden, dass diverse Sortierungen, zum Beispiel nach Forderungsgröße oder Forderungsalter, definiert werden können.

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Wichtig: Ein genauer Überblick über die offenen Posten in der Buchhaltung!
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Es ergibt insbesondere Sinn, sich das jeweilige Forderungsalter anzuschauen. Denn je älter eine Forderung ist, desto schwieriger ist es in der Regel diese zeitnah bzw. überhaupt einzutreiben. Gründe dafür können sein, dass es immer schwieriger für Kunden wird, diese Fälle nachzuvollziehen, wenn es zum Beispiel personelle Umstrukturierungen gab und verantwortliche Personen eventuell gar nicht mehr im Unternehmen arbeiten.

In anderen Fällen muss das fordernde Unternehmen feststellen, dass das schuldende Unternehmen bereits gar nicht mehr existiert. Ein pünktlicher bzw. frühestmöglicher Zahlungseingang liegt außerdem im Interesse eines jeden Unternehmens, um die Liquidität des Unternehmens zu erhalten. In jedem Fall ist die Implementierung eines funktionierenden Forderungsmanagements unabdingbar.

Rechtliche Bedingungen

Zunächst einmal ist bei einem Vertrag, wie zum Beispiel bei einem Kaufvertrag gemäß § 433 BGB oder bei einem Werkvertrag gemäß § 631 BGB, der Käufer bzw. Besteller zur Entrichtung der vereinbarten Vergütung an den Gläubiger verpflichtet. Er ist damit der Schuldner.

Nach § 286 BGB gerät der Schuldner in Verzug, sobald das Fälligkeitsdatum überschritten wurde. In jedem Falle gerät er nach 30 Tagen „nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung oder gleichwertigen Zahlungsaufstellung“ (§ 286 (3) S. 1 BGB) in Verzug.

Achtung sei geboten bei Rechtsgeschäften mit Endverbrauchern, denn in diesen Fällen muss das Zahlungsziel explizit in den Rechnungen ausgewiesen werden. Bei Rechtsgeschäften im B2B-Bereich ist ein Verweis auf die allgemeinen Geschäftsbedingungen, in welchen die Zahlungsbedingungen des Gläubigers aufgeführt werden, ausreichend. Abweichend hiervon kann der Schuldner bereits mit Zugang einer Mahnung durch den Gläubiger in Verzug geraten.

Durchführung des Mahnverfahrens

Gerät ein Schuldner in Verzug, sollten Schritte des Mahnwesens eingeleitet werden, um ausstehende Forderungen einzutreiben. Zunächst empfiehlt es sich den Schuldner persönlich, zum Beispiel telefonisch, zu kontaktieren. Auf diese Weise ist ein direkter Austausch und ebenso eine Einschätzung der Gesamtsituation möglich. Ein Gläubiger kann außerdem schriftliche Mahnungen an den Schuldner versenden, ist jedoch gesetzlich nicht dazu verpflichtet.

In der Regel wird die Formulierung der Mahnung mit jeder weiteren Mahnung strenger. Üblicherweise werden bei einer ersten Mahnung noch keine Verzugszinsen an den Schuldner berechnet. In der Regel werden mit Folgemahnungen nicht nur die Hauptforderung gefordert, sondern zusätzlich Mahnkosten und Verzugszinsen berechnet.

Die Höhe der Verzugszinsen richtet sich dabei nach den Regelungen in § 288 BGB. Demnach können Verbrauchern Verzugszinsen in Höhe von 5 % über dem Basiszinssatz und im B2B-Bereich können 9 % über dem Basiszinssatz berechnet werden. Der Basiszinssatz wird in regelmäßigen Abständen von der Europäischen Zentralbank festgelegt und kann unter www.basiszinssatz.de/ abgerufen werden. Die Zeitabschnitte zwischen gesendeten Mahnungen belaufen sich in der Regel auf 7 bis 10 Tage.

Ein Gläubiger kann sein Forderungswesen auch vollständig an ein externes Unternehmen auslagern, welches sich um all diese und alle nachfolgenden Schritte kümmert (Stichwort „Factoring“). Somit kann sich ein Unternehmen vollständig auf das eigentliche Geschäft konzentrieren.

Einschaltung Dritter – das außergerichtliche Mahnverfahren

Waren alle zuvor durchgeführten Schritte erfolglos, kann ein Gläubiger sich Hilfe über einen Rechtsanwalt besorgen oder auch ein Inkassounternehmen einschalten. Doch was ist wann sinnvoll? Ein Inkassounternehmen hat zumeist umfassende Erfahrungen im Forderungswesen und ein umfangreiches Portfolio an Möglichkeiten Forderungen einzutreiben. Ein Inkassounternehmen wird vorzugsweise in den Fällen eingesetzt, in denen Forderungen unbestritten sind.

Die Forderung wird dabei entweder an das Inkassounternehmen abgetreten oder es wird eine Vollmacht zur Eintreibung der Forderung im Namen des Gläubigers erteilt. Die Vergütung für das Inkassounternehmen erfolgt dabei oftmals erfolgsabhängig und die Eintreibung der Forderung wird deshalb oft sehr hartnäckig durchgeführt. Die Einschaltung des Inkassounternehmens stellt eine vergleichsweise kostengünstige Alternative dar.

Bestreitet der Schuldner jedoch die Rechtskraft oder Richtigkeit der Forderung, dann empfiehlt sich der Einsatz eines Rechtsanwaltes, der den Gläubiger, sollte es zu einem gerichtlichen Streit kommen, auch vor Gericht vertreten kann. Bei Inanspruchnahme eines Rechtsanwaltes ist mit deutlich höheren Kosten zu rechnen, kann jedoch gegenüber dem Schuldner einen wirkungsvolleren Effekt zeigen.

Das gerichtliche Mahnverfahren

Der nächste Schritt kann die Beantragung eines Mahnbescheids im elektronischen Verfahren unter https://www.online-mahnantrag.de/ darstellen. Der Gläubiger muss hierfür Gerichtsgebühren zahlen. Es empfiehlt sich vorher nachweislich mindestens eine Mahnung an den Schuldner ausgesprochen zu haben, damit ein Zahlungsverzug eindeutig vorliegt. Der Schuldner bekommt hierbei durch das Amtsgericht einen Mahnbescheid und darauf folgend, wenn diesem nicht vom Schuldner widersprochen wurde, einen Vollstreckungsbescheid zugestellt. Das gerichtliche Mahnverfahren ist kostengünstiger als eine Klage. Es kann aber bei Widerspruch durch den Schuldner zu einem Gerichtsverfahren kommen.

Lückenlose Dokumentation von Vorteil

Eine Forderung sollte grundsätzlich nachweisbar sein, weshalb ein Gläubiger geschäftliche Vorfälle lückenlos dokumentierten sollte. Das vereinfacht, vor allem im Streitfall, das Nachvollziehen der Rechtskraft der Forderung. Hierbei sollten nicht nur an Schuldner versandte Rechnungen und Mahnungen, sondern auch schriftliche Beauftragungen und jegliche Korrespondenz zu einem Vorgang gebündelt aufbewahrt werden.

Verjährungsfrist unbedingt im Auge behalten!

Ein funktionierendes Mahnwesen, bei welchem regelmäßig Forderungen überprüft, angemahnt und hoffentlich eingetrieben werden, ist nicht nur wegen zuvor genannten Gründen, wie die steigende Ausfallwahrscheinlichkeit mit dem steigenden Forderungsalter oder die Verbesserung der Liquidität des Unternehmens, wichtig. Da wäre auch noch das Thema mit der Verjährungsfrist: Gemäß § 195 BGB beträgt die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre.

Die Verjährungsfrist beginnt dabei mit dem Schluss des Jahres, in welchem der Anspruch entstanden ist und nicht ab dem Zeitpunkt der Rechnungsstellung. Ein Anspruch auf Zahlung verjährt ab dann nach drei Jahren mit dem Ablauf des 31. Dezember des dritten Jahres. Das bedeutet für den Gläubiger, dass er keinen Rechtsanspruch mehr auf Zahlung der Forderung durch den Schuldner hat. Das Gleiche gilt auch in Fällen mit Restforderungsbestand, wenn der Schuldner zwischendurch Teilzahlungen geleistet hat.

Bei der Auswahl der Schritte, die ein Unternehmen bei der Eintreibung von Forderungen trifft, ist letztlich sicherlich die Höhe der Forderung ausschlaggebend. Hierbei sind Kosten und Nutzen abzuwägen.

Vermeidung offener Posten

Es gibt ein paar wenige Tricks, um offene Posten von vornherein zu vermeiden. Hierbei bieten sich die Forderung von Vorauszahlungen an. Der Gläubiger kann von seinen Kunden vor Lieferung oder Leistungsausführung eine Vorauszahlung fordern. Sollte diese nicht fristgemäß vor der Lieferung oder Leistungsausführung beim Gläubiger eingehen, kann der Gläubiger seine Leistungserbringung so lange verweigern, bis der Kunde gezahlt hat.

Bei Werkverträgen empfiehlt sich eine Rechnungsstellung, welche sich an bestimmte Leistungsabschnitte ausrichtet. Zahlt der Kunde diese nicht, kann der Gläubiger mit der Ausführung des nächsten Leistungsabschnitts warten, bis Teilforderungen vollständig beglichen wurden.

Bevor ein Unternehmen ein Geschäft mit einem potenziellen Geschäftspartner eingeht, hat es außerdem die Möglichkeit sich vorab Bonitäts- und Wirtschaftsauskünfte einzuholen, um so das Ausfallrisiko einschätzen zu können.

INFO: Dieser Artikel bezieht sich auf das Thema Offene Posten im Mahnwesen – Wie kann man diese buchhalterisch behandeln mit Bezug auf die Regeln und Vorgaben in Deutschland. Für Details zum Thema Offene Posten im Mahnwesen in Österreich bitte in unserer Liste an weiterführenden Links für Österreich informieren oder bei der Wirtschaftskammer Österreich oder einem Steuerberater vor Ort genaue Informationen zu ihren offenen Fragen einholen.

Offene Posten im Mahnwesen in Österreich – Tipps & Informationen

https://www.haude.at/offene-posten
https://grs.at/alle-offenen-posten-im-blick-vom-verwendungszweck-und-nutzen-einer-op-liste/

Tipp: Wer eine Rechnungssoftware oder ein Buchhaltungsprogramm nützt der hat meist in der Software für die Buchhaltung die Option Offene Posten einzunehmen und kann so das Mahnwesen und die Verwaltung vereinfachen. Einen Überblick zum Thema Buchhaltungssoftware in Österreich liefert unser Ratgeber.

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