Projekt Management Software Übersicht – Tools & Anbieter

Das Thema Projektmanagement ist in vielen Berufen von großer Bedeutung. Bevor hier entsprechend losgelegt werden kann, ist es jedoch wichtig, dass erst einmal geklärt wird, was überhaupt hinter dem Begriff Projekt steckt.

Bei einem Projekt handelt es sich um ein Vorhaben, dass unter Berücksichtigung aller Details in einem vorher definierten Zeitraum vollzogen wird.

Projekte gibt es in verschiedenen Branchen, wie zum Beispiel in der IT, in der Automobilindustrie, auf dem Bau sowie bei Versicherungen als auch im Segment der Gartenpflege. Jeder kann selbst bestimmen, was er zu seinem Projekt macht. Wichtig ist nur, dass ein Projekt gut geplant wird und dass es natürlich auch abgeschlossen werden muss.

Wichtig: Vorab informieren und zum Thema Projektmanagement beraten lassen!

In der Regel handelt es sich bei einem Projekt auch um etwas neues, dass es vorher noch nicht gab. Zu differenzieren ist also zwischen beruflichen Projekten, die von erfahrenen Projektmanagern vollzogen werden und jenen Projekten, die z.B. privat im Garten beim Bau eines Pools oder eines Grills umgesetzt werden sollen.

Experten Tipps von Richard Windischbacher – Coach & Business Trainer

Richard Windischbacher Coach & Business Trainer — GRAZ, AUSTRIA – JUNE 09: A participant of the fair poses at the Getty Images portrait studio during 15 Seconds Festival at Stadthalle on June 9, 2017 in Graz, Austria (Photo by Alexander Hassenstein/Getty Images)

 

Kommunikation

Binden Sie, sofern Sie die Möglichkeiten haben ihr Team so früh wie möglich in das Projekt ein. Jede Entscheidung die gefällt wird, sollte an das Team kommuniziert werden. Das hat den Vorteil, dass sich Ihre Mannschaft zugehörig fühlt und das Projekt unterstützt. Egal welches Projekt sie angehen, es wird immer kritische Stimmen geben. Auch diese sollten gehört werden. Lassen Sie zu, dass ihr Team ihnen Feedback geben kann. Oft ist dieser Schritt sehr mühsam und zeitaufwendig, kann jedoch entscheidend über den Erfolg des Projektes sein!

Gelassenheit

Viele Projekte sind sehr emotionsgeladen. Es geht oft um Status, Erfolg und Karriere. Ich rate Führungskräfte gelassen mit Konfrontationen umzugehen. Man sollte sich die Frage stellen: Will ich Recht haben oder will ich, dass das Projekt schnellstmöglich zum Abschluss gebracht wird?
Ich empfehle auch, zu meditieren oder sich in heißen Phasen des Projekts eine “Denkpause” zu nehmen.

Schalten Sie Mobiltelefone aus und nehmen Sie sich eine Stunde! Zeit um in der freien Natur, bei einem Spaziergang, oder in einem “Denkraum” über das Projekt nachzudenken.
Warum sollte man das tun? Heutzutage hat niemand mehr die Zeit sich in Ruhe Gedanken zu machen. Sie werden sehen, wenn Ruhe in ihrem Kopf einkehrt, finden Sie schneller Lösungen zu Problemen und bekommen einen anderen Blickwinkel auf ihre Ziele und Projekte.

Budget

Controlling – Setzen Sie sich auch hier klare Ziele. Gerne wird auf das Controlling vergessen. Man glaubt gar nicht wie oft ich den Satz “Es wird sich schon irgendwie ausgehen” im Führungskräfte-Coaching höre.

Kleine erreichbare Meilensteine helfen, um Ihr Budget im Auge zu behalten. Auch wenn Sie ein großes Budget haben, brechen Sie es herunter in kleine Stücke. So sind Sie weniger in der Versuchung große Investitionen leicht zu bewilligen. Denken Sie über Budgetausgaben in Ruhe nach. Was brauchen wir wirklich?

Weitere Informationen gibt es auf https://www.windischbacher.com/

Was haben alle Projekte gemeinsam?

Alle Projekte haben gemeinsam, dass im Vorfeld der Scope des Projektes definiert werden muss. Das bedeutet konkret, dass genau festgelegt werden muss, was zum Inhalt des Projektes zählt und was eben nicht zum Projekt zählt. Somit kann der Inhalt klar eingegrenzt werden.

Nachdem das Projekt inhaltlich charakterisiert wurde, ist es notwendig, dass auf die Requirements, bzw. die Anforderungen geschaut wird. Das so genannten Requirements Engineering ist eine Teildisziplin im Projekt Management und mehr als bedeutungsvoll. Es gilt zu wissen, dass Projekte in jedem Fall sehr unterschiedlich aufgesetzt werden können, aber die Anforderungen einmal klar definiert werden müssen.

Nachdem die Anforderungen geklärt sind, ist es wichtig, dass auch die Risiken festgehalten und analysiert werden. Das Risikomanagement ist bei einem Projekt von hoher Priorität, denn es wird immer wieder danach gefragt, welche Risiken das Projekt aktuell hat und was im Bereich Risikomanagement von Bedeutung ist.

  • Requirements Analyse
  • Risiko Management
  • Zeitplanung inkl. Milestones
  • Budgetplanung
  • Ressourcenplanung

Neben dem Risikomanagement ist es wichtig, dass natürlich auch eine Ressourcenplanung und Budgetplanung aufgebaut wird. Die Ressourcenplanung in einem Projekt macht deutlich, wie viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter benötigt werden, um die entsprechende Aufgabe zu vollziehen.

Darüber hinaus ist es wichtig, dass auch eine Budgetplanung erfolgt. Jeder Mitarbeiter, jede Mitarbeiterin kostet Geld und zwar je Stunde sowie je Tag. Diese Kosten müssen bei einem Projekt im Vorfeld natürlich ermittelt, bzw. geschätzt werden.

Ferner ist es erforderlich, dass bei einem Projekt auch recherchiert werden muss, ob zusätzliche Kosten in Form von z.B. Materialien, Servern oder eben Hardware sowie Lizenzen erforderlich sind, um das Projekt zu bewältigen. Sollte dies der Fall sein, so ist vorher zu klären, welchen Impact dies auf das Gesamtprojekt hat.
Wenn alle Anforderungen klar sind und auch das Budget und die Ressourcen sowie Risiken bekannt sind, ist es an der Zeit, eine Zeitplanung aufzusetzen.

Fakt ist, dass die meisten Projektleiter vergessen, in dieser Zeitplanung Meilensteine zu erwähnen. Meilensteine sind Zwischenziele oder Teilziele, die zu erreichen sind. Sofern diese erreicht sind, kann erfolgreich berichtet werden, dass das Projekt weiter voran getrieben wurde und entsprechend ein Ziel erreicht wurde. Oftmals ist das Erreichen eines Meilensteines auch z.B. mit einem gemeinsamen Projektessen oder mit einer anderen Feierlichkeit verbunden.

Da die Aufwände im Projektmanagement nicht zu unterschätzen sind, ist es wichtig, dass die entsprechenden Planungen mit Hilfe einer Software vollzogen werden. Dies hat den Vorteil, dass Änderungen im Zeitplan entsprechend eingearbeitet werden können und natürlich flexibel reagier werden kann. Gleichzeitig stellt die Software den Vorteil dar, dass die komplette Projektplanung immer visuell dargestellt werden kann, sprich sichtbar gemacht werden kann.

Welche Vorteile bietet eine Projektmanagement Software?

Die Vorteile einer Projektmanagement Software sind sehr vielseitig. Sie bietet perfekte Planungsmöglichkeiten, eine umfangreiche Risikoanalyse und häufig auch die Option, automatisch Berichte zu erzeugen. Dies ist besonders wichtig, da häufig der Projektstatus präsentiert werden soll.

Es ist daher natürlich von großer Bedeutung, dass entsprechend mit einer fachgerechten Software gearbeitet wird, die natürlich auch leicht zu bedienen ist.

Hier eine Übersicht einzelner Vorteile der Projektmanagement Software:

  • Kontrolle über den Zeitplan
  • Tracken von Milestones
  • URS darstellen
  • Risikoanalyse
  • Vorlagen für Berichte und Darstellen
  • Ressourcenplanung (inkl. Stunden und Tagen)

Die Vorteile sind sehr vielseitig, so dass es sich auf jeden Fall lohnt, mit einer entsprechenden Software zu arbeiten. Wie umfangreich die Software sein muss und welche Vorteile sie wirklich bringt, hängt davon ab, wie groß das Projekt ist.

Es gibt im Internet sehr viele kleinere und kostenfreie Lösungen, mit denen problemlos gearbeitet werden kann. Natürlich ist es für einen beruflichen Einsatz der Software zu empfehlen, dass mit professionellen kommerziellen Produkten gearbeitet wird. Dies ist gerade dann der Fall, wenn mit einem externen Projektleiter zusammengearbeitet werden soll.

Bei Bitrix24 handelt es sich um eine Software, die als Projektmanagement Tool inklusive Social Community genutzt werden kann. Es können 2Do Listen geschrieben werden und Aufgaben getrackt werden. Als Einstieg in den Bereich Projektmanagement ist die Software von Vorteil – eine professionelle Software bietet meist noch etwas mehr.

Die Software MS Project zählt zu den Klassikern im Projekt Management und bietet zahlreiche Vorteile. Es handelt sich um eine Software, die wirklich sehr ausreift ist und zum Teil durchaus intuitiv bedient werden kann.

Zahlreiche Funktionen der Software lassen sich inzwischen über die Cloud nutzen. Somit können Teams über die Cloud auch von verschiedenen Standorten auf das Projekt zugreifen und entsprechend die Planung aktualisieren und überarbeiten.

Agiles Projektmanagement mit Jira – welche Vorteile bietet die Software?

Das agile Projektmanagement ist eine weitere Disziplin des Projektmanagements, welche wirklich sehr populär geworden ist. Das Thema Agilität ist beim Projekt Management besonders essentiell, da sich häufig etwas ändert und die Projekte sehr unterschiedlich aussehen können. Wer agil sein möchte, kann zum Beispiel mit der Software Jira aus dem Hause Atlassian arbeiten.

Die Software Jira kann 7 Tage lang kostenfrei genutzt werden. In der Praxis ist sie vor allem für agile Projektteams hilfreich und bietet jede Menge Vorteile. Es besteht die Möglichkeit, dass eigene Workstreams geplant werden können und darüber hinaus zum Beispiel entsprechend eine Planung und ein Nachverfolgen von Entwicklungsschritten getrackt werden kann.

In Jira können Tickets, Einträge und Verantwortlichkeiten hinterlegt werden. Somit kann eine Software perfekt entwickelt werden. Einzelne Bausteine einer Software können in Jira ideal dargestellt werden.

Der Entwickler kann diese umsetzen und zum Beispiel an eine weitere Person zum Testen abgeben. Für jedes einzelne Modul, bzw. für jeden Baustein einer Software können in Jira auch Screenshots und Kommentare eingefügt werden. Somit kann ideal getrackt werden, wie sich die Software entwickelt und welche Bausteine bereits funktionieren.

Es besteht die Option, dass Jira in der Cloud getestet werden kann, oder aber auch auf einem eigenen Server installiert und genutzt werden kann.

Welche Fehler werden häufig im Projektmanagement gemacht?

Das Projektmanagement ist ein sehr weites Feld, in dem natürlich auch jede Menge an Fehlern gemacht wird. Nicht umsonst kommt es dazu, dass Projekte einen Verzug von mehreren Monaten haben, oder sogar noch länger. Der Flughafen in Berlin ist nur ein typisches Beispiel für ein Projekt, dass sich stark verzögert und bei dem der gesamte Projekterfolg gefährdet wird.

Anzumerken ist, dass es jede Menge Aspekte gibt, die bei einem Projekt zu beachten sind. Häufig sind es nicht nur die fachlichen Dinge, bzw. terminliche Dinge, die dazu führen, dass ein Projekt scheitert, sondern oftmals auch persönliche Interessen, oder eine gewisse Firmenpolitik, die dazu beiträgt, dass ein Projekt nicht zum Erfolg getrieben werden kann.

Fehlende Stakeholder Analyse – was ist das und wozu braucht man sie?

Eine Stakeholder Analyse ist in jedem Projekt von großer Bedeutung und sie bietet einen wichtigen Grundstein. Alle Personen, die mit dem Projekt etwas zu tun haben und zum Beispiel von seinem Ergebnis abhängig sind, müssen analysiert werden.

Oftmals gibt es aus jedem Blickwinkel unterschiedlichste Aspekte, in dem Projekt tätig zu werden. Jeder Stakeholder hat aus einem gewissen Grund ein persönliches Interesse, in dem Projekt mitzuwirken, oder dieses Projekt z.B. zu verhindern, oder in eine gewisse Richtung zu steuern. Erst wer sich diese Übersicht gemacht hat, kann genau abschätzen, welche Rolle die einzelnen Beteiligten im Projekt haben und warum es wichtig ist, dass sie mitmachen.

Auch Teilnehmer des Steering Committees sollten analysiert werden. Dabei geht es nicht nur darum, dass darauf geachtet wird, welche Aufgaben sie im Projekt haben und welchen Einfluss das Projekt auf sie hat, sondern auch darum, ihre Meinung einzuholen.

Das bedeutet konkret, dass analysiert werden muss, warum das Projekt aus ihrer Sicht in eine bestimmte Richtung gehen soll und welche persönlichen Folgen das Projekt für sie hat. Fakt ist, dass im Steering Committee regelmäßig entschieden wird, wie sich das Projekt weiter entwickelt, so dass die Steering Committee Mitglieder natürlich entsprechend darüber informiert werden wollen, was im Projekt passiert und wie das Projekt insgesamt aufgesetzt wird.

Wie oft sollte ein Steering Committee erfolgen und was wird darin besprochen?

Das Steering Committee, zu Deutsch der Lenkungsausschuss ist ein wichtiges Instrument in der Steuerung eines Projektes. Im Steering Committee berichtet der Projektleiter regelmäßig über den aktuellen Status des Projektes und darüber hinaus werden hier wichtige Entscheidungen über den weiteren Verlauf des Projektes gefällt.

Anzumerken ist, dass genau definiert wird, wer im Steering Committee eine Rolle spielt, bzw. wer daran teilnimmt. Grundsätzlich ist anzumerken, dass es im Steering Committee darum geht, dass die richtigen Personen eine Entscheidung treffen und diese Entscheidung wird durch den Projektleiter vorbereitet.

Eine Präsentation für das Steering Committee sollte entsprechend vorbereitet werden. Dabei geht es darum, dass die wesentlichen Fakten vorhanden sind und keine „schöne Show“ kreiert wird. Je nach Kunden und je nach Faktenlage ist es relevant, dass der jeweilige Ist-Zustand, bzw. der Status Quo im Projekt dargestellt wird. Darüber hinaus muss ein Blick auf den Zeitplan und auf die Finanzen geworfen werden. Wenn dies geklärt wurde, gilt es, einen Blick in die Zukunft zu werfen.

Die SC Teilnehmer wollen wissen, wie das Projekt weiter läuft und welche Entscheidungen zu treffen sind, damit das Projekt erfolgreich weiter läuft. Auch sollte darüber nachgedacht werden, welche Risiken es im Projektverlauf geben wird und wie dafür gesorgt werden kann, dass diese Risiken minimiert werden.

Fehlende Risikoanalyse oder nicht häufig aktualisierte Risikoanalyse – welche Folgen hat dies?

Wer eine Risikoanalyse einmal zum Beginn des Projektes durchführt, der wird zwar einige Risiken identifizieren, aber längst nicht alle. Das bedeutet konkret, dass die Risiken nie alle erfasst werden, da eine große Anzahl an Risiken erst im Verlauf des Projektes deutlich werden.

Es ist daher wichtig, dass die Risikoanalyse einmal im Monat, bzw. in regelmäßigen Abständen durchgeführt wird. Dies ist wichtig, weil viele Risiken sich im Laufe des Projektes verändern und Veränderungen nur so bemerkt werden.

Risiken sollten im Projekt frühzeitig kommuniziert werden, damit entsprechende Maßnahmen identifiziert werden können, um diese zu vermeiden, oder aber auch zu reduzieren. Es ist daher auch wichtig, dass die Risiken und die Maßnahmen dokumentiert werden – zum Beispiel mit Hilfe einer Projektmanagement Software!

  • Fehlende oder falsche Kommunikation
  • Fehlende oder nicht häufig durchgeführte Risikoanalyse
  • Kein Stakeholder Management
  • Kein Change Management
  • Wie führe ich ein Projekt erfolgreich durch?
  • Zu wenig Fachwissen
  • Keinen Überblick über Finanzen und Kosten
  • Fehlendes Vertrauen
  • Falsches Eskalationsmanagement
  • Fehlendes Budget
  • Falsche Zeitlinien

Es gibt definitiv kein Pauschalrezept, um ein Projekt erfolgreich zu vollziehen.

Bei einigen Projekten läuft es von alleine, bei anderen sind die teilnehmenden Parteien zerstritten und schaffen es nicht, das Projekt zu planen und erfolgreich aufzusetzen. Grundsätzlich anzumerken ist, dass ein Projekt gar nicht so leicht erfolgreich durchgeführt werden kann und entsprechend gerade zu Beginn des Projektes sehr viel falsch gemacht werden kann.

Wie bekomme ich in meinem ersten eigenen Projekt passende Hilfe?

Wer sein erstes Projekt aufsetzt, kann sich entsprechend Unterstützung einkaufen – zum Beispiel durch einen PMO (Project Management Office), oder aber auch durch einen Coach oder einen Mentor, der schon Erfahrungen mit Projekten hat und der hier in jedem Fall weiter helfen kann.

In den meisten Fällen gibt es für junge Projektleiter meist entsprechende Projekte für den Einstieg, die einfach zu organisieren sind. Oftmals gibt es interne, oder aber auch externe Projekte. Wer die fachlichen Skills rund um das Projektmanagement erlernen möchte, wird feststellen, dass es zahlreiche Seminare und sogar eine PM Akademie gibt, bei der das Fachwissen erlernt werden kann, um ein Projekt erfolgreich zu leiten.

Artikel gefällt? Bitte bewerte diesen Beitrag.
1 Stern2 Sterne3 Sterne4 Sterne5 Sterne (5,00/5 - 1 Bewertungen)
Loading...

Deine Meinung ist uns wichtig

*