Rechnung schreiben als Freiberufler – wie kann mir eine Software dabei helfen?

Die Anzahl der Freiberufler ist in Österreich in den vergangenen Jahren deutlich gestiegen. Das bedeutet, dass immer mehr Menschen sich dazu entscheiden, einem freien Beruf nachzugehen. Im Gegensatz zur Anstellung in einer Firma gibt es einige Unterschiede bei den Freiberuflern.

Sie sind zum Beispiel selbstständig für ihre Altersvorsorge und für die Krankenversicherungen zuständig. Das bedeutet, dass sie dies bei ihren Honoraren und Stundensätzen berücksichtigen müssen.

Welche Berufe gelten in Österreich als so genannte Freiberufe?

Es gibt in Österreich wie auch in Deutschland eine Liste von Berufen, die als so genannte Freiberufler zu zählen sind. Hierzu zählen zum Beispiel Journalisten sowie als auch selbstständige Lehrer, die also nicht bei einer Schule angestellt sind.

  • Auch Tierärzte sowie Zahnärzte können in Österreich als Freiberufler tätig werden. Gleiches gilt für Gesellschafter, die der Geschäftsführung einer GmbH angehörig sind oder für Mitglieder des Aufsichtsrates. Krankenpfleger und auch Hebammen können in den Gesundheitsberufen ebenfalls als Freiberufler gezählt werden.
  • Im Bereich der IT-Berufe gibt es mit Webdesignern und Programmierern ebenfalls viele Berufe und Auslebungen, die als Freiberufler definiert werden können. Gleiches gilt im Bereich der Steuern für z.B. Wirtschaftstreuhänder oder Steuerberater, die ebenfalls als Freiberufler eingestuft werden. Notare und Rechtsanwälte gelten ebenfalls als Freiberufler.

Personen, die einen freien Beruf ausüben gelten als so genannte Gewerbetreibende. Das bedeutet, dass sie entweder nach dem Gesetz der gewerblichen Sozialversicherung oder nach dem freiberuflich-selbstständigen Gesetz pflichtversichert sind.

Wie rechnen Freiberufler ihre Leistungen ab?

Grundsätzlich müssen Freiberufler ihre Leistungen mit dem Kunden abrechnen und dazu selbst eine Rechnung erstellen. Gewisse Merkmale müssen in jedem Fall auf der Rechnung erscheinen, damit diese korrekt gestellt ist und auch gezahlt werden kann.

  • Das bedeutet, dass zunächst die Anschrift des Kunden auf der Rechnung vermerkt sein muss. Hierzu gehört auch, dass zum Beispiel eine Steuernummer angegeben werden muss, sofern diese vorhanden ist.
  • Neben der Adresse des Kunden ist es auch wichtig, dass jede Rechnung mit einem Datum versehen ist. Idealerweise kann man das Datum der Rechnung sowie als auch den so genannten Leistungszeitraum angeben.

Das bedeutet, dass man genau einsehen kann, für welchen Zeitraum die Rechnung gestellt worden ist. Gerade bei Aufträgen, die über verschiedene Leistungszeiträume abgerechnet werden, ist es von Vorteil, dass eine gewisse Differenzierung stattfindet. Ebenfalls sollte angegeben werden, welche Leistungen abgerechnet werden. Das bedeutet, dass man genau beschreibt, was der Inhalt der Rechnung ist.

  • Rechnungsadresse des Kunden inkl. Steuernummer
  • Name und Adresse des Rechnungsausstellers
  • Rechnungsnummer
  • Rechnungsdatum
  • Leistungszeitraum
  • Bankverbindung auf die das Geld gezahlt werden soll
  • Fristen zur Zahlung (z.B. 14 Tage)

Ein Anwalt kann zum Beispiel beschreiben, welche Leistungen im Bereich der Beratung er vollzogen hat und natürlich auch, in welchen Prozessen er einen Klienten vertreten hat. Ebenfalls können z.B., wenn vereinbart, Fahrtkosten und andere Kosten in der Rechnung aufgelistet und abgerechnet werden.

Bei einem Web Designer oder Programmierer kann auf der Rechnung die Leistung ebenfalls genau beschrieben werden. Das bedeutet, dass man gewisse Programmierungen oder z.B. Module einer Software abrechnen kann, die bereits geschrieben worden sind. Sofern der Kunde die Module oder Programmierleistungen bereits getestet und abgenommen hat, ist es möglich, dass die Abnahme durch den Kunden auf der Rechnung vermerkt wird. Das bedeutet auch, dass auf der Rechnung der Passus notiert werden kann, dass der Kunde mit der Zahlung der Rechnung die Leistungen akzeptiert und abnimmt.

  • Wer als Notar eine Rechnung schreibt, kann hier ebenfalls genau die Leistungen angeben, die getätigt worden sind. Das bedeutet, dass zum Beispiel die Erstellung eines Kaufvertrages für eine Immobilie vollzogen wurde.
  • Ebenfalls können Beratungsleistungen abgerechnet werden. Die genauen Konditionen für Notare werden durch Richtlinien und Gesetze definiert.
  • Das bedeutet, dass man sich als Kunde im Vorfeld darüber informieren kann, was der Notar verlangen darf. Die genauen Richtwerte und Richtsätze werden auch auf der Rechnung vermerkt und können somit einfach kontrolliert werden.

Bei der Erstellung einer Rechnung ist darauf zu achten, dass diese auch eine Rechnungsnummer hat. Das bedeutet, dass angegeben werden muss, ob es sich z.B. um die Rechnung Nummer 5 im Jahr 2020 handelt. Somit kann die Rechnung im Nachhinein eindeutig identifiziert werden.

Bei der Zahlung der Rechnung muss der Kunde in der Regel die Rechnungsnummer angeben, so dass schnell und unkompliziert erkannt werden kann, dass der Kunde die Rechnung bezahlt hat.

Einige Unternehmen vergeben für ihre Kunden auch so genannte Kundenummern. Somit kann man schnell und einfach alle Vorgänge zu einem Kunden identifizieren und feststellen, ob dieser in der Vergangenheit seine Rechnungen gezahlt hat.

Letztendlich muss auf der Rechnung auch angegeben werden, auf welches Konto die Summe zu zahlen ist und in welchem Zeitraum die Summe gezahlt werden soll. Dies sorgt dafür, dass die Rechnungsbeträge schneller geprüft werden können und der Kunde z.B. auch in Verzug geraten kann, wenn er die Rechnung nicht bezahlt.

Wie kann ich die Rechnungsstellung mit Hilfe einer Software vereinfachen?

Die komplette Rechnungsstellung und das Rechnungswesen können digital verwaltet werden. Anbieter von Abrechnungssoftware bieten die Möglichkeit, jede Menge an Zeit zu sparen, wenn Du dich dazu entscheidest, die Rechnungen über einen solchen Anbieter zu stellen. Auf dem österreichischen und deutschen Markt gibt es viele Anbieter von Rechnungsprogrammen, wie sevDesk & Co. Dank diesen kannst du deine Rechnungen auch individuell anpassen und Layouts kreieren.

Die meisten Programme zur Rechnungsstellung sind dabei sehr ausgereift und bieten zahlreiche Services an. So besteht die Möglichkeit, dass mit Hilfe einer eigenen App Belege digitalisiert werden können.

Dies führt dazu, dass man in den entsprechenden Modulen der Software schnell Rechnungen finden kann. Alternativ können Rechnungen per E-Mail an die Software gesendet werden und dann digitalisiert werden.

Auch das Schreiben von Rechnungen sowie als auch von Angeboten ist mit Hilfe von Software problemlos möglich. Der große Vorteil besteht darin, dass alle Pflichtangaben bei vielen Softwarelösungen automatisch hinterlegt werden. Dies führt dazu, dass die Rechnungen in jedem Fall rechtssicher sind und man sich keine Sorgen machen muss, wenn z.B. ein Kunde nicht gezahlt hat und man ihn Abmahnen möchte.

Ein weiterer Vorteil der meisten Softwarelösungen im Rechnungswesen besteht darin, dass man ein Kontaktbuch hat, bzw. die kompletten Abläufe und die komplette Kommunikation zu einem Kunden ablegen kann.

Das bedeutet, dass man genau sieht, was der Kunde geordert hat, was wann geliefert worden ist und wie abgerechnet worden ist. Es besteht die Option, dass eigene Kategorien aufgestellt werden, in denen Kunden und Projekte aufgelistet werden.

  • Module für die Rechnungsstellung
  • Module für das Tracken von Arbeitspaketen
  • Zeiterfassung per Software
  • Verwalten von Kundendaten und Kommunikation mit dem Kunden
  • Mahnwesen in der Software inkludiert

Sollte es dazu kommen, dass der Kunde eine Rechnung nicht gezahlt hat, kann man direkt über die Rechnungssoftware auch eine Mahnung schreiben und direkt an den Kunden senden. Somit kann die komplette Kommunikation mit dem Kunden in der Software abgedeckt werden, was natürlich von Vorteil ist.

Als Unternehmer oder Freiberufler muss man seine Einnahmen sowie Ausgaben im Griff haben. Das bedeutet, dass man seinen Gewinn über eine so genannte Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, kurz EAR ermitteln kann.

Diese Rechnung ermöglicht es, schnell und unkompliziert den Gewinn zu ermitteln, den man mit seiner Tätigkeit erzielt hat. Die Software bietet die Möglichkeit, die komplette Rechnung der Einnahmen und der Ausgaben zu automatisieren und zu erkennen, welche Umsätze und Gewinne erzielt worden sind.

Somit hat man die aktuellen Zahlen zu seiner Firma direkt im Blick.Zudem verfügen die meisten Softwares über eine Schnittstelle um ein Bankkonto einzupflegen. Derzeit sind es bei vielen Softwarelösungen mehr als 3.000 verschiedene Banken, die die Programme unterstützen und bei denen man direkt ein Online Zahlungskonto einpflegen kann.

Somit lassen sich Zahlungen und auch Buchungen besonders schnell einsehen. Ein online Kassabuch kann damit sehr einfach und schnell realisiert werden, was natürlich von Vorteil ist, wenn man immer aktuelle Zahlungen haben möchte.

Ein weiteres Modul, dass für die Erstellung von Rechnungen sehr wichtig ist, ist die Erfassung von Zeit und Arbeiten. Das bedeutet, dass man die Zeit, die man in Projekten von Kunden verbringt, mit der Software effektiv tracken kann. Somit besteht die Möglichkeit, dass man sehr einfach Rechnungen auf Basis von erfasster Arbeitszeit stellen kann. Die komplette Arbeitszeiterfassung und auch das Tracken von Aufgaben und Arbeiten kann mit Hilfe der Software erfolgen.

Wie viele Menschen arbeiten in Österreich selbstständig?

Es gibt offizielle Statistiken, die darüber informieren, wie viele Menschen in Österreich selbstständig sind. In den vergangenen Jahren lag die Zahl der selbstständig tätigen Personen in Österreich bei etwa 450.000 bis 500.000 Etwa zwei Drittel dieser Personen waren männlich und etwa ein Drittel der Personen waren weiblich.

  • Ein großer Teil der selbstständigen Personen in Österreich sind so genannte Freiberuflicher, die keine Angestellten haben. Etwa nur 40% der selbstständig tätigen Personen haben Angestellte, der Rest ist als Einzelunternehmer tätig. Häufig entstehen Selbstständigkeiten neben einem Beruf im Angestelltenverhältnis. Das bedeutet, dass man zunächst einem klassischen Beruf nachgeht.
  • Hinzu kommt dann irgendwann die Gründung eines Unternehmens, bzw. der Start in die Selbstständigkeit. Das bedeutet, dass man z.B. als Programmierer oder IT´ler mit eigenen Entwicklungen und Ideen startet und diese vermarkten möchte.

Das eigene Unternehmen nimmt meist nur sehr wenig Zeit in Anspruch, was dazu führt, dass man es irgendwann als Gewerbe oder als freiberufliche Tätigkeit anmeldet. Im Laufe der Zeit kann es dazu kommen, dass das Gewerbe weiterwächst und man sich dazu entscheidet, den klassischen Beruf aufzugeben und komplett im Gewerbe zu arbeiten. In Österreich ist dies eine typische Entwicklung einer Selbstständigkeit, die meist über einen Zeitraum von mehreren Jahren aufgebaut wird.

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