Tagesgeld und Diäten in Österreich – Reisekosten

Alljährlich steht die Arbeitnehmerveranlagung an und jeder Steuerpflichtige muss sich damit auseinandersetzen, was er steuerlich geltend machen kann. Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, beruflich veranlasste Kosten in der Veranlagung abzusetzen.

Ein umfangreiches Thema sind Reisekosten. Diese können Arbeitnehmer als Werbungskosten steuerlich absetzen, bei Unternehmern bzw. Selbstständigen werden sie als Betriebsausgaben gewertet. Nachfolgend wird das Thema Reisekosten detaillierter beleuchtet.

Was sind Reisekosten – was zählt dazu?

Reisekosten sind betrieblich veranlasste Kosten für eine Dienstfahrt oder Dienstreise. Wird die Dienstreise mit einer Privatreise kombiniert, ist darauf zu achten, dass es sich um zwei völlig getrennte Reisen handelt, deren Kosten eindeutig zuzuordnen sind.

Wichtig für die Reiseplanung: Reisekosten notieren!

Ein Unternehmer oder Selbstständiger hat zum Beispiel einen Geschäftstermin in New York, der drei Tage dauert. An den geschäftlichen Termin schließt er eine Verlängerungswoche in Florida an. In diesem Fall sind Privatvergnügen und geschäftlicher Anlass getrennt. Weiterhin zählen zu Reisekosten:

Fahrtkosten

Hier fallen alle Fortbewegungsmittel darunter, wie Pkw, Bahn, Busse, Flugzeuge, Taxi, Fahrrad etc. Steuerlich abzugsfähig sind die Kosten für Fahrten zwischen dem Wohnort und der Arbeitsstätte sowie für Dienstfahrten und Dienstreisen. Alle damit verbundenen tatsächlichen Kosten können steuerlich geltend gemacht werden.

Als Nachweis, welche Fahrten betrieblich veranlasst waren, sollte ein Fahrtenbuch geführt werden mit Datum der Fahrt/Reise, Abfahrts- und Zielort, Kilometerzahl, Reisezweck und Unterschrift.

Unternehmer bzw. Selbstständige, die einen betrieblichen Pkw nutzen, können den Kaufpreis oder die Finanzierungskosten über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abschreiben. Bei Pkw und Kombi werden hierfür acht Jahre angesetzt.

Wichtig in diesem Zusammenhang ist die steuerlich anerkannte Obergrenze von 40.000 Euro (Angemessenheitsgrenze). Somit beträgt die jährlich mögliche Abschreibung maximal 5.000 Euro. Ausgenommen von dieser Regelung sind Transporter und Klein-Lkw.

Des Weiteren können alle Aufwendungen, die in Verbindung mit dem betrieblich genutzen Pkw stehen, steuerlich angesetzt werden. Dies sind Steuern, Versicherungen, Werkstattkosten, Reinigungskosten etc. Wird das Fahrzeug nicht rein geschäftlich genutzt, ist ein Privatanteil zu berücksichtigen. Falls das Fahrzeug sogar überwiegend privat genutzt wird, kann alternativ die Kilometergeld-Pauschale angesetzt werden.

Übersicht über die aktuell gültigen Kilometerpauschalen

  • für Pkw: 0,42 Euro
  • für Motorräder: 0,24 Euro
  • für Fahrräder und Fußgänger: 0,24 Euro / 0,47 Euro (ab dem 6. km)

Verpflegungsmehraufwand (Tagesdiäten) und Nächtigungsaufwand

Der Verpflegungsmehraufwand bei Dienstreisen kann in der Veranlagung mit dem Pauschalbetrag angesetzt werden. Voraussetzung ist, dass das Ziel mindestens 25 km von der Betriebsstätte entfernt ist. Einen kleinen Haken gibt es noch. Sollte ein Ort mehr als 15 Mal im Jahr angesteuert worden sein, können keine Tagesdiäten abgerechnet werden, da der Ort dann zum “Mittelpunkt der Tätigkeit” wird.

Bei Dienstreisen im Inland können maximal 26,40 Euro (über 11 Stunden Abwesenheit) abgerechnet werden. Ab einer Abwesenheit von drei Stunden kann je Stunde 1/12 gerechnet werden. Sollte der Steuerpflichtige zum Geschäftsessen eingeladen worden sein, so muss die Tagesdiät bei Inlandsreisen um 13,20 Euro gekürzt werden.

Falls der Unternehmer bzw. Selbstständige vorsteuerabzugsberechtigt, ist, können 10 % aus den Tagesdiäten als Vorsteuer herausgerechnet werden.

Der Nächtigungsaufwand im Inland kann pauschal oder in tatsächlicher Höhe steuerlich geltend gemacht werden. Bei pauschaler Abrechnung wird der Nächtigungsaufwand für maximal sechs Monate steuerlich berücksichtigt. Auch hier können Unternehmer bzw. Selbstständige, die vorsteuerabzugsberechtigt sind, den entsprechenden Anteil abziehen.

Die aktuell gültigen Diäten in Österreich

  • Tagesdiät: 26,40 Euro
  • Nächtigungsgeld: 15,00 Euro

Im Ausland gelten gesonderte Tagesdiäten und Nächtigungsgelder. Alternativ können auch hier die tatsächlichen Kosten abgesetzt werden.

Nachfolgend eine Auswahl der gültigen Pauschalen – die detaillierte Übersicht gibt es unter https://www.ris.bka.gv.at/GeltendeFassung.wxe?Abfrage=Bundesnormen&Gesetzesnummer=20001671

Legende: Tagesdiät (TD), Nächtigungsgebühr/-pauschale (NG)

Europa

  • Deutschland: 22,50 Euro (TD), 17,70 Euro (NG)
  • Frankreich: 20,70 Euro (TD), 15,00 Euro (NG)
    Paris und Straßburg: 22,70 Euro (TD), 20,70 Euro (NG)
  • Großbritannien und Nordirland: 23,30 Euro (TG), 22,90 Euro (NG)
    London: 26,20 Euro (TD), 26,20 Euro (NG)
  • Italien: 22,70 Euro (TD), 17,70 Euro (NG)
    Rom und Mailand: 25,40 Euro (TD), 22,90 Euro (NG)
    Grenzorte: 18,50 Euro (TD), 11,60 Euro (NG)
  • Schweiz: 23,30 Euro (TD), 20,70 Euro (NG)
    Grenzorte: 18,50 Euro (TG), 11,60 Euro (NG)
  • Slowenien: 19,60 Euro (TG), 14,80 Euro (NG)
    Grenzorte: 17,70 Euro (TD), 10,00 Euro (NG)

Afrika

  • Namibia: 22,00 Euro (TD), 21,60 Euro (NG)
  • Südafrika: 22,00 Euro (TD), 21,60 Euro (NG)

Amerika

  • Argentinien: 20,90 Euro (TD), 29,90 Euro (NG)
  • Brasilien: 20,90 Euro (TD), 22,90 Euro (NG)
  • Kanada: 25,90 Euro (TD), 21,60 Euro (NG)
  • USA: 33,10 Euro (TD), 27,00 Euro (NG)
    New York und Washington: 41,20 Euro (TD), 32,30 Euro (NG)

Asien

  • China: 22,20 Euro (TD), 19,20 Euro (NG)
  • Indien: 20,10 Euro (TD), 25,30 Euro (NG)
  • Saudi-Arabien: 34,20 Euro (TD), 23,80 Euro (NG)
  • Singapur: 27,50 Euro (TD), 28,10 Euro (NG)
  • Thailand: 24,90 Euro (TD), 26,60 Euro (NG)
  • Vereinigte Arabische Emirate: 34,20 Euro (TD), 23,80 Euro (NG)

Australien

  • Australien: 29,90 Euro (TD), 25,30 Euro (NG)
  • Neuseeland: 20,50 Euro (TD), 22,90 Euro (NG)

Arbeitnehmer können ihre Kosten für berufliche Reisen im Rahmen der Veranlagung als Werbungskosten steuerlich geltend machen.

Voraussetzung ist, dass der Arbeitgeber diese nicht übernommen hat. Sollten die Kosten teilweise vom Arbeitgeber erstattet sein, kann der Differenzbetrag bei der Veranlagung angegeben werden. Im Jahr dürfen maximal 30.000 Kilometer abgerechnet werden.

Nebenspesen

Sämtliche Nebenkosten, die in Verbindung mit der Dienstreise stehen, können steuerlich abgesetzt werden. Darunter fallen Mautgebühren, Parkgebühren, Trinkgelder, Sachversicherungen, etc.

Fazit: Auch wenn es mühsam erscheint, lohnt es sich allemal, die Belege zu den über das Jahr angefallenen Reisekosten zu sammeln. Zusätzlich zu den Tagesdiäten können tatsächlich angefallene Kosten für Übernachtungen, Fahrzeuge und Nebenspesen steuerlich geltend gemacht werden.

Besonders attraktiv für Unternehmer bzw. Selbstständige mit Vorsteuerabzug ist, dass sie aus den Tagesdiäten/der Nächtigungspauschale 10 % Vorsteuer herausrechnen dürfen. Bei allen Belegen mit ausgewiesener Mehrwertsteuer können sie den Nettobetrag als Reisekosten berücksichtigen.

Je nach jährlichem betrieblichem Reiseaufwand, kann sich das Ausfüllen der Veranlagung richtig lohnen. Entscheidend ist, dass alle Kosten nachweisbar sind. Dann ist die Gefahr gering, dass das Finanzamt angegebene Kosten nicht akzeptiert.

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