Wareneingangsbuch führen – Rechtliches, Tipps und Vorlage – Lieferschein, Warenwirtschaft Software Anbieter

Im Grunde genommen sind gewerbliche Unternehmer, welche Waren- oder Materialeinkäufe tätigen, dazu verpflichtet, für steuerliche Absichten ein Wareneingangsbuch zu führen.

Allerdings sind Unternehmer, welche zur doppelten Buchführung verpflichtet sind oder freiwillig bilanzieren, von dieser Verpflichtung befreit. Dementsprechend ist ein Wareneingangsbuch nur mit einem gewerblichen Einnahmen-Ausgaben Rechnern zu führen.

Info: Für genaue rechtliche Bestimmungen und Detailfragen für Österreich, Deutschland oder die Schweiz am besten direkt an eine Unternehmensberatung, Steuerberaterung, Rechtsanwalt oder Wirtschaftskammer vor Ort für die weitere Beratung wenden!

Welche Detailinformationen müssen enthalten sein?

Im Wareneingangsbuch sind nachfolgende Eintragungen durchzuführen:

• Fortlaufende Nummer der Eintragung
• Tag des Wareneingangs bzw. der Rechnungslegung
• Name (Firma) sowie die Anschrift des Lieferanten
• Bezeichnung (branchenübliche Sammelbezeichnung, z.B.: Bücher, Waschmittel, Büromöbel oder Spielwaren)
• Preis des Warenpostens
• Hinweis auf die dazugehörigen Belege

Dabei sind Waren als bewegliche Gegenstände definiert, also keine Wertpapiere oder Rechte, welche nach der Art des Betriebes normalerweise zum Nutzen der gewerblichen Weiteräußerungen gekauft werden.

Tipp: Eine Wareneingangsbuch Vorlage in Excel für Österreich kann auf https://www.wko.at/branchen/information-consulting/unternehmensberatung-buchhaltung-informationstechnologie/buchhaltung/wareneingangsbuch_1.xls kostenlos von der WKO heruntergeladen werden.

Eintragungsfähig sind nur Waren, wenn diese erworben werden (inklusive der Rohstoffe, Halberzeugnisse, Hilfsstoffe sowie Zutaten; Betriebsmittel zählen hierbei nicht dazu).

Wenn Gegenstände für den privaten Zweck entnommen werden, sind diese ebenfalls einzutragen. Selbst produzierte Gegenstände sind dementsprechend nicht zur Eintragung verpflichtet.

Der Zeitpunkt der Eintragung

Die Eintragung müssen in zeitlich richtiger Reihenfolge jeweils spätestens bis zum 15. des zweitfolgende Monats vorgenommen werden. Darüber hinaus sind die Beträge monatlich sowie jährlich zusammenzurechnen.

Wichtig: Vom Steuerberater beraten lassen und zu möglicher Software informieren!
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Vereinfachte Führung des Wareneingangsbuches

Für nicht buchführungsverpflichtete Inhaber von Betrieben des Gaststätten- oder Beherbergungsgewerbes aber auch des Lebensmittelhandels, die eine Gewinnermittlung durch eine Pauschalisierung in Anspruch nehmen, gilt eine Erleichterung bezüglich der Führung des Wareneingangsbuches. Solche Unternehmer können dementsprechend in folgenderweise vereinfacht führen:

• Die Belege aller Wareneingänge müssen jeweils getrennt nach der Bezeichnung in zeitlicher Abfolge mit einer fortschreitender Nummer versehen werden
• Die Beträge müssen für das vergangene Wirtschaftsjahr getrennt nach der branchenüblichen Sammelbezeichnung des Wareneingangs summiert werden und die Beträge in das Wareneingangsbuch eingetragen werden
• Die Berechungsunterlagen müssen bei den Summenbildungen (Rechenstreifen) aufgehoben werden

Als Warengruppen kommen dabei folgende in Betracht:

• Heißgetränke
• Küche
• Speiseeis
• Brot und Gebäck
• Rauchwaren
• Sonstige Wareneinkäufe

Wie muss die Führung des Wareneingangsbuchs erfolgen?

Es gibt keine gesetzlich festgelegten Vorschriften, ob das Wareneingangsbuch in gebundener Form oder in Gestalt von losen Blättern geführt werden muss.

Im Bürohandel gibt es zahlreiche Formulare, welche den gesetzmäßigen Anforderungen entsprechen. Allerdings besteht auch die Möglichkeit die Formulare selbst anzufertigen, welche dann aber auch die gesetzlich festgelegten Angaben einhalten muss.

Des Weiteren besteht die Möglichkeit, eine automationsunterstütze Führung des Wareneingangsbuches zu führen. Die Nutzung von Tabellenkalkulationsprogrammen ist ebenfalls möglich, allerdings nur wenn durch das Betriebssystem selbst oder durch Zusatzprogramme sichergestellt werden kann, dass die Eintragungen nachfolgend nicht mehr verändert bzw. gelöscht werden können. Dementsprechend ist eine gewöhnliche Excel-Tabelle nicht ausreichend.

Sämtliche Eintragung in das Buch sind immer einem bestimmten Monat einzuordnen. Dabei darf individuell ausgewählt werden, ob das Datum des Wareneingangs oder das Ausstellungsdatum der Rechnung als Grundlage genommen wird. Dabei muss gesagt werden, dass der Tag der Rechnungsausstellung in den meisten Fällen die beste Option ist, weil zu diesem Termin alle notwendigen Angaben bekannt sind.

Wenn dagegen keine Rechnung ausgestellt wird, kann ausschließlich der Tag des Wareneingangs verwendet werden. Alle Eintragungen des Monats können hierbei auf einmal vorgenommen werden. Sie müssen spätestens nach 45 Tagen vom Ende des Monats bzw. Kalendervierteljahres vorgenommen werden.

Welche Informationen müssen noch in das Wareneingangsbuch eingetragen werden?

Die Eintragung in das Wareneingangsbuch können auch dazu verwendet werden, um noch weitere Eintragungen, die von den Steuergesetzen verlangt werden, vorzunehmen.

• Die Vorsteuer
  Die Aufzeichnung der Vorsteuer kann dabei entweder im Wareneingangsbuch, im Kassabuch oder auch im Bankbuch durchgeführt werden. Das Wareneingangsbuch ist solchen Fällen um die Spalte „Vorsteuer“ zu erweitern.
• Erwerbssteuer
  Sollte ein Unternehmer Waren aus dem EU-Gemeinschaftsgebiet beziehen, tätigt der Unternehmer einen innergemeinschaftlichen Erwerb. Der Unternehmer ist dazu verpflichtet, die Bemessungsgrundlage getrennt nach den Steuersätzen aufzuzeichnen. Daher ist das Wareneingangsbuch in solchen Fällen um die Spalte „innergemeinschaftliche Erwerbe“ bzw. „Erwerbsteuer“ zu erweitern.
• Einfuhrumsatzsteuer
  Sollte ein Unternehmer Waren aus einem Drittland bezieht, tätigt der Unternehmer eine Einfuhr, für welche eine Einfuhrumsatzsteuer entrichtet werden. Dieser ist dann verpflichtet, die Bemessungsgrundlage getrennt nach den Steuersätzen aufzuführen und kann somit auch die Einfuhrumsatzsteuer in dem Wareneingangsbuches führen. Dementsprechend muss das Buch um die Spalte „Einfuhren“ bzw. „Einfuhrumsatzsteuer“ erweitert werden.
• Rabatte, Skonti und Gutschriften
  Sollte die Vorsteuer aus dem Einkauf erfasst werden, muss man darauf achten, dass die Eingangsrechnung um die entsprechende Abzüge verringert wird und daher auch die niedrigen Beträge bezahlt werden. Somit muss eine Korrektur der Vorsteuer laut Zahlungsbetrag erfolgen. Das Wareneingangsbuch muss dementsprechend um die Spalte „Zahlungsbetrag“ erweitert werden.
• Die Zahlungskontrolle
  Damit die Bezahlung auch optimal dokumentiert werden kann, ist es ratsam das Buch um die Spalten „Zahlungstag“ und Belegnummer“ zu erweitern. Das Wareneingangsbuch liefert in diesen Fällen zusätzliche Information über die noch offenen Lieferantenrechnungen.

Warenwirtschaftssystem – Software & Programm – Anbieter

• sevDesk Warenwirtschaft
• Inventorum
• pixi*
• JTL-WaWi
• OpenZ

Dies sind nur ein paar Beispiele für WaWi Systeme – es gibt am Markt eine Vielzahl an Warenwirtschaft Software Anbieter mit verschiedenen Lösungen für Kleinunternehmer oder große Unternehmen mit einem umfangreichen Warenbestand. Bei einem Warenwirtschaft Software Vergleich sollte man in jedem Fall auf die individuellen Bedürfnisse achten und auch die Kosten der einzelnen Programm Anbieter miteinander vergleichen.