Was ist Bewerbermanagement? – Software, Digitale Bewerbungen, Recruiting Prozess

Ratgeber Bewerbermanagement: Gestaltung des Recruiting Prozesses

Auf der Suche nach Fachkräften haben viele Firmen eine eigene Human Ressources Abteilung, kurz HR, die sich um alle personalpolitischen Themen kümmert. In der Praxis Beschäftigt sich diese Abteilung auch mit dem gesamten Bewerbungsprozess, heutzutage mit dem Recruiting.

Das bedeutet, dass entsprechende Prozesse durch die Abteilung aufgestellt und gestaltet werden und auch digitale Lösungen im Recruiting in Form von Software zum Bewerbermanagement eingesetzt werden.

Gerade bei mittelständischen und großen Firmen, die mit mehreren hundert Bewerbungen umgehen müssen, empfiehlt es sich, eine entsprechende Softwarelösung einzusetzen.

Welche Vorteile kann Software im Bereich Bewerbermanagement bieten?

Eine moderne Software zum Bewerbermanagement kann gleich mehrere Aufgaben übernehmen. Einer der großen Vorteile besteht darin, dass die Software in der Lage ist, Prozesse gleich über mehrere Ebenen zu Verteilen und dafür zu sorgen, dass zahlreiche Recruiter und Personaler mit dem gleichen Tool arbeiten können.

Wichtig: Human Ressources Prozess (wie z.B. Bewerbungsgespräche) gut planen und organisieren.
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Die Prozesse während der Bewerbung werden also mit Hilfe der Software standardisiert. Eine Firma, die mit modernen Standards arbeitet und mit gleichen Prozessen vorgeht, kann somit ein System nutzen, dass für alle Bewerberinnen und Bewerber interessant ist und in jedem Fall zahlreiche Vorteile bietet.

In der Praxis sorgt das Bewerbermanagement dafür, dass jede Menge an Zeit und Kosten gespart werden kann. Zahlreiche Prozesse innerhalb der Software laufen komplett digital ab und erfordern kaum eine manuelle Eingabe. Wenn das System einmal auf die Beine gebracht wurde ist es möglich, dass Bewerbungen komplett digital verwaltet werden können.

Welche Prozesse kann durch eine E-Recruiting Software vollzogen werden?

Die Auswahl der Prozesse, die über eine Software verwaltet und vollzogen werden können, ist recht umfangreich. In den vergangenen Jahren hat sich die Recruiting Software deutlich weiterentwickelt. Das bedeutet konkret, dass es möglich ist, sehr viel mehr mit der Software zu erreichen, als es noch vor 5 bis 10 Jahren der Fall gewesen ist.

Im Bereich Recruiting wird in zahlreichen Firmen nicht mehr auf Papier gearbeitet, sondern entsprechend digital. Das bedeutet konkret, dass Bewerbungen nur noch digital angenommen werden und die Bewerberinnen und Bewerber gleichzeitig der digitalen Bearbeitung der Bewerbungen zustimmen.

Innerhalb der Software rund um das Thema Bewerbermanagement und Bewerbungen werden alle eingegangenen Bewerbungen digital erfasst und automatisch verwaltet. Das Tool ist in der Lage, die Bewerbungen genau zu katalogisieren.

Das bedeutet konkret, dass zum Beispiel nach bestimmten Merkmalen und Mustern gefiltert werden kann. Basierend auf den Angaben, die im Bewerbertool gemacht wurden, ist es z.B. möglich, dass unter den eingegangenen Bewerbungen direkt nach Naturwissenschaftlern oder aber auch nach BWLern gesucht werden kann.

  • Digitale Bewerbungen werden katalogisiert
  • Suche gemäß bestimmter Parameter und Merkmale in den Bewerbungen
  • Schnelle Antworten auf Bewerbungen automatisiert versenden
  • Weiterleitung von Bewerbungen in Fachabteilungen
  • Hohe Zeitersparnis im Recruiting Prozess

Das Tool versendet nach Eingang der Bewerbung automatisch eine Antwort mit der Bestätigung, dass alle Daten eingegangen sind. Ebenso ist es möglich, dass innerhalb des Tools Rankings und Sortierungen erstellt werden können.

Zu den besonderen Vorzügen vieler Bewerber Tools zählt auch, dass Bewerbungen wirklich systematisch verglichen werden können. Wer nach bestimmten Skills unter den Bewerberinnen sucht, z.B. bestimmte Sprachen oder IT Kenntnisse, der kann mit Hilfe einer guten Software querbeet suchen und schnell potentielle Kandidaten und Kandidatinnen finden.

Dies führt in der Praxis dazu, dass jede Menge an Zeit eingespart werden kann, wenn man mit einem solchen Tool arbeitet und entsprechend aktiv wird. In der Praxis können mit den meisten Softwarelösungen auch Zusagen oder Absagen geschrieben werden.

Vorformulierte digitale Zusagen oder Absagen können schnell an die Bewerber und Bewerberinnen versandt werden. Dies ermöglicht eine besonders schnelle Art der Kommunikation und die Chance, schnell die gewünschte Person einzustellen, oder aber auch eine Absage zu versenden. Für die Bewerberinnen und Bewerber ist es natürlich von Vorteil, wenn sie von einem Unternehmen sehr schnell eine Antwort erhalten.

Stellenanzeigen per Software verwalten

Mit Hilfe einer Recruiting Software ist es möglich, dass nicht nur Bewerbungen, sondern auch komplette Stellenanzeigen verwaltet werden können. Das bedeutet in der Praxis, dass es möglich ist, dass die Stellenanzeigen digital geschaltet werden können.

Die Recruiting Software kann eine Übersicht aller geschalteten Stellenanzeigen erstellen und diese natürlich auch auswerten. Hierbei können auch Reichweite sowie Kosten und Erfolge gemessen werden.

Um den Prozess des Recruitings noch effizienter zu gestalten, werden solche Tools sehr häufig eingesetzt. Es geht dabei auch darum, mit möglichst wenig Aufwand gezielt passende Bewerber und Bewerberinnen für Stellen zu finden.

  • Anzeigen gezielt online und offline verwalten
  • Anzeigedauer definieren
  • Messungen von Anzeigen (Sichtbarkeit etc.)

Die modernen Stellentools können auch Stellenanzeigen auf der eigenen Homepage steuern. Über die Tools können Anzeigen vorbereitet werden und es kann genau eingestellt werden, über welchen Zeitraum die Anzeigen geschaltet werden sollen. In der Praxis bedeutet dies, dass z.B. im Monat April eine andere Stellenanzeige geschaltet werden kann, als es im Mai der Fall ist.

Wie funktioniert ein moderner Recruiting Prozess?

Moderne Recruiting Prozesse funktionieren deutlich schneller und besser, als es noch vor 5 bis 10 Jahren der Fall gewesen ist. Im Zuge der Digitalisierung haben sich viele Prozesse beschleunigt und sind deutlich einfacher wahrzunehmen, als es früher der Fall gewesen ist.

In der Praxis bedeutet dies, dass die meisten Bewerbungen inzwischen online eingereicht werden. Das erste Screening der Unterlagen wird in der Regel digital über einen Computer mit einer Software vollzogen. Die Bewerbungen werden nach bestimmten Keywords gefiltert, so dass entsprechend darauf geachtet werden kann, dass im Bereich Recruiting in jedem Fall viel bewegt wird.

Die Bewerbung wird beim Recruiting Prozess entsprechend digital eingereicht – oftmals in Form einer .pdf Datei oder in einem anderen Format, dass entsprechend vorgegeben wird. Auch Zeugnisse und andere Anhänge können eingescannt und eingereicht werden. In der Praxis ist es möglich, dass damit eine Menge an Zeit, Aufwand und Geld gespart werden kann.

  • 1. Bewerbungsunterlagen werden digital eingereicht
  • 2. Unternehmen bestätigt den Empfang der Unterlagen
  • 3. Screening der Unterlagen und Beantwortung (dauert ca. 2 bis 4 Wochen)
  • 4. Absage oder bei Zusage erste Telefoninterviews oder z.B. Videokonferenzen.
  • 5. Bei tieferem Interesse kommt es zu persönlichen Einladungen

Nachdem die Unterlagen an das Unternehmen transferiert worden sind, wird der Eingang digital bestätigt. Es dauert in der Regel 2 bis 4 Wochen, bis eine Antwort vom Unternehmen kommt. Absagen funktionieren in der Praxis etwas schneller, als es bei Zusagen bzw. bei Einladungen zu persönlichen Gesprächen der Fall ist.

Viele Firmen verzichten beim ersten Kennenlernen auf ein persönliches Treffen. Oftmals sind es Telefonate, die die erste Form der Kontaktaufnahme darstellen. Darüber hinaus ist es möglich, dass zum Beispiel Videokonferenzen eingerichtet werden können, um ein erstes digitales Kennenlernen zu arrangieren.

Wenn der Bewerber oder die Bewerberin dann interessant ist, ist es möglich, in die zweite Runde zu kommen und entsprechend zu einem persönlichen Treffen oder Gespräch eingeladen zu werden.

Aktives Recruiting – im eigenen Unternehmen und auf Karriereplattformen

Immer mehr Unternehmen gehen in die Offensive, wenn sie Experten und Fachkräfte suchen. Das bedeutet konkret, dass die Firmen sich dazu entscheiden, mit entsprechenden Kandidaten oder Kandidatinnen selbst in Kontakt zu treten.

In der Praxis gibt es in jeder Personalabteilung Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die auf das Thema Recruiting spezialisiert sind. Das bedeutet in der Praxis, dass diese Personen in der Lage sind, entsprechend potentielle Bewerberinnen und Bewerber zu identifizieren. Die Recruiter sind im eigenen Unternehmen aktiv, aber auch auf dem Markt.

  • Recruiter sind in den eigenen Firmenreihen aktiv
  • Recruiter haben den Markt im Blick
  • Recruiter sind in sozialen Netzwerken und auf Karrierenetzwerken wie LinkedIn oder Xing aktiv

Das bedeutet in der Praxis, dass sie natürlich auch in den sozialen Netzwerken aktiv sind und darüber hinaus auch auf Plattformen wie Xing, LinkedIn und auf andere Karriereplattformen arbeiten. Dies führt dazu, dass auf jeden Fall potentielle Kandidaten direkt kontaktiert werden können.

Das aktive Recruiting wird von immer mehr Firmen wahrgenommen und führt dazu, dass gerade so genannte High Potentials sehr schnell einen passenden Job finden können. In der Praxis werden Talente meist schnell auf dem Markt identifiziert und der Wettbewerb unter den Firmen um Talente ist sehr groß.

Das heißt, die Angebote, die Experten in bestimmten Fachbereichen gemacht werden, sollten nicht verachtet werden. In der Praxis kann jede Menge Know How eingekauft werden und damit eine mehr an Mehrwert für das eigene Unternehmen aufgebaut werden.

Warum die Suche nach High Potentals für Unternehmen von großer Bedeutung ist

Die Suche nach so genannten High Potentials ist für die Unternehmen von großer Bedeutung. Sie führt dazu, dass ein Unternehmen auch in der Zukunft entsprechend zu den Vorreitern in einzelnen Branchen zählt. Ebenso ist anzumerken, dass die High Potentials dafür sorgen, dass Unternehmen sich besser auf dem Markt positionieren können und sie natürlich gewisse Technologien schneller bei sich einführen können.

Gleichzeitig versuchen die Firmen ihre Attraktivität für die Bewerberinnen und Bewerber zu steigern, was natürlich von großer Bedeutung ist.

Rankings der beliebten Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber werden meist von den entsprechenden Firmen auf internationaler Ebene angeführt. Auch Benefits sowie z.B. mobiles Arbeiten von zu Hause und zahlreiche andere Faktoren spielen hier eine Rolle.

Im Zuge der Digitalisierung werden viele Prozesse in den Firmen flexibler und schneller. Die Effizienz spielt eine große Rolle und trägt dazu bei, dass Unternehmen auf High Potentials achten und für diese natürlich attraktiv gelten wollen.

Gerade in der Zukunft ist darauf zu achten, dass die Firmen gut positioniert sind und auf dem Markt eine gute Stellung haben, um entsprechende Gewinne zu erreichen und z.B. die Erwartungen der Aktionäre und Teilhaber zu erfüllen.

Quellen:

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