Werbungskosten absetzen in Österreich – Arbeitsmittel, Pauschalen, Steuer Tipps

Einmal im Jahr sitzen Steuerpflichtige, wenn sie vom Finanzamt dazu aufgefordert werden, über ihrer Arbeitnehmerveranlagung und grübeln. Was kann alles abgesetzt werden, um die steuerlichen Abgaben deutlich zu reduzieren?

Wer keine Hilfe von einem Steuerberater oder Lohnsteuerverein hat, muss sich die notwendigen Informationen mühsam zusammensuchen. Online gibt es inzwischen hilfreiche Informationen, vorausgesetzt man weiß, wonach man sucht. Das Bundesministerium für Finanzen (BMF) stellt ebenfalls grundsätzliche Informationen und Hilfsmittel zur Verfügung.

Wir widmen uns hier den in Inhalt und Umfang weniger bekannten steuerlichen Absetzmöglichkeiten.

Neben den bekannteren, wie Spenden, außergewöhnliche Belastungen und Betreuungskosten, gibt es auch die Möglichkeit, sogenannte Werbungskosten steuerlich geltend zu machen. Doch wer weiß, was sich genau dahinter verbirgt und welche Voraussetzungen damit verbunden sind?

Große/Kleine Pendlerpauschale beachten

Was genau sind Werbungskosten?

Werbungskosten sind Aufwendungen, die mit der Berufsausübung in unmittelbaren Zusammenhang stehen und nicht oder nur teilweise vom Arbeitgeber erstattet werden.

Werbungskosten können bei der Arbeitnehmerveranlagung geltend gemacht werden, teilweise als Pauschale und teilweise werden sie mit einer Pauschale verrechnet.

Welche Werbungskosten kann man angeben?

Werbungskosten-Pauschalen:

Verkehrsabsetzbetrag oder Pendlerpauschale:

In Österreich gibt es für die Fahrtkosten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte einen Verkehrsabsetzbetrag (400 Euro pro Jahr). Steuerpflichtige mit einem Einkommen bis 12.200 Euro können einen erhöhten Verkehrsabsetzbetrag von 690 Euro geltend machen.

Alternativ kann Anspruch auf eine “kleine” oder “große” Pendlerpauschale bestehen.

Der Unterschied besteht darin, dass bei der “kleinen” Pendlerpauschale ein Massenverkehrsmittel (Bahn, Bus) zumutbar ist und bei der “großen” oder “vollen” nicht. Die Unzumutbarkeit, ein Massenverkehrsmittel zu benutzen, kann gegeben sein:

  • weil der Wohnort keine Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel hat
  • weil Busse und Bahnen nicht zur erforderlichen Zeit fahren
  • aus gesundheitlichen Gründen

Grundsätzlich sind Wegzeiten von über einer Stunde unzumutbar.

Wer sich nicht ganz sicher ist, welchen Anspruch er hat, kann den Pendlerrechner des Bundesministeriums für Finanzen nutzen https://pendlerrechner.bmf.gv.at/pendlerrechner/

Die Pendlerpauschalen sind gestaffelt. Bei der kleinen Pendlerpauschale werden angerechnet:

  • zwischen 20 km und 40 km: 696 Euro im Jahr
  • zwischen 40 km und 60 km: 1.356 Euro im Jahr
  • über 60 km: 2.016,00 Euro im Jahr

Bei der großen Pendlerpauschale werden angerechnet:

  • zwischen 2 km und 20 km: 372,00 Euro im Jahr
  • zwischen 20 km und 40 km: 1.476,00 Euro im Jahr
  • zwischen 40 km und 60 km: 2.568,00 Euro im Jahr
  • über 60 km: 3.672,00 Euro im Jahr

In Österreich gibt es zwei Möglichkeiten, die Pendlerpauschale steuerlich geltend zu machen.

Zum einen kann der Arbeitgeber das Formular L 34 EDV ausfüllen und die Pauschale wird bereits bei der monatlichen Gehaltsabrechnung berücksichtigt (1/12 der jährlichen Pauschale). Andernfalls kann die Pauschale weiterhin in der Arbeitnehmerveranlagung geltend gemacht werden.

Auch wer mit dem Fahrrad zum Arbeitsplatz fährt, kann eine Pauschale von 0,38 Euro pro km geltend machen, die Pauschale ist allerdings begrenzt auf 570 Euro.

Mit Pauschalen verrechnete Werbungskosten:

Die Werbungskostenpauschale beträgt 132 Euro im Jahr. Alle darüberhinausgehenden Kosten wirken steuermindernd.

Arbeitskleidung:

Als Arbeitskleidung kann nur Berufskleidung abgesetzt werden, wie zum Beispiel Monteurhosen für Handwerker, Kochjacken, Uniformen, Arztkittel, Schwesternkleidung. Für beruflich notwendige Kleidung können auch Reinigungskosten steuerlich geltend gemacht werden. Anzüge oder Damenkostüme, die nur geschäftlich getragen werden sind nicht abzugsfähig. Den Versuch, diese abzusetzen akzeptiert das Finanzamt auch nicht, wenn der Arbeitgeber eine Kleiderordnung fordert.

Arbeitsmittel:

Alle zur Arbeitserfüllung notwendigen Arbeitsmittel, die nicht vom Arbeitgeber ersetzt werden, können als Werbungskosten abgesetzt werden. Hierunter fallen elektronische Geräte, Internetgebühren, Telefonkosten, Büromaterial, Werkzeuge etc.

Arbeitszimmer:

Ein privates Arbeitszimmer kann nur steuerlich geltend gemacht werden, wenn der Arbeitgeber keinen Arbeitsplatz für Bürotätigkeiten zur Verfügung stellen kann. Falls ein Arbeitszimmer abgesetzt werden kann, können alle Kosten komplett (Einrichtung) oder anteilig angegeben werden (Miete, Strom, Heizung, Versicherungen, Finanzierungskosten).

Ein spezieller Fall sind die sogenannten Teleworker. Sie üben ihre Tätigkeit nur von Zuhause aus und besitzen keinen eigenen Arbeitsplatz beim Arbeitgeber. Die Fahrten zum Arbeitgeber werden als Dienstreisen gewertet und sind voll abzugsfähig. Alle Zuhause anfallenden Kosten können komplett oder anteilig als Werbungskosten angegeben werden.

Weiterbildungskosten:

An die Absetzbarkeit von Weiterbildungskosten (Workshops, Seminare) sind strenge Anforderungen gestellt. Diese können nur dann von der Steuer abgesetzt werden, wenn sie in Verbindung mit dem ausgeübten Beruf stehen oder eine notwendige Umschulung darstellen.

Weiterbildungskosten können immer dann angegeben werden, wenn sie der Erlangung einer bestimmten Fertigkeit dienen oder für die berufliche Weiterentwicklung notwendig sind, wie zum Beispiel digitale Weiterbildung, spezielle Kenntnisse (Buchhaltung, Controlling, Elektrotechnik-Kurse, Mechatronik-Kurse, Sprachkurse/Studienreisen etc.).

Umschulungskosten können abgesetzt werden, wenn die Perspektiven im derzeitig ausgeübten Beruf gering sind oder eine körperliche Einschränkung besteht. Die Umschulung geht in der Regel über einen längeren Zeitraum, da es sich um eine neue Ausbildung handelt. Entscheidend für die steuerliche Absetzbarkeit ist in diesem Fall, dass der neue Beruf dem vorhergehenden Beruf nicht artverwandt ist, zum Beispiel Umschulungskosten für einen Bäcker zum Lagerlogistiker.

Es können immer nur Kosten steuerlich angegeben werden, die nicht von öffentlicher Hand bezuschusst wurden.

Aber Achtung: Bei Weiterbildungskosten schaut das Finanzamt ganz genau hin, dass nicht Privatvergnügen mit beruflicher Weiterbildung vermischt wird. Die Voraussetzung für eine steuerliche Absetzbarkeit ist definitiv, dass der berufliche Anteil überwiegt. Dies gilt insbesondere für den Versuch, Auslandsreisen steuerlich abzusetzen.

Fachliteratur:

Die Kosten für Fachbücher (Print- oder E-Version) können als Werbungskosten geltend gemacht werden. Fachzeitschriften sind dann abzugsfähig, wenn sie dazu dienen, beruflich auf dem Laufenden zu bleiben (zum Beispiel Software-Zeitschriften).

Doppelte Haushaltsführung:

Eine doppelte Haushaltsführung und damit verbundene Familienheimfahrten können dann von der Steuer abgesetzt werden, wenn ein tägliches Pendeln (mehr als 120 km) und die Verlegung des Wohnsitzes unzumutbar sind (befristetes Arbeitsverhältnis, pflegebedürftige Angehörige etc.). In diesem Fall können alle Aufwendungen für den Zweitwohnsitz (Miete, Nebenkosten, Einrichtung) steuerlich geltend gemacht werden. Wer noch keine Zweitwohnung hat und vorübergehend im Hotel übernachten muss, kann monatlich bis 2.200 Euro steuerlich absetzen.

Auch Familienheimfahrten können bis zum steuerlichen Höchstsatz von 306 Euro monatlich als Werbungskosten geltend gemacht werden. Zusätzlich können die Fahrtkosten für das genutzte Verkehrsmittel abgerechnet werden (Bahn, Pkw).

Verheiratete/eheähnliche Gemeinschaften, deren Partner steuerpflichtige Einkünfte über 6.000 Euro im Jahr hat, können die doppelte Haushaltsführung auf Dauer absetzen. Hat der Partner kein Einkommen, ist die steuerliche Abzugsmöglichkeit für die doppelte Haushaltsführung bei Verheirateten in der Regel auf zwei Jahre befristet, bei Alleinstehenden sogar auf sechs Monate.

Reisekosten/Spesen:

Beruflich veranlasste Reisekosten, für die es keine Erstattung vom Arbeitgeber gibt, können als Werbungskosten abgezogen werden. Die Reisedauer muss dabei mindestens drei Stunden betragen. Dann können die reisebedingten Verpflegungsmehraufwendungen mit den aktuell geltenden Pauschalbeträgen angesetzt werden. Dies sind 2,20 Euro je begonnene Stunde. Bei einer Abwesenheit von mehr als 11 Stunden können 26,40 Euro abgerechnet werden.

Fahrtkosten (Pkw, Bahn, Flug etc.) für Dienstfahrten oder Reisen können in voller Höhe steuerlich geltend gemacht werden. Dabei hat der Steuerpflichtige die Möglichkeit, nach Kilometergeld abzurechnen oder den tatsächlichen Aufwand anzusetzen.

Die Kilometergelder beinhalten alle Kosten (Finanzierungskosten, Wertverlust, Sprit, Öl, Werkstattkosten, Zusatzausstattungen, Steuern, Versicherungen, Gebühren, Mitgliedsbeiträge Automobilclubs) und sind begrenzt auf 30.000 km im Jahr.

Wer den tatsächlichen Aufwand für Fahrten abrechnen möchte, muss diesen nachweisen können. Dies erfolgt in der Regel durch das Führen eines Fahrtenbuchs.

Die Kilometergelder sind nicht auf Pkw-Fahrer beschränkt. Steuerlich geltend machen können diese auch Motorradfahrer, Mitfahrer, Radfahrer und Fußgänger.

Die geltenden Pauschalen sind:

  • Pkw: 0,42 Euro
  • Motorräder: 0,24 Euro
  • Mitfahrer: 0,05 Euro
  • Fahrräder: 0,38 Euro (max. 1.500 km im Jahr)

Voll steuerlich abzugsfähig sind nur die Kilometergelder, die noch nicht vom Arbeitgeber erstattet wurden. Vergütet der Arbeitgeber einen Teil der Kosten, kann die Differenz steuerlich angebracht werden.

Sollten im beruflichen Rahmen zusätzliche, unvorhersehbare Kosten entstehen, wie zum Beispiel Reparaturen aufgrund eines Unfalls, Steinschlags, Lawinen-/Murenabgänge, können diese zusätzlich zu den Kilometergeldern als Werbungskosten abgesetzt werden.

Auch Übernachtungskosten können als Nächtigungspauschale in Höhe von 15 Euro pro Nacht oder in tatsächlicher Höhe geltend gemacht werden.

Bewerber können die Kosten, die im Zusammenhang mit einem Bewerbungsgespräch stehen (Fahrten, Übernachtungen, Erstellung Bewerbungsunterlagen) steuerlich abziehen. Allerdings auch in diesem Fall nur dann, wenn sie die Kosten nicht vom potenziellen Arbeitgeber erstattet bekommen.

Umzugskosten:

Wer aus beruflichen Gründen umzieht, kann seine damit verbundenen Kosten (Maklergebühr, Transportunternehmen, Miete von Transportern, Kosten für Helfer, etc.) steuerlich geltend machen.

Was ist grundsätzlich zu berücksichtigen bei der Absetzung von Werbungskosten?

Grundsätzlich ist beim Abzug von Werbungskosten zu berücksichtigen, dass nur der berufliche Anteil steuerlich abgesetzt wird. Das können maximal 60 % der Kosten sein.

Geschäftsausstattung, deren Anschaffungskosten über 400 € liegt, zählt als abnutzbares Anlagevermögen (z.B. Büroeinrichtung, PC, Pkw). Der Wertverlust kann als Betriebsausgabe steuerlich abgeschrieben werden. Dabei sind die Kosten gleichmäßig auf die gewöhnliche Nutzungsdauer zu verteilen.

Die Nutzungsdauer wird anhand von Erfahrungswerten festgelegt oder geschätzt. Eine Orientierung an der deutschen AfA-Tabelle ist möglich. Diese bemisst die beweglichen Wirtschaftsgüter nach der betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer und den betrieblichen Verhältnisse.

Nachfolgend die festgelegten Nutzungsdauern für die gängigste Geschäftsausstattung:

Kommunikationsendgeräte

  • Allgemein: 8 Jahre
  • Mobilfunkendgeräte: 5 Jahre
  • Büromaschinen und Organisationsmittel: 8 Jahre
  • Workstations, PC, Notebooks: 3 Jahre
  • Drucker, Scanner, Bildschirme: 3 Jahre
  • Präsentationsgeräte: 8 Jahre
  • Büromöbel: 13 Jahre

Werbungskosten voll absetzbar, keine Verrechnung mit Pauschalen:

Beiträge zu Berufsverbänden und Interessenvertretungen:

Darunter fallen Gewerkschaftsbeiträge (wenn sie noch nicht über die Lohnverrechnung einbehalten wurden), Pflichtversicherungsbeiträge und selbst eingezahlte Sozialversicherungsbeiträge, Kammerumlagen, Wohnbauförderungsbeiträge, Beiträge zu Berufsverbänden und Interessensvertretungen – sofern diese keinen wirtschaftlichen Zweck verfolgen.

Diese können in voller Höhe abgesetzt werden, es erfolgt keine Verrechnung mit der Werbungskostenpauschale.

Betriebsratsumlage

Dies Betriebsratsumlage kann in der Arbeitnehmerveranlagung angesetzt werden, falls sie noch nicht über die Lohnverrechnung einbehalten wurde.

Pflichtbeiträge für mitversicherte Angehörige

Hierunter zählen Pflichtbeiträge bei einer geringfügigen Beschäftigung und Pflichtbeiträge für mitversicherte Angehörige.

Können Studenten Werbungskosten geltend machen?

Grundsätzlich gilt, dass nur berufstätige Studenten (Bruttogehalt über 11.000 Euro) Werbungskosten ansetzen können. Finanzierende Eltern können die Kosten nicht steuerlich geltend machen. Für Studenten lohne sich das Ausfüllen einer Einkommensteuererklärung nur, wenn die Werbungskosten den pauschalen Betrag von 132 Euro übersteigen.

Ansonsten können Studenten alle mit dem Studium in Verbindung stehende Kosten absetzen. Dies sind die Studiengebühren, Fachliteratur, Unterlagen, Kosten für Praktika, Arbeitsmittel (PC, Internet), Fahrtkosten.

Können Pensionisten Werbungskosten geltend machen?

Auch Pensionisten können Werbungskosten steuerlich absetzen, wenn sie über ein steuerpflichtiges Einkommen verfügen. Dann können sie bei der Veranlagung zum Beispiel Beiträge bei einer Seniorenorganisation, Beiträge bei Interessenvertretungen sowie Gewerkschaftsbeiträge von der Steuer abziehen.
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Weiterbildungskosten hingegen kann ein Pensionist, der nicht erwerbstätig ist, nicht steuerlich geltend machen. Eine Ausnahme sind Frühpensionisten, die wieder beruflich tätig werden möchten. Diese können Weiterbildungskosten und Umschulungskosten ansetzen, wenn diese für eine weitere Beschäftigung notwendig sind.

Fazit:Es gibt zahlreiche Möglichkeiten für Steuerpflichtige, bei der Veranlagung Werbungskosten abzusetzen. Einzige Voraussetzung ist, dass diese im Zusammenhang mit dem ausgeübten Beruf stehen. Auch wenn eine berufliche Umorientierung stattfindet, sind damit verbundene Werbungskosten steuerlich absetzbar.

Sogar Studenten, die Einkünfte erzielen, können alle in Verbindung mit dem Studium anfallenden Kosten in der Veranlagung angegeben werden. Ferner ist es Pensionisten möglich, bestimmte Werbungskosten steuerlich geltend machen.

Dennoch bedeutet die Angabe von Werbungskosten noch nicht, dass das Finanzamt die Kosten anerkennt. Es kann durchaus passieren, dass das Finanzamt angegebene Werbungskosten nicht akzeptiert. In diesem Fall kann jeder Steuerpflichtige innerhalb der gebotenen Frist Einspruch gegen den Bescheid einbringen. Dabei sollte detailliert begründet werden, warum die angesetzten Ausgaben doch gerechtfertigt sind. Mit etwas Glück erlässt das Finanzamt einen neuen geänderten Bescheid.

Das neu gewonnene Wissen über absetzbare Werbungskosten bedeutet nicht, dass man diese nur in künftigen Veranlagungen angeben kann. Zumindest für die letzte Veranlagung kann eine Berichtigung eingereicht werden. Voraussetzung ist, dass die Nachreichung innerhalb eines Jahres nach der Erstellung des Bescheids erfolgt.

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