Zeitmanagement Methoden und Übungen im Überblick

In der heutigen Zeit leiden viele Menschen unter zu viel Druck und Stress. Gerade der berufliche Alltag kann so belastend sein, dass viele Arbeiter schnell erkranken und an Erschöpfungssymptomen leiden.

Stress muss jedoch nicht nur negative Auswirkungen auf den Körper haben, denn etwas Druck kann den Menschen auch dazu anspornen, dass er noch motivierter und gezielter an seine Arbeit herangeht. Damit die Zeit dabei optimal genutzt wird und kein negativer Stress aufkommt, ist es sehr sinnvoll, sein Zeitmanagement zu überdenken.

Sehr viele stressige Situationen entstehen nämlich vor allem dann, wenn die Zeit nicht richtig eingeplant wird. Ein gutes Zeitmanagement hat gleich mehrere positive Effekte. Zunächst sorgt eine solche Planung dafür, dass mehr am Tag geschafft werden kann. Mögliche Ziele lassen sich somit schneller erreichen und es bleibt mehr Freizeit übrig.

Ein weiterer Vorteil ist, dass gleich mehrere Bereiche unter einen Hut gebracht werden können. So lässt sich das Familienleben und der Berufsalltag durch ein gutes Zeitmanagement perfekt ausbalancieren. Nicht nur für den Beruf kann ein solches Management der Zeit wichtig sein, sondern auch im Studium helfen solche Planungen enorm weiter.

Steht vielleicht bald eine große Klausur an? Mit dem richtigen Zeitmanagement können alle Themenbereiche der Klausur ideal abgedeckt werden. Auf diese Weise kommt es zu keinem Stress und die Klausur kann erfolgreich bestanden werden. Gleiches gilt natürlich auch für Hausarbeiten, Bachelorarbeiten und Masterarbeiten.

Bereits kleine Tipps und Tricks führen dazu, dass das Zeitmanagement optimiert wird. Zusätzlich kann eine solche Zeitplanung auch für den Haushalt eine große Rolle spielen. Es lässt sich zusammenfassend sagen, dass ein gutes Zeitmanagement in vielen Bereichen verwendet werden kann und dazu führt, dass es zu weniger Stress kommt und die Freizeit maximiert werden kann.

Die richtigen Methoden für eine bessere Zeitplanung

Im Laufe der Zeit haben sich verschiedene Methoden herauskristallisiert, mit deren Hilfe dafür gesorgt werden kann, dass es zu einer optimalen Nutzung der Zeit kommt. Für jeden Menschen gibt es dabei eine Methode, die zum Erfolg führt. Wichtig ist, dass die richtige Variante ausgewählt wird, denn nicht zu jedem Typ passt auch die gleiche Strategie. Es kann daher sinnvoll sein, mehrere Strategien zu testen und später dann die beste Methode herauszufiltern.

Kleinigkeiten schnell erledigen mit der GTD-Methode

Diese Methode ist ideal für alle Menschen geeignet, die gerne Dinge schnell vergessen. Vielleicht hat gerade ein Kollege eine E-Mail versendet und der Mitarbeiter möchte diese erst später beantworten. Es ist jedoch besser, wenn Kleinigkeiten sofort erledigt werden.

Auf diese Weise geraten sie nicht in Vergessenheit und es entsteht später kein unnötiger Stress. Die GTD-Methode bedeutet ausgeschrieben “Getting Things Done” und diese Message ist auch der ganze Sinn hinter dieser Methode. Es geht darum, dass Dinge nicht liegengelassen werden, sondern eine sofortige Erledigung stattfindet. Mit Hilfe dieser Übung können sich die Betroffenen auf das Wesentliche konzentrieren, denn sie halten sich am Ende des Tages nicht mehr so lange mit Kleinigkeiten auf.

Gründliche Einteilung durch die Eisenhower-Matrix

Die Eisenhower-Matrix zählt zu den bekanntesten Methoden, wenn es um das Sortieren nach Dringlichkeiten geht. Eine solche Matrix besteht in der Regel aus vier verschiedenen Ebenen. Bei der ersten Ebene geht es um Dinge, die besonders dringend und von größter Wichtigkeit sind. Diese Sachen sollten immer als Erstes abgearbeitet werden.

Die letzte Matrix hingegen sind Sachen, die weder von großer Dringlichkeit sind noch wichtig erscheinen. Bei den mittleren beiden Varianten wird noch einmal zwischen dringend, aber ohne große Priorität und wichtig, aber ohne große Dringlichkeit unterschieden. Diese Abstufungen sollen dabei helfen, dass sich der Nutzer darüber bewusst wird, welche Aufgaben momentan als Erstes erledigt werden müssen.

Im Laufe der Zeit kommt es zu einer richtigen Routine, sodass relativ schnell die einzelnen Punkte in die Kategorien eingeordnet werden können. Auf diese Weise weiß nicht nur der Student, was er wann lernen sollte, sondern auch der Manager kann schauen, welche Aufgaben nun am dringendsten gelöst werden müssen.

Zeitkiller ausschalten mit der Not-To-Do-Liste

Der Name “Not-To-Do-Liste” erscheint zunächst recht seltsam zu sein, aber eigentlich ist gerade diese Art der Listenführung sehr sinnvoll. Auf einer solchen Liste lassen sich die Dinge am besten eintragen, die an diesem Tag nicht erledigt werden sollten. So kann das lange Surfen im Internet einer dieser Punkte sein.

Vor allem das Schauen von Videos oder das sinnlose Durchklicken durch verschiedene Foren kann sehr viel Zeit kosten. Wer diese Zeitkiller auf seine Liste schreibt, der weiß immer genau, was er im Moment am besten nicht tun sollte. So kann ein kurzer Blick auf die Liste dazu führen, dass diese Zeiträuber schneller aus dem Alltag gestrichen werden.

Die To-Do-Liste als Klassiker

Natürlich darf an dieser Stelle nicht die klassische “To-Do-Liste” fehlen. Auf dieser werden selbstverständlich die Dinge notiert, die auch wirklich erledigt werden sollen. Wichtig dabei ist es jedoch, dass ein kleines Konzept erstellt wird, denn einfach nur planlos alles aufzuschreiben, was noch erledigt werden muss, kann ebenfalls nicht sehr sinnvoll sein.

Die Sachen sollten zunächst notiert und anschließend dann geordnet und mit einem Datum versehen werden. Dieses Datum kann angeben, wann die Sachen spätestens erledigt sein müssen. Ebenfalls lassen sich so wichtige Termine schneller notieren. Da viele Menschen ihr Handy immer bei sich haben, kann es sinnvoll sein, wenn eine solche Liste gleich im Gerät abgespeichert wird. So lassen sich neue Termine ganz schnell auf der Liste ergänzen.

Perfekte Zeiteinteilung durch die ALPEN-Methode

Die ALPEN-Methode ist eine gute Gelegenheit, um die Bereiche des Lebens in Prozente einteilen zu können. So macht bei dieser Methode das Studium, der Beruf oder andere Dringlichkeiten 60 Prozent aus. Dies ist der größte Teil der Zeit und dieser sollte auch tatsächlich auf die wichtigen Dinge des Lebens verwendet werden. Im Anschluss daran folgen 20 Prozent Puffer.

Dieser Puffer ist dazu gedacht, dass die Menschen nicht unter Stress geraten. Sie wissen immer, dass sie noch etwas Zeit haben, sollten die 60 Prozent nicht ausreichen. Ein solcher Puffer kann demnach einen psychologischen Effekt haben, da eben kein neuer Stress aufkommt.

Die restlichen 20 Prozent sind für Freizeitbeschäftigungen gedacht. Selbstverständlich benötigt ein Arbeiter, Student oder Auszubildender auch etwas Freizeit. Diese Zeit führt zu einer Entlastung und sorgt dafür, dass sich der Körper noch einmal richtig erholen kann.

Die 60-40-Methode für ganz schwere Tage

Es gibt Tage, an denen nur recht selten abgeschaltet werden kann. Vielleicht steht eine große Klausur bald an und es bleibt nur noch extrem wenig Zeit. Bei der 60-40-Methode werden die 20 Prozent Freizeit aus der ALPEN-Methode komplett gestrichen. Hierbei kommt es darauf an, dass die komplette Zeit des Alltags für eine Sache genutzt wird.

Hierbei bleiben 60 Prozent der Zeit für das Erreichen des Ziels übrig. Die 40 Prozent hingegen sind dazu gedacht, dass noch einmal ein Freiraum für einen Puffer geschaffen werden kann. Gerade diese Methode eignet sich besonders gut für Projekte, bei denen unklar ist, wie viel Zeit tatsächlich am Ende für das Lernen oder Erarbeiten benötigt wird.

Sollten die 60 Prozent der Zeit nicht ausreichen und es muss etwas Weiteres erarbeitet oder gelernt werden, dann gibt es die zusätzlichen 40 Prozent, die für eine seelische Entlastung sorgen, denn der Betroffene weiß genau, dass er noch etwas Zeit zur Verfügung hat.

Die Energiekurve zeigt die ideale Zeitspanne an

Jeder Mensch ist anders und so kann es vorkommen, dass einige Personen zur Mittagszeit besonders aktiv sind, während andere Arbeiter hingegen am Abend ein absolutes Hoch haben. Es kann daher von großer Bedeutung sein, wenn die eigene Energiekurve genauer studiert wird. An einem normalen Arbeitstag sollte einmal genau auf die Uhrzeit geschaut werden.

Zu welcher Zeit gelingen Dinge besonders gut und schnell und wann kommt es zu einem echten Tief? Wenn all diese Daten gut notiert werden, dann kann ganz individuell abgelesen werden, zu welcher Zeit die härteren Fälle behandelt werden sollten und wann ein Puffer für Kleinigkeiten vorhanden ist. Selbstverständlich sollten die sehr schwierigen Dinge immer dann gemacht werden, wenn die Energiekurve auf einem absoluten Hoch ist.

Die ABC-Methode sorgt für Kategorisierungen

Die ABC-Methode ist ebenfalls eine Möglichkeit, um sich die Aufgaben besser einteilen zu können. Hierbei erhalten alle Ziele, die besonders wichtig sind, den Buchstaben A. Dinge, die ebenfalls eine hohe Priorität haben, aber nicht ganz so wichtig sind, erhalten den Buchstaben B. Ganz unten beim Buchstaben C kommen die Sachen, die weder sehr wichtig noch sehr dringlich sind.

Diese Methode ist recht simpel, aber führt dazu, dass innerhalb kürzester Zeit die Aufgaben und Ziele leicht kategorisiert werden können. Auf diese Weise lassen sich neue Aufgaben ganz leicht hinzufügen und in eine der drei Kategorien eintragen.

Welche Methode passt nun am besten?

Am Ende des Tages kommt es immer darauf an, wie das aktuelle Zeitmanagement aussieht. Sollte dieses relativ ausgeglichen sein und nur ein kleiner Anstoß wird benötigt, dann kann die ABC-Methode am sinnvollsten sein, da bei dieser viele Dinge schnell eingeordnet werden können.

Wer für eine längere Abschlussklausur lernen muss, die in wenigen Tagen ansteht, für den ist die 60-40-Methode ideal, da hier noch einmal fokussiert alles gelernt werden kann. Manchmal kann es auch sinnvoll sein, verschiedene Methoden miteinander zu kombinieren. So ist das Kategorisieren in ABC ein erster Schritt der Einteilung.

Danach kann die 60-40-Methode angewendet werden, damit diese drei Bereiche sich schnell erledigen lassen. Es kann ebenfalls bedeutsam sein, womit die Notizen und Kategorisierungen angefertigt werden. Es gibt mittlerweile eine Reihe an Apps, die dabei helfen sollen, dass Termine schnell und sicher eingetragen werden können.

Der große Nachteil dabei ist jedoch, dass das Spielen mit dem Handy dazu verführen kann, dass andere Apps genutzt werden, die wiederum kostbare Zeit kosten können. Papiernotizen haben den Vorteil, dass sie wenig ablenken, aber sie haben auch den großen Nachteil, dass sie gerne einmal auf dem Tisch vergessen werden und somit die komplette Planung neu gestaltet werden muss.